加强高职院校计算机实验室档案的建设与管理

周粉妹 洪 亮 钟 帅/江苏省扬州市职业大学

计算机实验室档案是在计算机实验室建设、管理、教学和社会服务等活动中形成的具有保存价值的文件、文字材料等[1]。计算机实验室每年产生的档案很多，档案记录了许多重要的数据，这些数据对计算机实验室以后的教学工作和管理工作提供了重要的参考价值。经过调查发现，目前有很多高职院校计算机实验室的管理只停留在日常的事务管理，对于实验室的许多重要文件资料等没有人去收集和管理。针对这一现象，笔者认为加强高职院校计算机实验室档案建设和管理是非常有必要的，而且很有意义。

1 计算机实验室档案建设与管理的目的

计算机实验室档案记载了计算机实验室建设、实验室管理、实验教学等方面发展的历程，是实验室工作及管理经验的积累，是高职院校对计算机实验室进行合理规划和正确决策的重要依据。

1.1 为计算机实验室进行科学的管理和决策提供依据

正确的决策是管理的核心，是执行各种管理职能的基础。管理决策正确与否会影响到管理工作的效率。而计算机实验室工作中准确、全面、及时、适用的信息，很多方面都来自于实验室档案。计算机实验室档案准确地反映了实验室管理、实验室建设、计算机设备、实验教学等有关实验室工作的全过程，为我们实验室进行科学的管理和决策规划提供了可靠的信息来源，没有可靠的充分的信息作为依据，正确的规划决策是不可能形成的。计算机实验室档案的建立，可以使实验室沿着标准化、规范化、科学化的道路发展，促使管理工作更加系统与完善。

1.2 为计算机实验室评估提供重要的支撑材料

计算机实验室档案用于持续记载实验室各项教学任务和科研项目的实验进程，较为全面、准确地反映实验室在体制与管理、实验教学与科研、实验队伍以及计算机设备等各阶段的实际进展情况。计算机实验室档案真实地记录了实验室工作系统的成果，反映了一个实验室的管理水平，衡量实验室管理是否标准化、规范化、科学化的管理。从计算机实验室的设置、计算机设备的配备等状况就能客观、正确、全面地反映一个实验室的过去和现状，为实验室的评估提供可靠的原始材料，而不是临时凑数据、拼材料，从而保证实验室评估的可靠性和准确性。

1.3 为计算机实验教学的改进提供依据

计算机实验教学是计算机课程学习的重要环节，对于学生掌握计算机知识与技能有着至关重要的作用。而实验室档案真实记录了实验教学中的各项资料，是实验教学管理工作的直接反映。通过对实验教学档案的收集、整理和查询，可以发现现阶段实验教学条件的不足，不断改善实验教学条件，从而提高实验教学水平，培养学生的实践水平，同时高职院校可以对实验教学基本状态数据进行常态检测，更新实验教学理念，加强实验环节建设，深化实验教学改革。

1.4 为计算机设备的更新与报废提供有力的证据

计算机设备的好坏是保证实验教学正常开展的必要条件。实验室的档案详细记录了每台计算机设备的采购、维护及使用信息。查阅计算机设备档案，可以全面、系统地了解计算机设备的状况，对于购置时间长、使用频率高、系统配置落后的计算机要及时更新，对于不能满足教学条件的计算机设备需要采取报废。

2 计算机实验室档案建设的内容

2.1 计算机设备档案建设

目前，各个高职院校都拥有大量的计算机设备，为了便于计算机设备的管理，需要建立这些设备的档案，档案主要包括计算机设备的各项指标，比如：计算机设备的生产厂家、购买日期、单价、主机型号、软硬件配置情况、操作系统安装说明书等；计算机设备的使用记录、维修记录、设备领用记录等。

2.2 计算机实验教学档案建设

计算机实验教学档案是构成计算机实验教学的重要组成部分，其归档材料主要包含：实验室课表、实验教学大纲、实验教学计划、实验指导书、计算机实验报告、教师上实验课记录簿、学生做实验记录簿等。

2.3 计算机实验室管理文件档案建设

计算机实验室管理有各种文件需要归档保存，主要包括：学生上机守则、指导教师工作规范、实验室安全管理制度、实验室规则、实验室年度工作计划与年终总结、实验课程表、计算机设备故障诊断与维修记录表、机房负责人信息表等资料。

2.4 计算机实验室管理人员信息档案建设

实验室管理人员信息档案主要包括：姓名、出生日期、性别、学历、职称、联系电话等。

2.5 计算机实验室使用类别档案建设

高职院校有许多机房，不同的机房有不同的用途，比如：公共课机房是用来提供全校计算机基础课教学的实验室，专业课机房是为计算机专业的学生提供实验教学的实验室，专业课实验室又分为大数据实验室、云计算实验室、物联网实验室、计算机安装与维护实验室等，并且不同用途的机房需要安装的不同的计算机软硬件，因而需要建立机房使用类别档案，档案主要包括：实验室的名称、实验室的用途、实验室的软硬件环境等。

2.6 计算机实验室社会服务类档案建设

随着计算机深入到社会各行各业，社会上许多行业人员需要提高计算机的运用水平，需要借助高职院校计算机机房进行各种计算机培训。另外随着计算机的不断发展，社会上很多的考试由原来的笔试改为上机考试。目前很多高职院校计算机实验室承担着社会上的大量考试，比如：全国卫生部门的职称考试、会计资格年审考试、律师资格考试、税务系统知识竞赛考试、证券从人员资格考试等等。这些考试每年都会举行，而且不同的考试类型需要的考试环境不同，对计算机的软件和硬件要求也不同，因而这些考试会产生许多的原始数据，这些数据对今后的考试提供重要的参考依据。所以对于每年这些考试需要建设相关的档案，档案主要包括：考试的名称、考试的时间、考试人数、考试的软件和硬件要求等，这些资料要保存好，特别是考试系统安装的资料，以便今后再使用。

3 计算机实验室档案收集的方法

为了保证档案的全面性和真实性，我们采取集中收集与平时收集相结合的方法[2]。比如教师实验课表、实验授课计划、实验教学大纲、实验指导书、实验室的年度计划采取开学初集中收集，实验报告、实验室使用记录簿、实验室的年终总结学期结束集中收集。比如新购置的计算机及其它设备的相关资料，就采取随到随收集，实验室的固定资产帐目也采取随时收集，每年审查，这样可以及时反映计算机设备的投入情况及维护情况、计算机设备的更新及现有配置情况。

4 计算机实验室档案管理存在的问题

4.1 高职院校实验室管理人员不够重视

许多高职院校计算机实验室人员在管理工作中，更多关注的是硬件设备的好坏以及日常的实验教学管理事务，对档案的建设与管理缺乏足够的重视，现有的实验室管理人员对档案的专业知识不够熟悉，对档案的信息化收集整理等工作做得不够及时，没有树立起长远的档案管理意识，并且存在着一种短期的、得过且过的思想行为。例如教师上完实验课后不注重收集与整理实验教学资料，经常是只有简要的课程活动记录，而没有完整的书面记录和详细的资料存档，造成实验资料记录不完备，致使一些有价值的实验资料没有归档保存下来，而不能及时准确地服务于实验教学[3]。

4.2 档案管理制度不够完善

由于学校对实验室档案管理工作不够重视，目前多数高职院校在实验室档案管理方面缺乏详尽具体且针对性强的管理制度，再加上操作过程中执行不到位，很多工作没有落到实处，比如管理人员职责分工不明确、没有建立档案管理人员的主要职责和档案借阅管理的相关规定等。

4.3 档案收集与管理的方法比较落后

目前，许多高职院校计算机实验室档案的建设与管理大多数采用传统的手工管理方式，只有少数采用电子记录，比如固定资产情况一览表、教师实验课程安排表、实验室值班表等，采用手工的方法操作慢而且容易出错，查询和利用档案也不方便，造成大量档案资源浪费。

4.4 没有设立专门的地方存放实验室档案

多数高职院校计算机实验室档案没有设置专门存放的地点，档案分散在各个实验室，档案管理缺乏统一性。

4.5 没有专门的人员负责档案的建设与管理

高职院校计算机实验室往往不设置专职的档案管理人员，现有的实验室管理人员大多数是兼职教师，而且人员流动比较频繁，使得档案管理缺乏连续性， 不能确保档案保存的完整性；而且兼职教师多数不具备档案管理专业知识，导致不能规范地进行档案收集和整理，即使能够收集资料也是零碎的，甚至是杂乱无章的，影响了高职院校对实验教学管理质量的跟踪。

5 加强计算机实验室档案管理的措施

针对目前高职院校计算机实验室档案管理存在的问题，根据多年在计算机实验室工作的经验，要建设完善的实验室档案，需要做到以下几点：第一，学校领导和实验室管理人员要重视实验室档案建设；第二，实验室档案要专人负责；第三，实验室档案要专门存放；第四，实验室档案的建设要采用信息化手段。

高职院校计算机实验室档案的建设与规范化管理为实验室各项工作的开展提供重要依据，建设实验室档案的目的就是为了充分利用档案，加强实验室的档案建设与管理，对于培养学生的实践能力，提高教师的实验教学质量起着至关重要的作用。