企业数字化档案管理工作的实践与探讨

孙路

（黑龙江水运建设发展有限公司，黑龙江 哈尔滨 150026）

所谓企业档案数字化建设，主要是指企业在档案管理过程中，利用计算机技术、扫描技术和数据库技术，逐步将传统的纸质档案信息转化为数字化信息，实现档案的高效管理，提高档案管理质量。企业档案数字化将从以下三个方面进行探讨。

一、加大档案建设资金投入

到目前为止，一些企业在档案建设过程中资金投入相对不足，档案部门的管理者在数字化建设中面临许多问题。特别是如果没有大量的资金支持，很难使用先进的硬件设备进行配置，也不可能解决数字档案管理过程中遇到的问题。企业需要优化所有资源。企业在配置档案部门硬件设施时，应始终以企业发展为标准，定期升级、优化和维护档案部门所需的所有设备，包括扫描仪、计算机等设备，以提高档案设备的整体使用质量。在档案管理过程中，资源共享，确保管理效果能够逐步提高。此外，由于网络技术的稳定性差，不同企业在数字文件管理过程中遇到了病毒或非法入侵等问题。在某些情况下，企业中的系统会崩溃，但在某些情况下，企业中的档案会直接丢失，因此企业有必要设立数字档案技术部门来管理所有的系统。企业进行数字系统档案管理时，需要设置和优化系统参数。扫描数量有着非常重要的影响，因此需要构建一种新的高扫描分辨率的设备，以保证扫描过程中的扫描质量和图像清晰度，提高整体扫描效果。在分析扫描效果时，需要考虑不同文件的重要性，然后进行扫描。对于需要高清的图片或文件，我们可以根据企业的现状优化扫描仪。

二、建立规范的档案数字化管理系统

随着科学技术的飞速发展，我国现在正处于现代信息化建设的时代，网络技术的支持使得档案数字化管理系统本身实现了资源共享。在系统管理的过程中，包含了很多不同的实体文件，系统管理需要分析这些独立的文件信息。所以要求所有硬件设施都要有比较强的兼容性，以保证档案管理在实践中的效果得到提高。为了规范档案管理的整体质量，需要制定统一的数字化管理体系，并对数字描述、全文数据库、描述和索引等一系列内容制定相应的标准，以保证管理过程中档案管理的规范化。由于档案信息本身是一个相对较大的系统资源，在进行档案数字化管理时，应该进行选择性的数字化管理，也就是说，应该首先对企业的一些重要档案进行数字化管理，以确保所有重要档案归纳管理的质量更好，工作人员可以随时随地检索档案，并根据档案中包含的内容帮助企业发展。所有重要文件的数字化管理旨在真正提高企业文件管理的整体效果。在数字文件管理中，需要分析文件的内容和文件的重要性。确保以前存储的所有文件都清晰可辨，并且这些内容可以数字化。如果原始文件本身存在字迹模糊、无法准确识别文件中表达的内容或文件本身顺序混乱等一系列问题，需要对文件进行修复和恢复，以确保文件中的所有内容都能准确记录下来，然后才能逐渐转换为数字文件。所有数字化文件在扫描前都要求清晰可见并有序排列。扫描时每个文件的字迹要清晰完整，扫描后要尽快恢复文件的原貌。在管理过程中，需要给每个档案管理部门分配具体的职责，提高管理的整体效果。

三、加强档案数字化的加工处理

在开展数字化档案加工处理时，应考虑到如何对档案的纸质版本进行处理。档案的纸质版本如果处理不当，就难以构建出良好的数字化档案管理。对数字化档案管理进行处理时，从理论上来讲，想要在当前企业中实现全部的数字化档案建设，纸质化档案向数字化档案处理的过程中，所需要消耗的时间较长。这一加工处理方式不仅要消耗大量的时间，也会出现一些重复信息，针对不必要的档案信息并不需要对其进行全部的数字化处理。在进行数字化处理之前，应分析哪些档案是重要的，哪些档案是不重要的，只有纸质档案与我国或者与企业的相关要求相符，才可以对其进行加工处理，而不需要对其进行加工处理的档案，则可以一直以纸质档案的形式进行存档，并不需要将所有的档案全部都做到数字化处理。在以往企业开展数字化档案处理过程中，所需要涉及的工作环节较多，不仅需要对档案进行简要的梳理、管理、存储、备份、扫描等，还需要对档案进行编目，这些工作环节在一定程度上直接加大了在开展档案管理时的难度。为此，在加工和处理档案的过程中要建立健全相关的制度，并且始终配备高素养的档案管理人员。随着信息化进程的不断加快，在开展数字化进程管理的过程中，需要对全部档案管理人员的工作素养进行提升。作为档案管理人员不仅要掌握传统的档案管理方式，还需要能够熟练地应用当前的档案管理方法，充分地发挥出专业设备所具有的独特价值。

企业可以通过在社会中招聘更多优秀的档案管理人才，或者是对企业内已经在工作的工作人员进行培训，从两个不同的方面来提高企业内档案管理人员的综合素养。作为企业的管理者，应根据企业现行的实际状况去提高企业对数字化档案管理人员的招聘门槛，可以通过各式各样不同的途径对人才进行筛选，比如说优先选择本身具有数字化档案管理经验的工作人员，或者是数字化档案管理专业院校毕业的人才，以及通过考试来考验应聘来的工作人员，判断其自身的专业素养如何，使这些专业人才能在更短的时间内适应企业、满足企业对该岗位的实际需求。在上岗之前应对所有的工作人员进行专业素养的考核，让工作人员了解到本岗位的实际需求，了解工作人员的专业素养以及优势，按照优势进行工作分配，能提高工作质量以及工作效率。除此之外，还需要对档案管理人员进行合理的培训，帮助企业增加更多具有高素养、高科技的复合型人才储备。在培训的过程中需要对档案管理人员的信息收集能力、信息处理能力进行培养，还需要培养档案管理人员的数字技术以及计算机通信等一系列技术。与此同时，企业还可以设定考核制度，定期对所有档案管理人员进行考核，针对考核质量优秀的工作人员给予一定的奖励，而针对考核能力较差的工作人员则需要给予一定的批评，促使档案管理人员明确专业素养的重要性。完善的档案管理制度可以帮助企业在做出决策时找到坚实的数据基础，促进企业长期且稳定发展。在开展数字化档案管理过程中，应认知到企业当下的档案管理质量，向着数字化管理方式进行改变，做到统筹规划、均衡发展，实现资源共享、突出重点，充分地对工作人员进行管理，才可以提高数字化技术的培训质量，培训更多具有数字化档案管理专业型的人才。

四、结论

综上所述，当下我国在经济发展的过程中，需要不断提高企业档案管理的整体质量，并且充分发挥出数字化档案管理信息相比于传统档案管理的优势，提高企业在调出档案或者是录入档案时的速度，让企业的工作质量得到提升。