秘书工作与办公数字化

汪玉川 臧丽婷

（北京青年政治学院，北京 100102）

办公数字化主要指的是对办公过程中产生的数字信息的管理。秘书工作主要有三项：办文、办会和办事，涉及有拟文、活动或会议组织、信息管理、出差安排、调研等具体工作，这些工作既使用了大量的数字信息，也产生了大量的数字信息。

数字信息是将许多复杂多变的信息转变为可以度量的数字、数据，再以这些数字、数据建立起适当的数字化模型，把它们转变为一系列二进制代码，以Internet或其他传输途径为载体进行统一处理。数字信息与传统的信息（书写在纸上的文字，印刷在纸、布等载体上的图片等）不同之处主要有二，一是编码方式不同，二是载体不同。正是由于这些方面的不同，使得数字信息在使用的灵活性及使用的效率等方面远超传统信息，成为当今世界工作沟通时的主流方式。

一、办文与信息数字化

办文工作主要分两大部分：拟文与办文。

（一）拟文数字化

在拟写一篇文章时，不仅需要输入文字，有时还需要输入图片、图表、表格等。在输入文字时，为了提高效率，可以通过提高录入速度，也可以使用特殊的录入设备，如速录机，还可以利用相应的软件提高效率。如撰写会议记录或会议纪要时，需要将每个人的发言都完整地输入到Word 文档或WPS文档中，这是一件很费力且费心的事。为了提高工作效率，我们可以利用相应的软件将每个人的发言从声音立刻转化成文字。

有时候，我们需要把一篇手稿录入到word 文档中，或者将印刷品中的文字录入word 文档中，如果一个字一个字地录入，会耗费很多时间，那么我们可以利用相应的软件，如阿里云OCR 文字识别软件等，就可以迅速将手稿或印刷品中的文字转化成可编辑的数字信息。

当我们要在文章中加入一些图片时，如果图片已经是数字化的，那么我们可以迅速将其插入到WORD 或PPT 文档中。但有时我们需要的图片是在印刷品中，无法将其插入到word 文档中，这时，我们可以利用具有扫描功能的软件将其转化成数字化的图片，再将其插入到WORD或PPT文档中进行编辑。阿里云OCR 软件不仅可以将印刷品中的文字转化成可编辑的数字信息，还可以将印刷品中的图片转化为可编辑的数字信息。

上述使信息储存形式转化的软件既可以在计算机上应用，也可以在手机上应用。此外，我们可以用手机上自带的相关软件将印刷品中的文字、图片等转化成数字信息。

（二）办文

办文是指文件的办理，它包括收文与发文两个过程。随着无纸化办公的普及，我们所接收和发送的文件大多数是数字化的文件。无纸化办公在效率等方面确实有其无可比拟的优势，但有时候，也会遇到一些问题，如我们要接收或发送一些大文件，如比较长的视频文件、像素很高的图片时，传递就会成为问题。一般情况下，在网络上通过邮件传递这些大文件难以实现，我们只好使用优盘或移动硬盘将其从一台计算机移存到另一台计算机，或直接将视频和图片从相机等原载体移存到计算机中。但这只适合距离比较近的情况，如果需要在两个相距遥远的地方收取和发送一个大文件，就需要特殊的服务。

另外，有时候传递的文件需要保密，还有的时候虽然传递的是同一份文件，却要对接受者进行不同的权限设置，有的人只可以阅读文件，而有的人不仅可以阅读文件，还需要在文件上签署意见，等等，作为办公室工作者应该全面掌握这些数字文件的传递方法。

二、办事与信息数字化

办公室的工作虽然比较杂，但主要有以下几种：日常接待、专项调研、档案管理、协助领导或员工出差、办公物品的管理等。上述各项工作都与数字信息关系密切。

（一）日常接待

当接待一位事先有约的客人或突然来访的客人时，都需要确定其身份、来访目的等，这些都可以通过网络用数字信息进行沟通，如通过扫码进行身份、健康情况等确认。

（二）专项调研工作

有时，为了及时和深入地了解情况需要进行调研。调研对象有人也有物，调研规模有大有小，调研方式有问卷，也有访谈等。

如果调研对象是物，如信息、知识类，首先要清楚所要调研的对象存储在哪儿，用什么方法才能找到并使用。

如果调研对象是人，利用网络进行调研是现代常用的调研方式。因为，它与面对面访谈、电话调研和纸质问卷调研相比，规模可以更大，调研速度可以更快。网络上调研既可以使用计算机，也可以使用手机；使用网络调研软件进行调研，既可以进行调研问卷设计、调研，还可能利用其进行调研数据统计。

因此，办公室工作者不仅要了解主要信息源在哪儿，还要了解获得信息有哪些方法。

（三）档案管理

档案管理是办公室工作中的重要一项。随着摄影摄像设备的普及，我们面对的档案管理的对象越来越多的是数字信息。但目前的档案管理方法主要还是基于对实物（主要是纸质）档案的管理。为了适应社会对数字信息应用的新要求和数字信息管理体系的新发展，我们应该掌握对数字信息管理的新方法。

国家广播电视总局于2004 年10 月发布的《中华人民共和国广播电影电视行业标准·广播电视音像资料编目规范-电视资料部分》是对数字信息中的视音频信息的管理规范，虽然它针对的只是广播、电影、电视行业的数字信息管理，但却对其它行业中的数字信息管理起到启发、引领作用，因为它是我国第一次针对数字信息的特殊性提出的管理方法。

对数字档案的管理与对纸质档案的管理差别较大，它对管理者对视音频信息的理解能力和文字表达能力要求更高。因此，办公室工作人员要特别注意提高对视音频信息的理解能力。

（四）协助办理出差事宜

随着科学技术以前所未有的速度发展，中国各地之间、世界各国之间的交流越来越方便，出差变得越来越普通。作为办公室工作者，有时要为本单位的领导或同事办理出差事宜，也可能会为远方的专家办理来访事宜。现在，特别是在中国，无论是购买机票、车票，还是预定食宿都可以在网络上完成，即我们可以替一个居住在另一个城市的人购买机票或车票，预定住宿的旅店。办公室工作者要熟悉相关流程和方法。

（五）办公物品的管理

过去对办公物品的管理，主要手动的，如在计算机上记录有谁借了或使用了什么办公用品；现在，很多单位已经实现了数字化管理办公物品，无论是作为使用者预约使用某一办公用品，还是作为管理者合理调配某些办公物品的使用等，都可以利用软件对办公物品进行管理。作为办公室工作者要掌握这一办公物品管理方法。

三、办会与数字信息化

办会包括办活动，主要工作有三方面，一是会前或活动前准备工作，二是会议或活动中的组织、服务工作，三是会后的总结、整理工作。

（一）会议或活动前的准备工作

在组织一个会议或活动前，首先，要进行调研，至少收集、整理好相关信息；其次，要进行设计、策划；再次，要与相关人员进行沟通；最后，要进行物质上的准备。上述所有步骤都与数字信息有密切关系。

（二）会议或活动中的组织、服务工作

在会议或活动进行时，一是要对参与人员进行考勤和现场管理，比如，都谁到场了？在1000 米的活动范围内，都谁在场，有没有人走丢？等等。这些工作，都可以利用软件进行管理，不必时时现场点名。

二是要留下相关材料，如对整个活动进行摄像与摄影。会议与活动中的摄像与摄影与艺术的摄像与摄影有相同的地方，也有不同的地方，作为会议或活动的组织者要会使用常用设备采集信息并了解采集信息的特殊要求。

三是在会议或活动结束后，要掌握客人是否安全回家的信息。

（三）会议或活动后的总结、整理工作

当现场的会议或活动已经完成后，一个重要的工作是总结。总结的方式可以是一篇新闻稿，但最好是制作一个专题片，这种形式最具体、生动，因而最受人欢迎。作为会议或活动的组织者要学会使用常用软件制作专题片。

此外，会议或活动会产生大量数字信息，照片、视音频、文件等，对于这些数字信息的整理也是一项重要工作，一方面要使这些数字信息的排列有序，另一方面也要制作对这些数字信息的检索工具，以便以后查找、利用这些数字信息。

无论是活动总结的PPT 制作、专题片制作，还是数字信息检索工具的制作，都要求秘书有较高的专业能力和职业素质。

现在是数字化时代，几乎在我们工作的方方面面都会涉及到数字信息，秘书作为办公室工作者，应该掌握常用的数字信息收集、整理、鉴定、存储、传递、检索和利用等方法，才能适合时代对秘书人才的要求。