新时代基层医疗单位档案管理的标准化建设

苏敏

（荆州市复员退伍军人精神病医院，湖北 荆州 434000）

一、前言

基层医疗单位档案管理工作不仅可以确保基层医疗单位的各项工作正常开展，还可以通过档案管理选拔人才，为基层医疗单位储备大量优秀人才。因为档案管理涉及基层医疗单位所有工作的档案，如财务、医疗服务、办公等方面，如果档案丢失，相应的工作就会因缺少参考资料而无法正常进行。同时，基层医疗单位向国家申请政策支持或资金支持时也需要有相应的档案资料作为凭证，因此档案管理对医疗单位很重要。也正是因为档案管理涉及面广、工作复杂，比较考验档案管理员的综合素质，如管理员的逻辑推理能力、记忆力、筛选能力等，也需要档案管理员具备一些医学、财务和行政管理方面的专业知识。因此，优秀的档案管理员可以帮助基层医疗单位做好档案管理标准化建设。目前，基层医疗单位存在的诸如档案管理制度和标准体系不完善、档案分类不到位、档案管理信息化程度较低等问题，一是因医疗单位不重视，二是因缺乏专业人才。因此，医疗单位应该重视档案管理工作，引进专业人才，加强对档案管理的标准化建设。本文以基层医疗单位档案管理的标准化建设为研究对象，介绍档案管理标准体系的特点，分析目前基层医疗单位档案管理标准化建设存在的问题和相应的解决对策，以推动我国基层医疗单位档案管理的标准化建设。

二、基层医疗单位档案管理标准化体系的特点

（一）协调和联系

档案管理涉及基层医疗单位各方面的工作，因此档案管理标准化体系需要与这些工作相互协调和联系，确保档案管理能够促进这些工作顺利开展。例如，在进行档案检索标准设计时要确保分类号和档案号一致，这样才能使档案管理系统与OA 系统或医疗服务系统相衔接，实现信息无障碍交流与共享，提高整体工作效率。

（二）合适的比例

基层医疗单位在建立档案管理标准时应按照国家标准或行业标准，从医疗单位的实际情况出发，根据档案的多少，对其在档案室中所占空间比例进行合理划分，如医疗服务档案最多，在划分存储空间时就应该将此类档案占据空间的比例放大，而财务方面的档案相对较少，其占据的存储空间比例就可以适当减小。

三、信息时代背景下标准化建设对基层医疗单位档案管理的影响

第一，标准化档案管理可以为基层医疗单位的档案管理节省空间。基层医疗单位为了储存当地人口的档案，往往会建设占地面积很大的档案室。而利用信息技术管理档案，只需将公民的档案以电子数据的格式录入电脑即可，一台电脑就能装下全国人口的个人档案。因此，基层医疗单位只需建立一个配有电脑的办公室，即可储存当地人口的档案信息，大大节省了空间。

第二，标准化档案管理可以为基层医疗单位档案管理节省人力。传统档案室占地面积大，为了高效地存放和提取档案，至少需要4个工作人员在上班时间全程监管和服务。存放和提取档案需要了解不同类型档案的存放位置，在存放和提取档案过程中容易失误，影响公民正常使用档案。采用标准化档案管理，只需1～2人就能完成档案的存储和提取，而且由于前期已对电子档案进行了分类，在检索目标档案时更加省时省力、准确高效，误差率将大大降低。标准化档案管理不仅为医疗单位节省了人力开支，还减轻了档案管理人员的工作负担，提高了档案管理的效率。

第三，标准化档案管理可以为基层医疗单位档案管理节省财力。因为标准化档案管理相较传统档案管理而言，可以节省空间和人力，而建造大型档案室和雇佣档案管理人员都需要花费大量资金。采用标准化档案管理只需1～2名档案管理人员和一台电脑，大大减少了基层医疗单位的财政支出。

四、新时代背景下基层医疗单位档案管理标准化建设存在的问题

（一）档案管理制度和标准体系不完善

很多基层医疗单位缺乏完善的档案管理制度和标准化体系，使得档案管理工作难以高效开展。例如，基层医疗单位没有对各档案进行详细分类，导致档案存放混乱，各个科室的资料混放在一个档案柜里，难以快速查找到想要的档案。或者档案存放标准不统一，一些没有价值的档案资料没有及时被销毁，有限的档案储存空间被无用的档案资料占据，真正有价值的档案资料却因没有存放空间而被随意丢弃，这些都是基层医疗单位缺乏完善的档案管理制度和标准化体系的体现［1］。同时，基层医疗单位的档案管理人员不够专业，且数量较少，缺乏完善的档案管理人员管理制度，导致档案管理效率低，出错率高，难以为医疗单位各项工作的正常开展提供保障。

（二）档案分类不到位

一是档案管理最重要的环节就是分类建档，但很多基层医疗单位由于缺乏完善的档案管理制度，档案分类比较混乱，如各部门、各科室的档案混放在一个档案柜里，难以快速查找到想要的档案。二是基层医疗单位也没有及时更新档案信息，如当地居民的基本信息、医疗服务信息、医疗保险信息等大多停留在两三年前，缺乏时效性，难以真正帮助医疗单位了解当地居民的健康状况和医疗服务存在的问题，这样就不能为居民提供更好的医疗服务。三是档案信息壁垒明显。各部门、各科室的档案信息交由本部门和本科室保管，最后集中上交到档案室，同时规定各部门和各科室只能查阅本部门或科室的档案资料，不能跨部门和科室查阅档案资料，档案信息难以共享，也会影响各项工作的效率和质量。

（三）档案管理信息化程度低

信息时代，各行各业都开始应用信息技术实现本行业的信息化，信息化能够大幅提高工作效率。基层医疗单位由于缺乏相应的建设资金，难以购买相应的电子仪器设备，档案管理信息化程度低。目前，大部分基层医疗单位的档案还是纸质档案，没有对其进行电子化处理；档案存放也是存放在档案柜中，不仅占用空间，档案还会因受到气候和人为因素影响变质或损坏［2］。同时，查阅相关档案资料也比较麻烦，要先告诉档案管理员要查找的资料种类，管理员再查找相应的档案编码，再去相应的档案柜找出相应的档案资料，不仅费时费力，还容易出错。如果采用信息技术管理档案，则可以将海量档案以电子档案的形式存放在电脑或档案信息系统中，这样不仅节省空间，还可以通过智能检索功能快速查找所需的档案资料，高效快捷，省时省力，因此基层医疗单位需要加快档案管理信息化建设。

（四）管理人员综合素质偏低

基层医疗单位档案管理部门的人事调动很少，少有新鲜血液注入档案管理部门，导致档案管理人员几乎都是年龄较大且学历较低的员工，这些员工难以快速掌握信息化的档案管理技术，难以独自进行档案录入、归档、检索、调出等信息化操作。一方面，基层医疗单位不对老员工进行信息化档案管理方面的专业培训；另一方面，基层医疗单位也不招聘专业人才进入档案管理部门，使得基层医疗单位的档案管理缺乏专业人才。即便基层医疗单位建立了信息化档案管理制度和系统，也难以真正发挥作用，档案管理员专业素质低，工作效率低，出错率高，这些都有碍于基层医疗单位信息化档案管理工作的顺利开展。

五、新时代背景下基层医疗单位档案管理标准化建设的建议

（一）完善档案管理制度和标准体系

基层医疗单位要想实现档案管理的标准化建设，首先要完善档案管理制度和标准体系。基层医疗单位领导要重视档案管理的标准化建设，协同各部门、科室负责人共同制定医疗单位档案管理制度和标准体系。一方面要明确档案管理流程，其是由各岗位人员通过一线工作收集相关信息形成一手档案资料，然后由岗位人员所在部门或科室负责人审阅上交到档案室，由档案管理人员进行分类存档。同时，要消除档案信息壁垒，实现档案信息的共享，经相关科室、部门负责人同意，即可查阅其他科室、部门的档案资料信息，提高工作效率［3］。另一方面要制定档案管理标准，主要涵盖档案分类、档案保存、档案检查与清理等内容。档案室制定分类标准要符合各科室、部门对档案的分类要求，以便各科室、部门人员高效查看档案。档案保存主要涉及档案的安全和清洁，档案室要配备足够的灭火器、干燥器、防虫药等，确保档案不会被火烧、雨淋、虫蛀，同时要定期对档案室进行大扫除和机器线路维修检查。根据存放时间将档案分为短期、长期和永久三类，定期清理短期无用的档案资料，删繁就简，避免无用的档案占据有限的存档空间。

（二）根据规范标准对档案分类整合

基层医疗单位要根据建立好的档案管理制度和标准体系对档案进行分类整合。首先要将档案按照时间、部门、科室和岗位进行细分，并且将分类好的档案资料分别放在专门的档案柜中，管理人员要做好档案编码工作，按照时间、部门、科室和岗位进行编码，这样才能够提高查找档案资料的效率和准确性。对于信息比较复杂的档案资料，如某档案是由多个科室和部门联合制定的，就需要联系相关科室和部门的领导，对该资料的分类进行统一管理，对于将该档案分解重组还是单独设置一个综合类档案室或档案柜，由各科室部门领导共同决定。其次要及时更新分类好的档案资料。档案管理人员要定期对档案室内所有档案的归档时间进行统计，查看哪些档案半年甚至一年没有更新，联系相应的科室和部门确认该资料的最新状态，避免档案资料提交不及时导致档案信息丢失或过时等问题。同时，档案管理人员也要定期清理年代久远且没有实用价值的档案资料，在清理这些资料前要征得相关部门、科室领导的同意，只有取其精华去其糟粕，才能使有限的档案室存放更多档案资料，提高档案检索效率［4］。

（三）强化信息化档案管理

基层医疗单位应该加强对档案管理的信息化建设。首先要增加硬件基础设施投资，搭建档案信息管理系统和网络系统，配备相应的计算机、扫描仪和数据库，建设信息化数字档案室，并加快对纸质档案的电子化处理，及时以电子档案的形式将纸质档案资料存放到档案信息系统中。同时也要扩大档案信息系统的覆盖范围，实现全部门和科室的覆盖，实现各部门、科室的档案信息共享，打破信息壁垒，提高各部门、科室工作效率。其次要组建专业的信息化档案管理队伍。医疗单位要招聘专业的信息化档案管理人员，不仅要考察其学历，更要考察其实践能力，要能熟练操作档案信息系统，并能够做好档案信息系统的日常管理与维护工作。同时，基层医疗单位也要加强对档案管理人员的信息化档案管理知识的培训教育，让管理人员能够熟练操作电脑和档案信息系统，具有将纸质档案转化为电子档案的能力，提高其电子档案检索能力［5］。只有具备专业的仪器设备和人员，才能确保基层医疗单位档案管理的信息化建设顺利开展。

（四）加大档案管理人员的团队建设力度

鉴于目前大部分基层医疗单位档案管理人员综合素质较低，需要通过招聘专业人才和培养专业人才两条途径提高档案管理人员团队的整体素质。首先，基层医疗单位要面向社会公开招聘专业的信息化档案管理人才，严格筛选，尤其注重应聘者的工作经验和实践能力，择优录取。其次，基层医疗单位要定期对老档案管理人员进行专业培训，尤其是信息化档案管理的技能培训，如计算机操作、网络维护、计算机硬件维护等内容，让老档案管理人员熟悉并掌握计算机操作，能够处理常见的档案管理系统故障和问题。利用计算机进行档案管理，提高档案管理的效率。只有组建专业的档案管理人员团队，基层医疗单位的档案管理才能顺应时代发展潮流。

六、结语

新医改背景下，医疗单位的档案管理至关重要，其不仅关系到各科室、部门工作的顺利开展，还关系到医疗单位能否得到政府政策和资金上的支持，这些都影响着医疗单位的正常运行。因此，基层医疗单位领导应该重视档案管理工作，并加快档案管理的标准化建设。目前，我国很多基层医疗单位的档案管理制度和标准体系不完善，导致档案管理不到位，档案信息化管理程度低。基层医疗单位领导应该制定完善的档案管理制度和标准体系，档案管理工作要严格按照规章制度和标准体系进行。同时增加对档案管理的资金投入，建立信息化档案管理系统，组建专业的信息化档案管理队伍，通过专业的软硬件设施和人才提高档案管理的效率和质量，推动我国基层医疗单位档案管理的标准化建设。