谈提高档案管理科学化水平的措施与路径

杨阳

（河北省涞源县自然资源和规划局，河北 涞源 074300）

一、现阶段我国档案管理存在的问题

（一）科学化档案管理的意识较低

就目前来说，专业档案管理工作的人员整体水平来说还较低，一些档案管理人员习惯于传统的档案管理方式与手段，而有的档案管理则直接由其他领导或管理人员代替完成档案管理工作，这些人员的专业基础知识与技能方面都远远不够。

（二）缺乏完善的科学化档案管理基础建设

良好的基础设施建设不仅是支撑档案管理科学化发展的条件，更是发展我国信息技术的关键。但就目前的情况来看，想要提高科学化的档案管理水平，我国在软件系统以及硬件设施上还存在很多不足。

（三）缺乏健全的科学化档案管理制度

档案管理没能形成标准化与制度化的体系，并且现有的规章制度中也没有明确的细节规定。再加上档案管理本身就属于复杂的系统，因缺乏完善的管理体系最终造成了档案丢失、管理不当甚至不规范等问题，这也为档案的查找带来了极大的阻碍。

二、提高档案管理科学化水平的必要性分析

（一）是顺应科学发展观的需求

作为企业、单位以及机构等重要领域的关键内容，档案管理工作涉及到非常多的问题，档案工作的好坏不仅关系着企业的生产经营活动，更是促进单位可持续发展，机构社会性服务顺利进行的关键。我们以我国精神文明建设中的档案管理工作为主要内容展开分析，在精神文明建设的过程中，档案管理体现的是国民经济的软实力，不仅涉及到政治、经济以及文化等方面的内容，更促进和谐社会发展的重要环节。

（二）是信息化发展的前提条件

随着各项科学技术的发展，信息技术被广泛运用到多个领域中，这也使得我们的生活与工作方式逐渐变得网络化、数字化，一些先进的多媒体技术出现在了我们的生产生活中，给我们的生产生活带来了巨大的变化。而档案管理作为发展经济、建设文化的重要，如果仍然沿用传统的档案管理模式和方法，难免会造成一定的信息滞后，也不利于档案管理工作适应性的提升。而将信息技术运用到档案管理工作中，不仅能通过科学的分类和完善的出库、入库管理提高档案管理的质量，更有利于方便快捷的档案查找。

（三）是促进档案管理发展的未来趋势

随着信息技术的不断发展，档案的数量、种类以及规模增大，不断出现了计划统计、经营销售、物资供应、财务管理等生产经营方面的必要档案，更有劳动教育、党政科研等最重要档案的产生。因此，档案数量与规模的不断增加也给档案管理的基础设施和档案管理人员提出了较大的要求。总的来说，提高档案管理科学化水平，是顺应科学发展观的需求，是信息化发展的前提条件，更是促进档案管理发展的未来趋势。

三、提高档案管理科学化水平的具体措施

（一）转变档案管理方式，提高服务意识

众所周知，档案管理作为内部管理的重要组成部分，涉及到地不只是的单位或者企业的日常经营服务活动，更多的关系到档案服务行业的未来发展。因此，要想摆脱传统档案管理滞后、老套、缺乏时代性和综合性的缺陷，就必须从档案管理的模式、档案管理的内容以及手段上来创新，以促进科学化的档案管理的顺利开展。首先，档案管理应立足在服务社会为主，要避免为了管理而管理的观念。必须抛开形式主义只求切实做到实效;必须按照单位或者机构的实际发展需要，选择灵活变通的档案管理方式。引进信息化的档案管理方式，革除已经不适应的管理模式。其次，还必须加强与实际的结合，对相关档案管理人员的职业道德素质培养是提高档案管理人员专业素质和思想道德水平的关键，是培养他们的责任意识和综合素质的重要途径，让他们做到以身作则，在执行档案管理规章制度时起到带头作用，成为有服务意识有能力的档案管理人员。

（二）加强科学化档案管理的基础设施建设

首先，档案管理的现代化发展是提高档案管理科学化水平的先决条件，而发展档案管理的科学化不仅需要扎实的人才基础和完善的制度，更需要较强的软硬件设施支持。通过加强档案管理的资金投入，引进先进的软硬件管理设备，发挥计算机技术、网络技术以及数据库管理技术的作用，进一步完善现代化的档案管理，以保证档案管理的效率和质量。一方面，完善纸质档案的管理和载体管理，加强科学化的档案管理不仅能减少纸质档案的存储空间，降低对存储空间的资金投入。另一方面，发展科学化的档案管理更能降低对纸质存储空间的日常维护费用，大大减少对档案管理的直接投入。

（三）进一步健全科学化档案管理制度

为了强化档案管理的制度建设，健全科学化的档案管理制度，进一步优化档案管理的运行机制。我们必须依据相关法律、法规以及档案管理建设的实际需求与宏观把握对档案管理进行制度建设，注重档案管理科学化水平的提高，充分发挥科学化的作用。其次，相关部门还应将档案管理工作作为工作重点，不断在实际工作中摸索出适应自身的档案管理机制，并进行不断地强化和完善，以此建立起一套可操作性强、系统性强的管理机制。与此同时，我们还应不断对相关档案管理人员进行培养，以提高其专业知识与技能，这也是提高档案管理科学化水平的关键步骤。

四、提升档案科学化管理水平的路径

（一）转变管理理念

想要采用科学化的管理手段，就需要改变传统的管理思想，充分地认识到传统管理的不足，了解科学化管理的重要性，从而树立起科学化档案管理的观念。只有管理理念转变，才能从根本上进行科学的档案管理。采用科学化的管理，首先需要进行一定的资金投入，进行档案室和管理设备的重建，并且开发使用软件设备管理。加大档案管理使用的设备和软件投入，实现档案管理的现代化建设，从而保证档案管理的高效性。积极的开发档案管理的信息化系统，实现档案的自动化管理，从而节约档案管理的时间。

（二）转变管理方式

传统的档案管理属于馆藏式管理，在管理中仅仅发挥了保存的作用，档案的保密性非常好，只有在人事变动时才会进行档案的转移，这种管理方式不使用于现代化的方案管理。在开展科学化的档案管理时，需要加大对档案的利用率，实现档案资源的共享，提供用户的查询服务。档案的管理不单单要进行数量的管理，还要在质量上有所见效，从而提升科学化档案管理的水平。政府要加大力度支持科学化管理模式的运用，在企业单位中加强计算机建设，发挥科学化管理的作用，充分的发挥档案的存储空间。

（三）提升管理人员素质

提升科学化档案管理水平的重要任务之一，就是提升管理人员的素质。管理人员的素质直接决定了管理的效果。现代化的档案管理任务重，管理程序复杂，需要档案管理的人员具有优秀的管理能力和基本的操作技能，并且要掌握科学化管理的技术等，比如利用计算机来整理档案，对档案进行准确的分类和归档等。对于计算机的使用，管理人员也要熟练地掌握，比如软件的终端使用、数据库的录入、数据库的管理等，在进行档案管理时需要对管理人员进行素质培训，提升其管理能力，从而促进档案科学化管理的发展。

（四）健全科学化档案管理制度

每个单位的内部都要建立适合本单位的管理制度，不断地总结和完善制度，使得档案管理制度健全。采用责任化制度，符合科学化档案管理的基本要求。在管理中要明确管理人员的管理责任和任务，并且实行互相监督，多方面的进行档案管理。在建立制度时需要以国家法律、政府要求作为基本的规范指导，严格的执行管理制度，使得科学化的档案管理顺利发展。