信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的思考

马彩萍

（青海省政务服务监督管理局，青海 西宁 810000）

行政事业单位的档案主要载有与社会发展背景下的经济建设有关的资料，这有助于提供有助于监测的资料。随着信息技术的进步，档案管理发生了变化，采用了一种新的管理模式，使档案管理数字化。然而，实际档案管理仍然是行政事业单位面临的挑战，需要对档案管理进行深入研究，以促进档案的科学发展。

一、信息化背景下行政事业单位档案管理科学化概述

（一）信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的重要性分析

信息时代的到来对各部门的发展产生了巨大影响。对行政事业单位而言，科学探索加强档案管理至关重要。一方面，对于行政事业单位来说，档案是记录一个单位或某个重大事项等发展过程的重要材料，准确、详细地记录了在各个阶段发展的整体经验过程。因此，行政事业单位可以借鉴可持续发展战略。在信息时代，通过将信息技术和工具与基本的档案管理工作结合起来，可以不断提高科学管理的效率，使档案管理进一步标准化，提高档案信息的附加值。另一方面，加强档案管理的科学探索必须充分考虑到国家政策的要求和行政事业单位的特点。可以看出，随着行政事业单位改革进程的深入，行政事业单位需要更好地了解档案管理情况，以便更好地分析、预测和协助作出决定。信息技术和工具结合和分析所有类型的信息，同时考虑到内部现实和信息技术带来的市场变化。此外，在新的时期，国家对行政部门的档案管理提出了新的要求。只有继续加强档案管理和信息技术的有效整合，才能实现更好的协同增效，并使档案管理不断现代化。

（二）信息化背景下行政事业单位档案管理科学化的作用

第一，科学档案管理是信息社会发展的必要条件。随着媒体设备和网络技术的发展，人们的生活方式发生了巨大变化传统的档案管理方法已经过时，目前档案管理的系统化、联网和标准化已成为我们的新目标。因此，我们必须密切关注社会和科学的发展，努力不断创新和提高档案管理的科学水平。第二，档案的科学管理是行政事业单位有效、有序和协调运作的必要保证。档案管理的性质本身就是行政当局历史的一个重要体现，其中载有对其过去活动的事实说明。从管理人员和决策者的角度来看，一方面可以充分了解单位基本档案管理方面的情况，另一方面可以根据执行单位实际情况及时调整和制定执行档案管理的发展战略；还可以在档案管理人员中发掘优秀的档案管理人才，来提高档案管理的发展水平。

二、行政事业单位在档案管理上的现状

（一）管理系统并不完善

许多单位并不重视档案管理工作。虽然在档案管理制度中存在，但在实践中执行不力，管理机构的职责没有得到履行，使管理制度成为一种制度。与此同时，档案管理是最基本的活动领域，这是一个令人厌烦的问题，其结果也不清楚，这使得许多管理人员和核心工作人员很少注意到这一点。一些管理人员将档案管理视为后台工作，不涉及评估内容。外部工作人员没有注意到的是，不但管理人员不重视档案，而且认为档案管理并不重要，只被视为一项例行的保存和复制工作。因此，整个档案的收集、整理、分类等工作程序并不被单位重视，而且长期以来档案管理并不科学、不规范，这意味着用于档案管理工作的资金很少。通常，当档案管理人员需要更改设备设置时，被单位认为档案管理并不重要，并且不需要在每次管理设备时频繁更换设备。档案管理处的工作环境相对简单，设备落后，机柜相对破损，没有现代化的管理设备，影响了管理人员的工作。

（二）干部素质低

所有档案管理任务都是复杂和不一致的，要求管理人员保持较高水平的专业精神和连续性。如果不在这方面投入财政和人力资源，就很难有效地管理档案。行政事务处正在进行改革，以减少工作人员人数，建立更现代化的工作人员征聘制度，并加强各部门之间的调动。因此，许多人没有接受档案管理方面的培训，或被调到其他部门，这不利于提高档案管理方面的专业技能和管理人员的素质。档案的科学管理已进入档案管理，档案网络管理的趋势也与时代的变化同步。但是，有些设备没有自己的网络管理系统来管理文件。一些单位有自己的网络文件管理系统，但没有专门负责维护的高级管理人员，因此成为一种网络管理系统。一些单位继续采用传统的纸面记录管理，这不仅影响了档案的长期保存，而且使档案的管理效率低下，降低了搜索和检查的效率。

三、信息化背景下加强行政事业单位档案管理科学化的对策探究

（一）提高档案管理的重要性，完善制度，加强组织管理

行政事业单位档案管理是一项核心活动，反映了行政事业单位的发展，是科学管理办法的延续和体现。因此，需要更加重视档案管理。档案管理的内容复杂，与每个管理人员和雇员的利益密切相关。因此，目标是通过各种途径提高所有成员对档案管理的认识，与有关部门和工作人员积极合作，收集和归档档案信息，提高档案的完整性和一致性，并根据国家档案管理政策的要求加强机构建设建立一个全面的档案管理系统，包括全面的内容，明确规定档案管理的基本目标和要求，档案管理计算机化的标准和方法，不同档案管理部门之间的责任分工，档案管理标准以及奖励和威慑措施。这样，每位档案管理人员都可以认识到自己在档案管理方面的责任，同时根据实际情况动态补充档案管理内容，找出不足之处，有效提高档案管理的标准化程度。

（二）增加档案管理投资，创造良好的档案管理环境

在计算机化的背景下，基本档案管理设施和设备是各事业单位进行科学档案管理的必要条件。我们需要建立专门的档案库和文件柜，引进先进的档案管理设备，进行计算机化的档案管理，对档案进行详细的分类和保存，并在档案借用时直接存入档案管理系统，以便能够很容易和迅速地查看档案状况。

（三）在计算机化的背景下，为实现各行政事业单位档案的科学管理，有必要加强档案管理人员的专业培训

提高档案管理员的专业技能对于提高档案管理的总体水平至关重要。因此，需要定期培训档案管理人员，以确保他们了解档案管理的重要性。除了具备必要的专业技能之外，还需要重视档案管理方面的持续培训和学习，掌握档案信息化管理方法，以适应信息化背景下档案管理的新要求。在选择档案员时，行政事业单位应确保他们拥有稳定的工作人员，并减少他们的流动性。

（四）加快档案管理信息化进程，实现档案管理科学现代化

随着信息时代的到来，对档案管理现代化提出了更高的要求。这将需要档案管理部门增加对计算机等现代技术和设备的投资，建立有效和可靠的档案管理系统，准确和迅速地指导档案信息，实现档案管理的自动化和计算机化，并提高档案检索的效率。此外，应强调对专业人员进行技术培训，使他们能够灵活使用现有设备和系统。只有这样，才能有效利用档案资源，适应信息发展的需要，更有效地为业务工作和社会服务。

结束语

总之，由前文可知，行政单位档案管理的主要目的是为行政事业单位的日常管理过程提供准确和全面的数据信息，以便不断提高行政事业单位的管理水平和总体实力。随着中国信息技术的迅速发展，为了实现信息化背景下的行政机关档案科学管理，需要不断创新档案管理技术，深入了解档案管理，加强档案管理人员的专业培训，避免传统模式的某些问题。因此，我们可以看到，档案管理并非一成不变，需要不断采用新的管理方法和技能，以促进信息档案在新的时期的发展。