企业档案部门职能定位优化研究——基于航天科技档案部门机构设置与职能发挥基本情况调查

李卓妮/航天档案馆

近年来，中国航天科技集团有限公司提出以建设航天强国为目标，以建设世界一流企业和支撑世界一流军队为标准的部署要求。各级档案部门置身于企业深化改革的浪潮中，转型发展是大势所趋。那么，档案部门应向何处发展，如何调整自身定位、突出自身价值，是当前必须要解决的问题。为了优化集团公司档案部门职能定位，探索航天档案工作实现高质量发展的途径，首先应厘清当前集团公司各级档案部门职能设置现状。基于此，本文对集团公司各级档案部门进行了问卷调查，通过收集数据，分析档案部门在企业深化改革背景下存在的薄弱环节及改进方向，从而实现档案工作的转型升级。

1 调查设计

为了全面准确掌握集团公司各级档案部门的职能设置情况和管理模式，本文通过发放调查问卷的方式进行数据收集。调查内容主要围绕档案部门机构设置情况、档案人员队伍情况、档案工作运行情况、档案工作面临的主要问题和后续发展重点等。本文选取的调查对象分为三个层级：一级为集团公司档案馆（航天档案馆），二级为20家研究院、专业公司、直属单位等二级单位档案部门，三级为54家院属重点部、所、厂等基层单位档案部门，共计75家。选取三个层级档案部门的原因有二：一是遵循集团公司“统一领导、分级管理”的档案工作管理体制；二是基本覆盖集团公司所属单位性质（科研院所、专业公司、事业单位等），能够反映集团公司档案工作整体情况。

2 当前现状

2.1 坚持“统一领导、分级管理”的档案工作管理体制

集团公司始终坚持“统一领导、分级管理”的档案工作管理体制，实行集团—研究院/公司/直属单位—部/所/厂三级管理模式。集团办公室是集团公司档案工作主管部门。航天档案馆作为集团公司档案馆，是集团公司档案服务利用中心、数字档案中心、总部实体档案中心，负责对各级档案业务工作进行监督、检查、指导。各院档案部门履行档案工作的双重职能，对院档案工作实行组织协调、统一制度、监督和指导，科学管理各门类档案并开展利用服务。部/所/厂等基层单位档案部门负责管理本单位各类档案。

2.2 各级单位灵活选择档案部门机构设置模式

调查表明，集团公司所属八大研究院均设置了独立的档案部门，并根据规模大小选择了不同的机构设置模式。其中，有六家院级档案部门因为地位重要、历史悠久、档案数量庞大、业务范围广泛、人员配备充足，设置模式为院级档案馆，占75%。

公司、直属单位大部分没有条件设置独立的档案部门，档案业务工作被纳入综合管理部门、科研质量部门、战略发展部门等部门的管理职责，但91.67%的被调查单位表示这种设置模式可以履行档案工作双重管理职能。

基层科研厂所档案部门设置较为多样，一种为设置独立的档案部门（如综合档案室、档案管理处、档案资料中心等）有13家，占比24%；一种为设置档案部门，但挂靠在某职能部门下（如档案处挂靠在质量部、档案室挂靠在信息中心等）有6家，占比11%；档案部门更多与信息化、标准化、图书情报、质量管理等专业整合为一个部门，有35家，占比65%。比如，某基层单位将档案工作与信息化建设管理职能统一归口到情报档案处，为解决当前电子文件归档与电子档案管理的难题提供了组织基础保障。

2.3 档案工作岗位设置结合实际各具特色

本次调查的各级单位都有明确的单位领导分管档案工作，档案工作职责所在部门也都有明确的部门领导主管档案工作。各单位在档案工作岗位设置上，除保持传统专业岗位（如档案管理岗、档案业务指导岗、档案编研岗、档案信息化岗等）之外，还与本单位科研生产、经营管理的实际情况紧密结合，各具特色，如围绕中心任务、服务科研生产一线的型号技术文件管理岗；加快与市场接轨、直面转型升级的档案咨询与市场岗、信息咨询岗等；满足数字档案馆（室）建设需要、助力电子文件归档的信息档案管理岗、信息数据管理岗、信息处理岗等。

2.4 档案人才队伍初具规模

集团公司拥有一支较为稳定、专业的专兼职档案人才队伍。截至2019年，集团公司各级单位共有专职档案人员1056人、兼职档案人员2081人，共计3137人。在专职档案人员当中，共有中级及以上专业技术职务578人，占54.7%；本科及以上学历800人，占75.8%，其中，具有档案专业本科及以上学历120人。在专职档案人员人数最多的基层单位中，35岁以下占39%，本科及以上学历占75%，中高级职称占64%，从事档案工作10年以上的占36%。由此可以看出，集团公司专职档案人才队伍呈年轻化、知识化、专业化趋势。

3 存在问题

从本次调查结果来看，航天科技集团有限公司各级档案部门的功能定位主要集中在三个层面：档案工作归口管理部门、档案信息资源管理与开发利用部门、档案业务工作执行部门，且发挥了档案部门双重管理职能，但仍存在不适应集团公司改革发展的地方，影响档案部门价值的发挥，集中表现在：一是档案工作管理体系仍不完善，集团公司档案工作整体发展水平不够均衡，各级档案部门在机构设置、人员配置、专业能力、档案信息化水平、馆库条件等方面都存在较大差异；二是档案信息化水平尚显落后，与集团公司信息化发展需求有较大差距，还不能满足数字化条件下航天科研生产对于档案工作的要求，还不能有效支撑集团公司“数字航天”建设；三是档案专业人才队伍还不能满足集团公司快速发展需要，在此次调查中，各级档案部门也普遍反映在全集团推进数字档案馆（室）建设进程中，凸显出档案工作人员的档案信息化知识掌握不够、专业人员不足等问题。

4 对策与建议

4.1 完善集团公司档案工作体制机制

为满足集团公司改革发展对档案工作的新要求，应提升档案工作整体水平，从顶层建立有效的档案工作运行机制，不断完善规章制度和标准规范体系，加大对各级档案部门及相关部门档案工作考核力度；院级档案部门作为集团公司档案工作体系的中坚力量，承担着承上启下的重要作用，建议优化机构设置，赋予院总部机关管理职能，有效调动全院资源，有利于院级档案部门统筹协调、监督管理职能的发挥；公司、直属单位档案工作起步晚、基础薄弱，建议从健全档案工作体系的基础工作出发，完善档案工作规章制度体系，提升档案工作职能履行能力，配备与企业发展相适应的档案工作岗位和专职档案人员；基层单位档案工作与科研生产密不可分，面对全数字化科研生产模式，档案部门的职能定位应围绕科研生产的需要而及时转变，全力建设数字档案室。

4.2 强化档案自身价值

在数字技术和信息技术日益发展的今天，档案尤其是电子档案，彷佛被淹没在海量数据之中。数据中心的崛起，更给档案部门带来无形的压力。档案部门如何才能拥有自己的一席之地、成就一番天地，关键应当从档案本身出发，挖掘档案自身价值，这才是档案区别于数据的根本属性。大数据是海量的、无序的，而档案是经过鉴定的、每一份都是有价值的。因此，档案部门更应当加强档案价值的挖掘。对于科研企业来说，当前更为重要的是在大量涌入的电子档案中挖掘它的科技价值和经济价值，而过去基于传统载体档案资源的开发同样不能丢失。档案价值历久弥新，应当不断寻找、深入挖掘它的历史价值和文化价值，这是档案部门的立足之本。

4.3 突出档案服务功能

服务性是档案部门的基本属性与职能。集团公司档案工作原则之一就是“围绕中心、服务大局”，各级档案部门应当围绕企业科研生产和经营管理重点来谋划档案工作。档案部门不能局限于被动接收档案，必要时也应当主动出击。在集团公司推进科研生产数字化和经营管理信息化提升的建设中，各级档案部门要积极参与融入，从档案管理向文件管控转型，从被动服务向主动服务转型；随着档案信息化建设的加快，档案部门的服务模式也应从传统档案资源服务向数字档案资源服务转型，通过运用大数据、知识管理、数据管理等理念和技术，打破传统档案借阅服务、举办档案展览、开展档案编研等工作对于时间和空间的限制，提高服务效率；通过采用音、影、图、文等多种形态呈现档案资源，提供主动推送、个性化定制等差异化的服务，拓宽档案用户范围，提升用户体验。

4.4 优化档案人才队伍

当前，集团公司推进数字档案馆（室）建设，各级档案部门面临着传统载体档案数字化和增量档案电子化的巨大压力，也凸显出拥有复合知识背景、具有全局观念和创新能力的档案专业人才的短缺。与传统档案部门相比，数字档案馆（室）对档案人员的要求更高，不仅要求档案人员具有传统的档案管理知识和技能，还要求其掌握现代化、数字化、网络化、智能化管理的理论知识和业务技能，拥有较高的信息化管理水平。因此，要健全档案专业优秀专家和拔尖人才的选拔和培养机制，加大对档案信息化建设和培训等方面的投入力度，加强档案工作人员的职业发展通道建设，搭建交流平台，制定激励政策，打造一支政治可靠、结构合理、专业过硬的航天档案人才队伍。