卫生监督机构档案管理工作的创新探索

文/郑其武

加强对卫生监督机构的档案管理工作，是促进我国卫生健康工作的重要组成部分，做好卫生监督机构档案的收集与管理工作，是适应我国公共卫生医疗体制改革的必然要求，也是顺应当前社会经济发展的必然趋势。在此基础上，如何推动卫生监督机构的档案管理机构朝着规范化、科学化、合理化、信息化的方向发展，实现档案管理工作有序开展，保障好档案的完整性与真实性，是当前进行创新探索所要突破的重点[1]。

一、卫生监督机构档案管理的概念

作为国家、社会以及个人具有一定保存价值的内容，档案管理是各项工作的重要组成部分，它能够以各种形式进行记录与保存，是我国经济文化建设发展领域中的重要参考来源。卫生监督档案，是由国家卫生监督机构为主体，在实施具体活动过程中所产生的各种档案资料，这些资料可在未来某一时期的卫生疾病控制研究等活动中发挥出积极的参考作用。卫生监督档案同其他功能性档案相比，除了具备一般性档案的共有特性外，还具有周期长、波及面广、不可重复等特点。卫生监督机构的档案管理工作与人民群众的管理工作息息相关，主要包括对卫生监督机构自身安全运行状况详细记录，如公共场所卫生、医疗卫生、放射卫生、职业卫生等卫生监督管理工作中的重要数据记录，具有真实性、全面性的特点。卫生监督档案管理工作做得越好，表明卫生监督的专业水平越高，其自身素质越好，依法行政的能力越强，才能更好地为人民群众服务[2]。

二、卫生监督机构档案管理的不足

（一）管理制度不完善

档案工作管理制度不完善，最明显的问题就是相关的档案管理工作人员对自身的职责不明确、工作流程不清、工作内容分配不合理、档案管理机构边缘化现象等。在实际档案管理工作中，由于工作人员的管理考核制度不严格，部分工作人员并没有切实履行自身工作的职责，使得卫生监督机构档案管理工作从整体上来看工作效率低下。

（二）档案管理工作复杂

随着时代的发展，档案管理工作涉及的范围越来越广泛，档案管理工作的种类繁多、数量巨大，包括对卫生行业的许可、处罚、监督等内容，复杂的档案管理工作内容，给卫生监督机构的档案管理工作带来一定的困难。从档案的收集、立档、管理到后期对档案进行查阅、审核，一旦某个环节出现错误，就会给相关的档案管理人员带来工作强度与工作压力，卫生监督机构的档案管理工作发展质量无法得到提升[3]。

（三）档案管理工作信息化利用率不高

部分地区在卫生监督机构的档案管理工作中，信息化利用率不高，主要表现为硬件设施不到位，资源共享度不高。虽然我国目前经济发展状况良好，但由于各种数据的收集与汇总工作未充分挖掘，仍有部分地区的人员使用人工操作的方式完成卫生监督机构的档案管理工作，使卫生监督机构的档案管理工作信息化程度低、利用率低。

（四）档案管理工作专业素质不高

在目前的档案管理工作中，部分档案管理工作人员对自身工作没有明确的认识，综合素质不高。首先，卫生监督机构在招聘时，对档案管理工作人员准入标准较低，专业知识不够，工作质量不高。其次，卫生监督机构的档案管理工作人员，对计算机运用能力不熟练，对信息系统不熟悉，不能够适应现代化信息技术的发展，无法根据卫生监督管理机构的发展规律，合理提升自身的知识储备。最后，由于在档案管理工作中有兼职人员，无法将精力全部放在档案管理中，造成整体工作人员对工作的热情不够，主动性有待提高。

（五）档案管理方式落后

随着时代的发展，为了最大限度地提高工作效率，要求卫生监督机构的档案管理方式必须进行变革。当前部分卫生监督机构在转变管理方式的过程中，不重视档案信息管理，无法将相关的管理方案与制度落到实处、对当前档案管理中所存在的问题无法进行有效剖析、无法将信息技术与档案管理工作相互融合，这些落后的管理方式与管理理念对卫生监督机构提升工作效率、发挥档案资源作用，都产生了阻碍作用[4]。

三、卫生监督机构档案管理的发展策略

（一）完善卫生监督机构的档案管理制度

以国家的相关管理要求为标准，制定出完善的档案管理制度，有效地将档案保护与利用起来，将对卫生监督机构的档案管理工作起到巨大的推动作用，使档案管理工作有法可依、有法必依、违法必究。如建立健全档案借阅制度、档案保管制度、档案传递制度等，加强各环节、各部门人员之间的交流。此外，为了避免工作中责任不清、原始档案丢失找不到或出错的现象发生，必须要落实责任，将具体工作分配到个人，在具体环节出现问题，就通过倒查机制，将责任具体到个人，真正做到档案工作有人抓、有人管。另外，建立完整的考核机制，对档案管理工作表现中优秀的工作人员，将其考评成绩作为评优、晋级的标准。

（二）加强卫生监督机构的档案管理意识

许多卫生监督机构的领导，认为档案管理工作的内容枯燥，不容易出成绩，所以不用特别重视卫生监督机构的档案管理工作。实际上，卫生监督机构的档案管理意识与档案管理工作的提高是密不可分的。加强卫生监督机构的档案管理意识主要从两方面入手：第一，要加大宣传力度。重点宣传档案管理的基本知识、档案管理的现实意义以及有关档案管理的法律法规。通过宣传工作，使卫生监督机构的领导以及相关工作人员提高对当前档案管理工作的认识，只有相关领导的重视程度提高，才能使员工的意识加强；第二，转变宣传方式，使宣传方式朝着多样化的方向发展，充分利用媒体的传播力量，如互联网、电视等，对管理工作进行宣传，使档案管理意识深入到每一位员工中去[5]。

（三）提高卫生监督机构的档案管理信息化水平

信息技术的运用，使每个行业都发生着改变，成为了促进社会发展的加速器。档案管理工作要顺应时代的发展，必须要提高自身的信息化水平，为提高卫生监督机构的档案管理信息化水平：首先，相关的卫生行政监督管理部门和地方政府财务部门，要不断加大资金投入力度，将硬件与软件设施进行升级，购入先进的现代化设备，如配备先进的电脑设备，打造高速的、安全的网络通道；其次，卫生监督机构还在技术上给予更多的支持，推动卫生监督机构的档案工作从手工操作转向信息化发展。总之，不断加大资金和技术上的投入，对提高卫生监督机构的档案管理信息化水平能够起到积极的作用，是提高工作效率与工作质量的关键一步。

（四）提高卫生监督机构的档案管理人员综合素质

目前我国卫生监督机构的档案管理人员的综合素质与档案管理工作的质量密切相关，目前大部分的档案管理人员的专业素质偏低，这已成为了提高卫生监督机构的档案管理工作质量的一大阻碍。首先，必须要加强工作人员的专业技能水平，开展综合素质的培训，并根据实际的学习情况对档案管理人员进行考核，督促其不断提高自身的专业技能。比如，与相关单位开展经验交流学习活动，让档案工作管理人员走出自家办公室，与其他单位相互学习，将新的管理办法带回本单位。其次，加强对工作人员责任意识的培养，转变传统的工作思想，树立责任意识，提高安全意识。重视对管理人员创新意识的培养，为提高卫生监督机构的档案管理工作出谋划策，建立一支现代化的档案管理工作队伍。

（五）加快转变卫生监督机构的档案管理方式

随着时代的发展，传统的管理方式已不适用现代管理工作的需求，卫生监督机构要转变传统的管理方式，实施外部监督工作，以适应时代的发展。专门的监督小组，它直接听命于卫生监督机构的最高领导，在工作中有其独立性，不受其他部门人员的干扰，通过对照相关的流程，能够及时地发现各个工作环节中所存在的问题以及不足，并提出相应的纠正措施。这样的管理方式，将大大降低卫生监督机构的失误事件，最大限度地保障档案的完整性、真实性。

四、结语

如果认识不到卫生监督机构的档案管理工作创新发展的重要性，在信息技术的冲击下，卫生监督机构的档案管理工作的质量和工作效率就得不到提高。因此，卫生监督机构的档案管理工作必须要不断改革与创新。这是一项长期的工作，同时又是一项必须进行的任务。对档案管理工作管理制度进行完善，做好档案管理工作信息化基础建设，重视对于档案管理工作人员综合素质的培养，加快转变卫生监督机构的档案管理方式，这些对于推动卫生监督机构的档案管理工作都有着重要的作用，能够使档案的价值得到充分的利用和发挥，促使卫生监督机构的档案管理工作朝着科学化、现代化的方向稳步发展。