信息时代档案管理工作面临的问题及对策

胡耀芳

（中国人民政治协商会议吕梁市委员会，山西 吕梁 033000）

在当前信息技术飞速发展下，档案管理工作受到了很大的影响。而对于档案管理工作人员来说，应该清楚认识到信息技术的优势，然后合理应用，以便实现档案管理工作的完善。不过就具体情况来看，部分人员依旧秉持着传统管理理念，并且抱着得过且过的态度，不愿意进行创新和改变。这样，便使信息技术的作用很难充分地发挥出来，导致档案管理工作中存在的问题难以得到有效的解决，发展受阻。针对此，需要档案管理人员积极转变传统工作理念，注重与时俱进，这样才能促使档案管理工作长远稳定的发展。

一、信息时代档案管理工作重要性

虽然我国档案管理工作有着悠久的发展历史，不过当前依旧存在很多制约档案管理工作发展的因素。在传统档案管理工作中，工作人员往往应用手动的方式进行文件的记录和分类，这样显得量大且繁杂，会给工作人员带来很大的压力，同时也很容易出错。受到档案记录材料的制约，导致档案保存工作有着一些不足，档案极易损坏，所以在这一方面需要很大的投入。而对于档案记录工作来说，主要就是为今后的工作提供依据，不过在传统档案管理工作中，资料查阅比较困难，进而严重阻碍到档案管理工作作用的发挥。

而在信息时代背景下，计算机的应用使得这些问题得到了很好的解决，有效提升了文件管理效率。人们可以直接应用计算机进行文件的记录和检查，这样能很好减少文件管理的工作量，促进文件应用效率更进一步。同时，借助计算机存放档案，还能很好的减少档案占地面积，避免档案遭受水灾、火灾以及人为因素等外力的破坏。所以可以说，在信息时代下，积极进行档案管理工作的信息化建设十分有必要，属于一种必然的趋势。

二、档案管理工作中主要存在的问题

（一）档案管理人员综合素质不高

档案管理工作当前存在一些问题，最为突出的便是档案管理人员综合素质不高。在信息时代背景下，信息技术难以避免的被应用在档案管理工作中，这便对档案管理人员提出了更高的要求。不过就具体情况来看，很多档案管理人员没能系统的学习信息技术，进而对于信息化管理不是很熟练。而对于相关部门而言，对于在职档案管理人员也没能进行有效的培训教育，导致档案管理人员的专业能力和水平一直停滞不前，严重影响到信息技术作用的发挥。

（二）档案信息安全问题

传统档案管理工作可以对信息安全有着很大的保证，究其原因，要求盗取以实物为载体的档案信息有着很大的难度。而在信息时代背景下，档案管理工作发生了很大的转变，因为会涉及到联网问题，进而很容易受到病毒、网络黑客等的影响，导致档案信息出现泄漏、被恶意篡改等情况。特别是一些重要的信息，如果丢失，那将很有可能引发严重后果。

（三）档案管理软件问题

就当前情况来看，我国现有的档案管理部门都进行了信息化管理，不过应用的软件有着较大的差异性，进而导致档案管理部门不能实施统一化管理。这样，在调取外地档案时，便会存在很大的不方便。因此，从长远发展角度上来说，需要加强注重这一问题的处理。

（四）档案管理网站问题

档案管理网站建设时间不是很长，整体形式也不够统一与标准。就实际情况来看，很多人都是根据自己的需求和想法进行信息数据库的建设，整体水平不是很高，规范性也存在一定的不足，进而在后期档案管理工作开展中，会受到一定的影响，加大管理难度。此外，数据库和数据库间的差异性，还会持续性地影响到档案管理的统一性，因此必须得给予充足的重视。

三、信息时代档案管理工作中问题的对策

（一）在管理软件方面遵循普遍性原则

文件管理软件是档案信息管理系统稳定运行的重要基础，所以其必须得具备多功能性忒单，这样才能确保信息资源的共享。针对此，要求档案管理部门合理引进一些先进的信息技术，积极进行传统档案管理模式的创新，以便促进自动化处理的实现，推动档案信息检索效率更上一个台阶。例如在档案数据存档过程中，档案管理部门可以合理引入信息管理系统，如CAM/CAD 系统、ERP 系统等，借助此合理进行管理软件的编程。除此之外，还得借助多媒体技术、计算机等自动识别各种文件，然后合理分类进行储存。通过这种方式，可以很好地实现软件兼容。而且通过网络平台进行资料与档案的传输，还能实现近距离信息资源的共享，提升储存量，打破传统“信息孤岛”情况的出现。

（二）积极建设数据库

对于档案管理工作人员而言，在新时代背景下，应该积极转变自身传统思想，认识到数据库建设的重要性。前面提到，数据库与数据库之间如果存在差异性，那将会持续性地影响到档案管理统一性。因此，在具体数据库建设中，要求档案管理人员结合目前的情况，合理预测与规划未来，确保数据库在接下来的一段时间中能够有效地利用，而不是被淘汰。除此之外，档案管理人员还应该确保数据库中的档案质量，在储存中应该加强分析，避免劣质信息充斥数据库。

（三）注重档案管理人才的培养

要想更好地进行档案管理工作的信息化建设，离不开优质档案管理人才的支撑。针对此，相关方面应该加强对这方面人才的培养，严格遵循循序渐进的原则，绝对不能操之过急。具体可以从以下几方面着手：首先就是帮助工作人员摆正心态，使得他们可以从心理上接受信息化档案管理；其次，注重职业技能与素养方面的培训，如信息技术、网络安全等方面的知识学习。在此过程中，应该采用合适的措施激起员工学习提升的积极性，这样才能最终达成理想的培养效果，为档案管理工作质量的提高提供助力。而对于档案管理人员而言，在当前新时代背景下，也应该有着不断提升的意识，如借助网络平台经常性的与同行进行交流、学习一些先进管理理念和方式等。

（四）注重档案管理思想的更新

管理思想现代化具体就是说应用更为先进的档案基本理论思想。也别实在新时代下，不论哪一个行业，要想达成理想的发展目标，必须得积极进行传统观念的转变，档案管理工作也不例外。在此过程中，需要准确的把握好档案规律特点，树立全新的管理意识，然后结合科学精神组织开展各项工作，这样才能促进档案管理工作朝着现代化的方向不断前进。一方面，需要档案管理人员更新自身管理理念。对于档案管理工作来说，有着比较独特的发展规律和理论，而工作人员在工作开展中，应该清楚认识到自身职能，充分考虑到自己需要占据，怎样的地位、发展怎样的作用；另一方面，需要树立创新意识。在具体操作中，需要从整体角度进行思考和把握，不能忽视任何一个小细节，切实落实质量管理工作。同时，根据自身需求与实际，引入一些新颖有效的管理方式，确保档案管理工作质量。

（五）加大资金投入

在信息时代飞速发展下，档案管理工作也应该与时俱进，逐渐从之前的文字、图表朝着信息数据和光盘软件等方向前进，之后借助信息技术进行数据的分类与保存。在此过程中，相关部门需要适当的增加自己投入，根据实际情况加强统一与协调，研发出通用且有效的数据库软件，这样便能转变之前混乱的局面，达成和谐统一的目标。在这一基础上，档案管理工作人员只需要直接录入数据信息即可，切实提升工作效率。

四、结语

总的来说，在信息时代背景下，档案管理人员应该与时俱进，积极吸收信息技术的优势，然后借助此解决传统档案管理工作中存在的问题，促进档案管理工作质量更上一个台阶。在此过程中，相关部门还得加强工作人员职业技能与素养的培训教育，鼓励档案管理人员经常性的进行交流沟通，要求他们主动进行各种有关信息技术新知识的学习等。这样，便能将信息技术的作用更加充分地发挥出来，促进档案管理工作的完善与优化，切实提升管理质量，发挥档案价值。