国有企业档案信息化建设路径分析

胡娟

（上海闵行城市建设投资开发有限公司，上海 201199）

做好国有企业档案信息化建设和管理，对进一步提升企业现代化管理水平，完善现代企业制度，增强国有企业市场竞争力等，有着不可替代的重要作用。档案信息的数字化变革，改变了过去以纸质保管、实体呈现为主，转变为以数字化、网络化为核心的档案管理，这就要求国有企业顺应档案管理发展需求，转变思路，采用当代信息技术，开展档案信息化建设，从而提高档案管理工作的水平与质量。现如今在我国国有企业中，已经是全面的开始转型和升级的工作，在国有企业中，档案信息化建设已经是成为了企业工作的核心任务以及主要内容，大家都知道，国有企业日常的业务往来和各项工作中必然会产生较多的电子文件和资料内容，如果这些文件和资料无法获取信息化的管理和保存，那么必然会对国有企业的发展带来影响，因此在日后工作中，需要对档案信息化建设引起足够重视。

一、分析目前国有企业档案信息化建设存在问题

（一）由于对信息化建设意义存在缺乏

对于档案信息化建设而言，其意义主要是改变以往档案单一简化的管理方式，持续的提高劳动生产力，档案管理可以变得省时省力以及检索查询便捷，更好地实现无纸化办公，有效的改变了档案流转所带来的繁琐，同时档案出库也是可以控制，保证档案的安全，档案信息生成电子文件，档案管理走向开放。同时也改变了过去档案管理的职能，档案管理部门朝着信息采集、管理、服务职能转变，工作重心落在为国有企业发展提供高效优质的服务上。但是现如今我国很多企业的领导以及档案管理部门的工作人员并没有认识到档案信息化的意义，在这之中，一部分人在接受信息化理念方面存在疑问，难以积极参与到其中，甚至是极力排斥，另外一部人漠视信息化建设对于档案管理的推动力，对于档案信息化抱着可有可无的心态，无法可以积极地进行创新，最终档案信息化建设被搁置，进展也是十分缓慢。

（二）由于国有企业档案信息化建设发展并不均衡

现如今国有企业档案信息化建设水平依然是存在不均衡，一部分效益较为良好的国有企业已经是取得了良好的建设效果，正在努力向着档案资源数字化和信息管理标准化以及信息服务网络方面进行发展，然而一些效益相对比较差的国有企业中，并没有足够的资源以及能力，导致其国有企业档案管理信息化水平落后。有的国有企业档案管理信息化建设还未启动，有的缺乏现代办公设备；有的虽然有硬件但缺档案管理软件，很多档案管理工作还靠传统的手工操作，工作效率低下，服务效率和服务水平都还停在较低层次。对于这种整体发展水平不齐的情况，导致多数国有企业档案管理部门的档案信息资源无法进行共享，在需要进行信息查询和使用的时候，依然是相对较为繁琐，距离全面信息化的发展依然是有着很长一段路。

（三）由于国有企业档案信息化建设资金存在投入不足

对于国有企业而言，信息化建设的过程中是需要投入相对比较多的资金，信息化建设过程中包括较多的硬件设备和软件设备以及数据库和专业人才等等，对于这些硬件设备和软件设备而言，主要是作为档案信息化建设的重要条件，并且也是需要足够的资金投入来支持的，和其他的工作进行对比，因为国有企业档案管理工作受重视程度不够，所以，有的国有企业对档案管理所需资金投入相对较少，导致档案管理部门设备陈旧和配套软件缺乏以及更新滞后。

二、优化国有企业档案信息化建设措施

（一）树立起科学的信息化档案管理理念

对于理念而言，是行为的先导，在计算机信息技术快速发展的过程中，档案管理的信息化建设也是如火如荼地进行，企业的管理人员和档案工作者需要在思想上牢固地树立起信息化管理的理念，在思想上需要高度的重视档案信息化的工作，将其档案信息化能够纳入到企业的生产和经营以及管理等各个部门之中，同时也是需要纳入到企业各个岗位、部门的年度考核，并在人、财、物等方面加大信息化建设投入力度，打牢企业信息化建设基础，并做好企业信息化建设顶层设计，将档案信息化建设与企业长远发展规划有机结合起来，这样才可以不断地去夯实企业档案信息化建设工作顺利地进行。

（二）完善信息化档案资源体系

在国有企业中，主要是存在着存量和增量方面的内容，二者也是可以持续的丰富企业信息化档案资源的内容，不断地完善企业信息化档案资源体系结构，首先通过应用第三方专业技术以及设备，持续的提高馆藏纸质档案和声响档案等数字化信息的采集，同时还需要做好国有企业存量档案信息化。其次需要不断地提高档案信息化工作。按照档案信息化建设的规范、标准和要求，从国有企业档案资料的信息化收集、鉴定、整理和编目以及归档等，在这个基础严格的根据信息化标准规范进行全程的信息化管理。

（三）重视信息化档案技术应用

持续的推进信息化技术在国有企业档案管理中的合理应用，切实发挥出信息技术在国有企业档案管理中的作用，比如提高计算机和信息网络技术的应用，持续的提高国有企业信息化的水平，将其计算机信息技术合理的应用到国有企业档案管理中，提升国有企业档案信息技能水平。注重局域网、数据库平台，以及互联网、物联网技术的应用，加大国有企业档案信息交流及网络互联互通，实现国有企业档案信息共享。引入电子密钥，身份访问认证，以及特殊存储介质等技术，在这个基础上持续的提高国有企业档案安全防护水平。

（四）提高信息化档案人才队伍建设

在国有企业中，档案信息化的建设是离不开高素质复合型的人才队伍作为支撑，国有企业管理者需要高度的重视档案人才队伍建设工作，不仅需要提高专业人才的引进力度，通过人才的招聘及时在人才市场中招聘一批信息素养高和档案理论知识扎实的人才队伍，对企业档案管理工作岗位进行合理的补充。同时也是需要注重复合型人才队伍的培养，有针对性地开展业务知识培训，通过定期举办业务知识培训，信息技术专业知识讲座、业务竞赛等形式，大力培养熟练掌握档案、网络、信息以及安全等综合业务知识的复合型人才队伍。

总结：综上所述，当前阶段，国企档案管理信息化建设任重而道远。国企相关部门的管理层必须给予高度重视和支持。结合本企业的具体情况，制定出一套行之有效的建设方案和推动策略。对于国有企业档案信息化建设工作来说，这既是一次极其难得的机遇，又面临严峻的挑战，国有企业领导和档案管理部门应该抓住重点，理清思路，破除干扰，全力推动档案信息化建设，助推国有企业的高质量发展。所以相关管理人员以及技术人员也应当在日常工作中不断探索、不断创新，力争寻找到更为科学化、合理化的档案管理信息化理念和方法，全面提升国企档案管理信息化建设的质量与效率。