企业应用电子发票对财务管理的影响与有关建议——基于受票方视角

方宇

（中远海运散货运输有限公司，天津 300010）

一、研究背景

电子发票是在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动时开具、收取的符合税务总局统一标准的数据电文形式的收付款凭证。在互联网飞速发展的背景下，信息化、数字化时代的大幕已经拉开，电子发票应运而生。

电子发票在我国的发展历程有几个关键节点。

2013年12月，国家发展和改革委员会、财政部、国家税务总局、国家档案局决定组织开展电子发票及电子会计档案综合试点工作。2015年11月，国家税务总局发布公告，决定在前期试点的基础上开始在全国推行增值税电子普通发票（以下简称“电子普票”）。

为进一步优化税收营商环境，适应经济社会发展和税收现代化建设需要，2020年9月1日起，国家税务总局在宁波、石家庄和杭州新办纳税人中先后开展了专票电子化试点。同年12月，国家税务总局发布公告，决定在前期试点基础上，在全国新设立登记的纳税人中推行增值税电子专用发票（以下简称“电子专票”），受票方范围为全国。

2021年3月，中共中央办公厅、国务院办公厅印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》，提出稳步实施发票电子化改革，2021年建成全国统一的电子发票服务平台，2025年基本实现发票全领域、全环节、全要素电子化。

通过以上梳理可以看出未来电子发票发展的两个关键点。第一，发票全面电子化，即电子普票和电子专票在全面范围全行业领域的推行和广泛应用。第二，服务平台统一化，为纳税人电子发票申领、开具、交付、查验等服务提供全国统一的平台。

对开票方来说，电子发票在开票效率、用票成本和税务管理方面具有的优势不言而喻；对受票方来说，电子发票的应用在带来便利的同时会引发很多问题。面对电子发票更加普及、广泛应用的趋势，研究应用电子发票对企业财务管理的影响，并探讨可行的建议和措施，具有必要性和现实意义。

二、企业应用电子发票对财务管理的影响

（一）提高财务工作效率

以往，纸质发票开具后，需通过邮寄方式交付企业，企业收到后，经过纸质发票和相关单据的层层流转才可以进行支付结算，增值税发票的录入、真伪查验（增值税普票）和认证（增值税专票）等工作都需手工完成。这一过程会占用大量的人力物力，并且耗时长，还存在发票丢失、破损的风险。如果发票开具有误，还需退回给开票方进行更换，延误时间，常常出现财务处理不及时的问题，大大降低了财务工作效率。

电子发票摆脱了介质束缚，可以通过网络或移动通信进行信息传输，节省发票传递时间，降低发票传递风险。通过建立接口将发票信息直接导入企业业务系统，通过与发票查验（认证）平台的连接实现发票查验和认证的电子化，节省发票录入、查验（认证）时间。同时，结合电子账单和电子签章的使用，使报账无纸化成为可能。将报账全流程纳入业务系统，各节点人员可实时查看报账过程，报账进度一目了然。业务系统与财务系统实现对接，业务系统审批后的账单和发票信息能够实时传输至财务系统，实现自动记账，同时电子会计凭证能够自动归档，打破信息壁垒和数据孤岛，打通税务—业务—财务系统，实现一体化管理。将财务人员从传统的记账、核算等重复性大、附加值较低的工作中解脱出来。

（二）不适应企业现行会计制度和工作流程

当前，我国电子发票尚处于初级发展阶段，在各行业、各省市的试点进度不同，企业收取的发票既有纸质发票又有电子发票。而企业目前的会计制度和工作流程都是基于纸质发票制定的，不适用于电子发票。

此外，国家不断出台有关电子发票和电子会计凭证的新政策，如果企业不能及时研究并紧跟政策的规定，很可能使得企业相关规章制度和管理办法不符合国家政策要求，加大企业财务风险。

（三）可能产生舞弊风险和数据安全性风险

传统纸质发票的真实性可以通过发票的物理性质和相关防伪技术进行辨别，而电子发票容易通过图片处理技术进行伪造或重复报销，通过肉眼很难辨别其真实性。在实务中，开票方开具电子发票后往往通过扫描件形式发送给受票方，受票方再将电子发票打印出来作为报账依据，电子发票的流转和归档游离于系统之外，不但没有达到节约成本的目的，而且增加了重复打印、篡改后打印的重复报销风险，容易滋生舞弊。

电子发票在企业各系统中的流转以及电子发票的获取、传输和保存都依赖网络，如果企业网络安全出现漏洞，就会给不法分子以可乘之机，不法分子可以非法获取和篡改发票信息，甚至通过发票植入病毒，导致企业信息泄露，严重的甚至可能导致企业内系统瘫痪，产生数据安全性风险。

三、企业在财务管理中应用电子发票的策略

（一）制度先行，规范电子发票的使用

企业应密切关注并研究国家有关电子发票管理的新政策和新制度，结合企业实际情况制定符合国家要求和企业管理要求的规章制度和管理办法。在当前电子发票尚未全面推行的情况下，传统纸质发票和电子发票双轨并行，企业应建立满足发票双轨并行的会计制度，重新梳理和制定企业会计规章制度和工作流程，使电子发票的获取、审核审批、支付等有章可循，使电子发票的处理过程做到职责分明，降低因制度不全带来的财务风险。

（二）系统支持，打造税务—业务—财务无纸化信息系统

随着信息技术的不断发展，无纸化是企业信息系统未来发展的重要方向。企业应当以此为契机，基于电子发票创新信息系统，通过财务部门、业务部门和信息部门的通力合作，加快信息化建设进程。

具体而言，企业可建立税务管理系统，以此系统作为电子发票传输的连接枢纽，对外与全国统一的电子发票管理服务平台对接，对内与企业的业务系统对接，实现电子发票数据的交互传递。充分利用各接口的对接，打造电子发票线上审核、线上查验（认证）、线上支付、生成会计凭证和电子会计凭证归档的全流程信息系统，助力企业实现数字化转型，向“业、财、税”一体化、数智化方向发展。

企业应认真研究财政部、国家档案局2020年3月印发的《财政部 国家档案局关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》（财会〔2020〕6号，以下简称《通知》），制定行之有效的电子文件归档和电子档案管理规定，结合企业自身的信息技术条件，统筹推进电子档案系统建设，具体到电子会计凭证的安全存储、检索及查阅，提高电子会计凭证管理水平，确保电子会计凭证的存储和管理符合《通知》规定。

（三）加强流程管理，防止舞弊

目前，在国家税务总局全国增值税发票查验平台可以查验电子发票真伪。这一平台与企业税务管理系统对接，能够提供发票自动查验功能，同时企业税务管理系统能自动比对以往发票信息，禁止重复录入同一发票。在未来，增值税专用发票实现电子化后，企业税务管理系统与增值税专用发票认证系统的对接可以提供发票勾选认证功能。

通过流程管理将发票获取、查验（认证）功能和入账功能纳入系统内，实现“一票到底”的电子发票全生命周期流程管理，发票一次录入，即可实现税务系统查验或认证的全流程、智能化管控，从流程管理上杜绝虚假电子发票重复录入的问题。

（四）提高财务人员素质，抓住会计职能转变机遇

企业可通过组织培训、引入专业人才、举办电子发票知识技能比赛等手段增加财务人员的税务管理知识，让他们了解企业电子发票管理的有关规章制度和管理办法，增强他们的电子发票管理能力。

随着电子发票的普遍应用，财务人员应与时俱进、紧跟变化，保持职业敏感性，要对电子发票流转、审批及入账各节点的实际操作做到心中有数，应深入思考和讨论实际工作中遇到的问题，识别电子发票在企业的应用可能带来的风险，为企业制定政策和优化流程提供有效建议。

电子发票的应用弱化了财务人员传统的核算和记账职能，对财务人员的管理能力和服务决策能力提出了更高要求。在财务工作实现数字化的背景下，财务人员应抓住会计职能转变的机遇，增强自身的数据利用与分析能力，充分发挥财务管理的核心作用，为企业生产经营活动的决策提供信息依据，积极向管理性会计人才转型。

四、结语

电子发票的应用适应经济社会发展和税收现代化建设的需要。对受票方来说，电子发票能够提高财务工作效率，同时也带来了一些挑战。对此，企业应积极应对这些挑战，从制度、系统和流程等层面管理和控制电子发票，财务人员应转变思维，抓住会计职能转变的机遇。只有这样，企业才能顺应发展趋势，充分利用电子发票的优势，实现财务管理的数字化、便捷化。