刍议建设工程竣工档案全流程在线验收

郑志斌/衢州市城市建设档案馆

近年来，衢州市积极贯彻落实党中央、国务院关于深化“放管服”改革、优化营商环境和省委省政府深化“最多跑一次”改革的决策部署，根据《国务院办公厅关于全面开展工程建设项目审批制度改革的实施意见》《住房和城乡建设部关于修改部分部门规章的决定》的相关要求，在建设工程竣工档案验收方面开展了积极探索。2020年初，衢州市城市建设档案馆被确定为浙江省建设工程竣工档案全流程在线验收试点单位。建设工程竣工档案全流程在线验收指运用“互联网+”思维，按照“统一标准、提前服务、数据共享、加强监管”的工作要求，建设投资在线审批监管3.0平台、“施工图联审”系统、“竣工测验合一”系统、建设项目全过程“智慧建设”系统（下简称“一个平台三个系统”），利用“一个平台三个系统”实现建设工程竣工档案在线验收。下面笔者结合工作实践，对建设工程竣工档案验收全流程在线验收的特点和难点进行分析。

1 全流程在线验收的特点

一是确保档案齐全完整。按照建设工程的实施过程，分三个部分收集电子文件，最终形成一套完整的电子档案。第一部分，通过平台提取审批材料。改造项目在工程准备阶段形成的审批材料（A类），依托投资在线审批监管3.0平台和电子证照库进行提取，这部分材料包括立项批文、建设工程规划许可证、建筑工程施工许可证、建设工程监督书等政府审批类文件等；浙江省房屋建筑工程施工图设计文件审查合格书、人防审查合格书、消防审查合格书等文件材料，可依托“施工图联审”系统进行提取；工程竣工验收审批文件（E类），依托“竣工测验合一”系统进行提取。第二部分，通过系统直接录入的方式收集施工过程文件，并获取文件元数据。这部分文件是记录文件，包括施工日志、监理日志等，由工作人员直接在系统上进行编辑，文件形成后直接录入至系统。第三部分，在线上传电子数据。包括工程开工报审表、工程材料/设备/构配件报审表、工程分部（子分部）工程质量验收记录等施工文件。由此破解了信息“重复录入”、档案“重复上传”等问题，也解决了档案验收工作当中存在的材料补交、造假等问题。

二是实现工程竣工材料与工程项目同步形成、即时归档。根据建设工程项目的特点，将档案验收分为三个阶段，即基础验收、主体验收、竣工验收。实践中，工程文件归档后分阶段进行验收，并做好阶段控制。

三是实现自动组卷。根据项目档案的收集情况，自动生成拟移交档案的目录，同时对已收集归档的电子文件进行自动组卷。这样改变了以往根据档案移交目录准备对应纸质档案的做法，将整理环节由线下人工整理转变为线上智能自动组卷，由系统智能化操作代替传统的人工操作。

四是实现“一套图纸用到底”。在建设工程项目整个生命周期，涉及的方案设计图、施工图、竣工图，可视为同一套图纸的不同“生命阶段”。在这其中，以竣工图最为重要。以“施工图联审”系统为基础，根据施工环节实际情况进行调整，对经过图审的施工图加以完善形成完整准确的竣工图，实现“共享式归档”，最终实现“一套图纸用到底”。

2 全流程在线验收的难点

第一，目前施工文件和监理文件大量通过系统内直接录入的方式采集，这些归档的文件材料均需建设项目五方责任主体单位的电子签章和相关人员的电子签名。如何快速准确地确定数量庞大的电子签章的法律效力，是实现建设工程竣工档案全流程监管的一个难点。新修订档案法规定，电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。建议利用新修订档案法正式施行的契机，进一步加强顶层设计，明确全流程在线验收中电子签章的法律效力。

第二，目前在线验收系统基本能实现建设工程项目文件在线接收和归档，但系统建设仍有可提升的空间。实践中，系统主要存在以下问题：多个信息平台之间数据共享困难、数据收集方式不够便捷、数据收集内容不够准确。建议相关部门提高系统版本迭代速度，应用最新技术打破“信息壁垒”，为实现多系统联通提供技术支撑。

第三，部分项目单位的档案人员工作理念陈旧、业务素质较低，跟不上现代化节奏。他们习惯用传统思维、仍采用以往的工作方式，对新的工作模式存在一定的抵触情绪。建议主管部门以新修订档案法施行为契机，加强档案法治宣传，统一建设工程项目档案人员的思想观念，不断提升城建档案管理现代化水平。