加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新思考分析

张雪

（四川省安岳县人才交流服务中心，四川 安岳 642350）

随着时代不断发展、社会不断进步，事业单位人事制度也得到了相应的优化和完善。干部人事档案作为事业单位人才管理的重要载体，记载了单位所有员工个人身份、学习经历、文化程度、工作经验等信息，其管理水平与员工薪资待遇、劳动福利、岗位竞争有直接影响，同时关系到事业单位是否能够知人善用、人尽其才。尤其近年来，事业单位信息化水平不断提高，将信息技术与干部人事档案管理相融合，不仅是提高管理效率和质量的有效途径，也是促进事业单位稳定发展的重要渠道[1]。

一、干部人事档案信息化管理的概念和优势

（一）概念

随着科学技术不断进步，信息技术应用范围越来越广泛，将信息技术与干部人事档案相结合，不仅能够提高档案管理效率和质量，还能够弥补传统纸质档案管理存在的不足之处。简单来说，干部人事档案信息化管理，就是通过扫描、复制等形式将纸质档案转化为数字档案，并将其存储于计算机系统中，以此来保证档案资源的完整性和安全性，同时为档案查询和更新提供便利。

（二）优势

第一，有利于提高档案管理效率。事业单位在传统干部人事档案管理过程中一直沿用人工管理模式，这种管理模式需要管理人员花费大量时间和精力对档案资源进行分类、整理和保存，不仅管理效率较低，而且容易出现人为失误，无法为事业单位人事管理提供准确依据。而采用信息化管理方式，能够有效弥补传统人工管理存在的不足之处，不仅能够提高档案管理效率和质量，还可以为档案资源查询、检索提供便利[2]。同时，利用信息技术资源共享特点，还可以有效提高档案资源利用率。

第二，保证纸质档案资源的完整性。纸质档案资源在管理过程中，受环境、人为等客观因素影响容易发生质量问题，导致档案资源缺失或损坏，严重影响干部人事档案资源的完整性和安全性。而采用信息化档案管理方式，可以通过扫描、复制等方式将纸质档案录入计算机系统，如此则可以减少纸质档案翻阅频率，从而提高档案材料原件的完整性。另外，电子档案保存便捷、查阅方便，有利于为事业单位人事管理奠定基础。

第三，提高事业单位信息化水平。干部人事档案信息化管理，能够实现档案资源实时共享目标，能够为事业单位绩效考核、人事管理、岗位调度等工作提供准确信息依据[3]，有利于提高事业单位信息化管理水平，为事业单位信息化建设增加浓墨重彩的一笔。

二、干部人事档案信息化管理存在的问题

（一）信息化管理意识薄弱

现阶段，部分事业单位在传统档案管理过程中仍然采用人工管理模式，由于档案管理工作具有专业性和复杂性特点，并且工作量较大，所以在管理过程中容易出现各种问题。尤其新时期背景下，事业单位信息化建设水平不断提高，如果干部人事档案管理工作仍然沿用传统管理模式，则无法充分满足单位发展需求，不利于掌握单位人才状况。而引发这一问题的根本原因，在于事业单位缺乏档案信息化管理意识，认为信息化管理会增加资金投入，提高单位运营成本，这也导致事业单位干部人事档案管理效率不高，无法为人事管理工作提供保障。

（二）信息化建设水平不高

事业单位干部人事档案管理工作需要做到真实、客观、准确、全面。但结合部分单位发展实际情况来看，受基础设施建设落后、制度规范存在不足等因素影响，导致档案管理水平不尽人意。具体来说，事业单位在干部人事档案管理过程中，由于资金投入力度有限，所以在信息化管理方面严重缺乏软硬件设施。另外，管理人员作为干部人事档案管理工作的执行者，其专业水平和综合素质也能够直接影响管理效果。但结合实际情况看，事业单位档案管理人员虽然经验丰富、技术成熟，但是信息化水平参差不齐，在信息技术操作方面存在局限性，在一定程度上阻碍了干部人事档案信息化管理顺利实施。

（三）档案资源共享利用率较低

虽然新时期背景下，大多数事业单位都认识到干部人事档案信息化管理的重要性，并为档案管理工作配备了相应的计算机设备和软件系统。但是由于硬件设备维护管理不到位、软件系统更新不及时，导致事业单位档案信息化管理仍然处于初级阶段[4]。另外，现阶段事业单位还没有形成健全、统一的信息化建设标准和规范，导致单位在软件系统和数据库建设方面存在不兼容现象，无法满足档案资源共享目标，这也使得事业单位干部人事档案出现“信息孤岛”问题，不利于提高档案资源利用率。

三、加强干部人事档案信息化管理全面促进人事管理创新路径

（一）提高档案信息化管理意识

信息时代为事业单位发展带来了广阔机遇和全新挑战，为了能够更好地顺应社会环境，事业单位需要从实际入手，稳固人才队伍，有效提高单位工作效率和质量。为满足这一需求，需要事业单位转变干部人事档案管理理念，提高档案信息化管理意识。具体来说，事业单位需要强化培训力度，提高档案管理人员综合素质和信息化管理意识，使其充分认识到档案信息化管理的重要性，可以通过系统培训方式，面向管理人员灌输现代化管理理念和专业知识，全面提高管理人员专业能力和综合素质[5]。保证在档案信息化管理过程中，能够有效提高管理质量和水平，坚持分类保管原则，尤其针对一些濒危档案资源，需要借助微缩、裱糊等方法抢救，如此不仅能够延长传统档案资料的时限，也是信息化档案的优先考虑。在此基础上，还要强化档案管理人员信息化水平，要求管理人员熟练掌握信息操作技巧，熟练运用软件和设施设备，从而保证信息化管理工作顺利展开。

（二）强化基础设施建设水平

事业单位干部人事档案信息化管理不仅需要人才的支撑，还需要基础设施的配合。所以，新时期背景下，事业单位需要进一步强化信息化基础设施建设水平。具体来说，首先，事业单位需要增加资金投入力度，为档案管理工作配备先进的计算机硬件设备，实现全面管理电子档案资料目标，从电子干部人事档案的收集、入库、整理、发布、归档、查询、借阅、销毁等方面，实施全过程控制和管理，从而促进干部人事档案向自动化、标准化、规范化、共享化趋势发展。其次，积极与第三方企业合作，及时更新和升级档案管理系统，在保证系统具备功能性和实用性的同时提高其安全性，避免档案资源泄漏，为员工个人安全带来不良影响。同时需要解决不同系统无法兼容的问题，实现档案信息资源实时共享目标，为事业单位人事管理奠定基础。最后，做好设施设备维护管理工作，通过日常维护和定期维护，保证设施设备运行正常。

（三）完善和健全档案信息化管理制度

干部人事档案信息化管理工作具有复杂性和系统性特征，需要依靠健全、完善的管理制度作为保障，所以事业单位需要结合《中华人民共和国档案法》以及《电子文件档案与管理规范》条例进行分析，从档案管理实际情况出发，探索原有制度体系中存在的漏洞和不足之处，并对制度进行优化和完善，将不合理制度废止，同时借鉴其他单位或企业档案信息化管理成功经验和做法总结新制度，以此来指导事业单位干部人事档案管理工作顺利实施。具体来说，事业单位各科室需要构建电子文件归档制度，并指定专业人员负责电子文件归档工作，保证电子档案不散失、不损失、不失真。同时强化档案管理工作中形成的具有参考价值，并且记录与光盘、磁盘等载体的干部人事档案管理工作，保证电子档案归档、验收、编目、保存、管理等工作完全遵循相关制度。在此基础上，需要明确划分档案管理职责，保证管理人员各司其职，发生问题可以及时追究到个人，从根源上避免互相推诿，从而提高干部人事档案管理水平。

结束语

综上所述，科学管理事业单位干部人事档案，是提高单位工作效率和工作质量的有效途径，也是稳固企业人才队伍的重要措施。尤其新时期背景下，事业单位需要广泛吸纳人才，为员工队伍注入新鲜血液，所以做好干部人事档案管理工作至关重要，需要事业单位给予高度重视，并强化信息化建设水平，实施信息化管理模式，在提高管理水平的同时，为档案查询和检索提供便利，从而提高档案资源利用率。