加强档案基层基础实践探析——以舟山市定海区为例

沈红军/舟山市定海区档案馆

全省档案工作服务农村基层社会治理试点工作开展以来，舟山市定海区坚持以档案工作“三个走向”为根本遵循，以建立健全与农村基层社会治理相适应的档案工作体系为目标，在小沙街道长白岛开展行政村档案建设规范化、信息化、便捷化、效用化试点，探索具有定海特色的档案工作服务农村基层社会治理路径。

1 抓制度保障，实现档案管理规范化

农村基层组织档案规范化管理的难点在于保障力度不到位。定海区不断开拓思路、积极探索，抓好各项保障措施。一是在区级层面提供政策和措施监管保障。下发《舟山市定海区推进行政村档案规范化建设的实施意见》，制定档案管理、保密、查阅等制度，确保行政村档案工作有章可循、有据可依，为行政村档案规范化管理提供保障。二是在镇（街）层面提供协调落实村档镇（街）管保障。形成镇（街）档案室牵头，各部门相互协作、各行政村积极参与的上下联动工作格局，保障镇（街）档案室对内能履行本单位档案收集整理、保管利用等职责，对外能履行辖区内行政村档案工作的指导、监管职责。三是在村级层面提供档案“四有”保障。确保有场所，行政村设专室集中保管村级档案，库房面积满足档案存放需要；确保有专员，行政村设立专（兼）职档案工作人员，负责保管本村档案并提供档案利用服务；确保有档卷，要求档案人员及时收集各类档案，形成完整的档案案卷并建立档案目录；确保有制度，村制定操作性强的档案管理制度，涵盖收集整理、保存利用、安全保密、借阅销毁等方面。

2 抓信息化建设，实现档案管理数字化

近年来，定海区深化馆室一体化建设，积极打造“智慧档案云结合利用平台”。2018年，全区11个镇（街）、区属进馆单位均已完成数字化档案室创建，平台数据量达86万余条。2019年，区数字档案馆通过国家级数字档案馆建设评价。2020年，对“智慧档案云结合利用平台”实行扩容，优化其功能，推动馆室一体化延伸到村级。确定小沙街道长白岛3个村作为信息化建设试点，按照“存量数字化、增量电子化”要求，对长白岛3个村历年室藏的永久、长期保存的村级档案进行数字化扫描，现已全部完成；在此基础上，计划在2021年完成10个村档案数字化工作。积极探索村级电子文件归档工作，不断推进村级档案数字化建设，实行历年档案数字化、当年档案纸质电子同时归档的模式。

3 抓体制机制，实现档案服务便捷化

民生档案服务便捷化是档案工作部门服务“最多跑一次”改革的目标和要求。定海探索实施区、镇（街）、村三级档案馆（室）联动机制，着力打造“百姓身边的档案馆”。一是拓展查档渠道，推出电子查档、预约查档、异地查档三种查档模式，方便群众查档。实行三种查档摸式以来，区档案馆月平均查档利用人数特别是每月异地查档人数显著提升。二是实施双向联通，把民生档案利用服务向村级终端延伸，推动数据下沉到村，实现市、区、镇（街）、村档案资源共享，解决群众原先查档不便的问题。如，把长白岛的三龙、前湾、后岸3个村的婚姻、土地等民生档案数字化成果提供给三个村，实现长白岛群众“查档不出岛”“查档零跑腿”。

4 抓开放利用，实现档案资源效用化

一是充分发挥档案在服务区重点工程中的作用。近年来，定海推进“重要窗口”海岛风景线、“四个舟山”和花园式国际人文港城建设，在征地、拆迁等过程中纠纷时有发生。随着档案馆室一体化建设不断深化，政府和群众查阅现有房屋、土地等民生档案资料的效率大大提高，由此减少了征地拆迁阻力、维护了群众合法利益，并发挥了档案的凭证价值和档案工作的基础性保障作用。区档案部门主动作为，为化解矛盾、维护群众利益作出档案贡献。定海大沙青林水库建设涉及青岙、青林两个村336户家庭的房屋拆迁、土地征收、集体资产分配等问题，区档案部门配合住建、街道办事处、村委会、拆迁公司等，做好土地确权等重要民生档案的整理，并向相关村民提供查阅利用服务，极大方便了村民，76天内房屋征迁签约率达100%，有效推动了大沙青林水库建设进程。二是充分发挥档案在解决矛盾纠纷中的凭证作用。由于历史原因，农村基层档案管理不规范的问题长期存在，遇到矛盾纠纷时难以发挥凭证作用。试点工作开展以来，档案管理更加规范，各类民生档案资料得到有效整理，并及时提供利用。如，在青林鲍家岭水库征用后补偿款分配中，区档案馆及时提供了馆藏保管1979年“分水书”，维护了相关群众的合法权益。