人才市场人事档案管理存在问题及对策研究

文/郑美燕

人事档案是各类人次在社会实践活动中形成的各类原始记录，是人才德、勤、能、绩等方面综合体现，是用人单位发现人才、培养人才、使用人才和管理人才的重要依据。人才市场作为社会公益性服务机构，承担着流动人口人事档案管理的重要职责，加强人才市场人事档案管理，推进人力资源服务领域管理创新，将人事档案融入国家“互联网+”行动计划，为我国人才管理、培养、使用和信息聚合、服务供给提供基础数据，是人才市场提供专业化、多样化、精细化服务的关键[1]。但随着我国社会经济发展，人才跨区域流动日益频繁，人才市场人事档案管理面临严峻挑战，弃档、死档问题突出，人事档案利用效能低，人事档案信息化水平低，阻碍了人才市场人事档案管理发展与服务创新。

一、人才市场人事档案管理面临的问题分析

（一）弃档、死档问题突出

人事档案在人们的工作、生活中扮演着举足轻重的作用，是招工考干、入学进修、加入党团、考核提拔、职称评定、退休离任等重要资料。改革开放以来，由于我国人事制度改革和社会治理方式的转变，“单位人”演变为“社会人”，加之市场经济在人才配置的中的作用凸显，民营企业、外资企业对人事档案重视程度不足，导致原本举足轻重的人事档案成为人才流动的“负担”[2]。同时，流动人员本身存档意识不强也是造成弃档、死档的重要原因，民营企业、外资企业在人才招聘、使用过程中，通过个人简历、职业测验、面试等确定人才招聘目标，造成流动人员产生人事档案不重要的错误认识，进而引发弃档、死档等问题。根据调查研究，2014年，安徽省安庆市人才交流服务中心档案总数18360份，其中，弃档、死档总数占比逾50%。2015年，国家统计局公布数据，我国流动人口总量为2.47亿人[3]，虽未公布全国弃档、死档统计数据，但人才市场人事档案管理弃档、死档问题不容乐观。

（二）“坐店等客”，服务效能不足

根据《关于加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》要求，流动人员人事档案由县级人才市场保管，并强调人才市场人事档案管理应建立流动人员人事档案定期统计分析、信息报送制度，探索建设诚信档案、业绩档案等，充分发挥人事档案在人才招聘、使用等方面的参考作用。结合人才市场人事档案管理现状来看，人事档案管理中重接收、轻开发利用的问题凸显，人才市场大多将接收的人事档案分类归档，并未对人事档案内容进行系统性整理，包括受教育状况、职称情况、工作履历、奖惩等内容，提供服务限于人事档案接收、转递、归档、出具证明、查阅等服务，人才市场“主动出击”意识薄弱，“坐店等客”，导致人事档案价值未能得到深入挖掘和利用。

（三）人事档案信息化水平低

根据《“互联网+人社”2020行动计划》，要求人社部门通过信息共享、信息汇聚和信息挖掘，实现精准识别能力、需求感知能力、信用评价能力提升，实现人社服务对象精准识别、精准对接，构建协同服务平台、引导服务平台。但从人才市场人事档案管理现状来看，由于人事档案信息化系统建设投入不足，人事档案自动化扫描设备、录入设备不足，导致人事档案管理仍以纸质化管理为主，加之人事档案规模大，严重阻碍了人才市场人事档案管理和利用效能。

二、人才市场人事档案管理对策研究

针对新时期人才市场人事档案管理中暴露出的问题，结合人社部相关政策要求，针推性提出建议措施。

（一）强调人事档案国家归属，促进人事档案应收尽收

近年来，随着弃档、死档、虚假档案、档案克隆等问题频发，引发用人单位、社会组织对人事档案管理制度产生不信任感。根据调查数据显示，我国人事档案管理制度信任程度不断下降，而民众对档案管理制度信任感下降进一步加剧了弃档、死档问题，而问题产生的原因关键在于民众对档案归属存在认知偏差，错误认为个人档案属于个人，可由个人保管和处置。针对弃档、死档等问题，结合人才市场人事档案管理现状，应从以下方面着手加以改善：（1）明确人事档案国家所有。现行人事档案管理相关制度政策均明确禁止个人保管，但未明确人事档案归属，导致流动人员归档意识不强。通过明确人事档案归国家所有，根据《物权法》规定“国家所有财产受法律保护，禁止任何单位、个人侵占、截留和破坏”[4]。通过将人事档案管理纳入《物权法》保护范围，并通过传统媒体、新媒体、企事业单位宣传等渠道加强宣传普及，以国家信用背书，以法律形式加强对弃档、死档、虚假档案、克隆档案的威慑力，能够增强流动人员归档意识，减少和遏止弃档、死档现象蔓延；（2）对接档案形成单位，积极补充档案材料。民营企业、外资企业作为市场经济体制下重要经济主体，由于此类单位无档案管理资质，且档案补充动力不足，甚至另建一套档案，导致人才市场人事档案长期缺乏更新，难以真正发挥人事档案价值。用人单位人事部门应尽到提供材料、完善档案的责任与义务，并于每年年底将年度考核表、学习培训资料、工资晋升表、职称、评先等有效资料及时送呈人才市场归档，坚决杜绝人事档案管理弄虚作假现象，严禁一人多套档案问题，切维护人事档案的严肃性与真实性。人才市场作为人事档案管理机构，应根据区域内企业类型和分布情况，加强人事档案归档补充材料宣讲工作，明确企事业单位人事档案补充更新责任，要求企事业单位、社会组织人事部门定期报送人事档案信息资料，保证人事档案资料完整性、全面性。

（二）多措并举，主动服务

根据人社部《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》要求，人才市场应基于人事档案管理为服务对象提供专业化、精准化服务。针对人才市场“坐店等客”的管理模式，人才市场应围绕服务区域经济发展和政务服务提供专业化服务。（1）加强高校毕业生就业服务工作。根据《高校毕业生“三支一扶”计划》要求，做好高校毕业生就业日常服务工作，主动对接高校、用人单位落实人事档案转寄、党团关系转接等工作；（2）回国留学人员资格认定与服务。针对回国留学人员，人才市场应加强人事档案中境外学历学位认证材料受理、初审和申报，并对接区域企事业单位专业人才需求，为归国留学人才提供专业就业服务和创业服务；（3）提供政务“一站式”窗口服务。根据服务型政府“一站式服务”建设要求，人才市场可通过开设服务窗口，实现人事档案一站式服务，解决人事档案管理“最后一公里”问题；（4）立足于服务区域经济，承担区域内领军人才、专业技术人员、非公企业人才公共服务，建立人才储备库，为区域人才使用、培养、招聘提供专业化服务，弥补市场需求与人才就业信息不对称问题；（5）建设人才诚信信息系统。人才信用信息核实依赖于人事档案信息的准确性、全面性，企事业单位、社会组织在人才招聘、培养、使用、晋升等环节对人才信用信息需求迫切，个人伪造档案信息造成用人单位经济损失的案例并不鲜见，甚至造成恶劣的社会影响。人才市场可应根据人才档案信息和其他多源信息建立人才诚信信息系统，承担人才信用信息核实工作，向用人单位提供专业化、全面化人才信用信息记录，为用人单位招聘人才、使用人才、培养人才提供精准化服务。

（三）加强人事档案信息系统建设，驱动人事档案管理创新应用

新时期背景下，信息技术能够实现人事档案管理的智能化、智慧化，为人才政策制定、人才供需对接、人才评测提供智能化服务。根据人社部《“互联网+人社”2020行动计划的通知》，新时代人社管理应加强人力资源与社会保障工作与互联网融合创新、模式创新、技术创新，引领人社服务业务创新、服务方式变革，构建“互联网+人社”新模式。结合人社部要求，人才市场应加大信息建设投入，根据省、市人事档案管理系统建设标准，加快专业人事档案信息系统建设，为人事档案信息化管理、人事档案信息共享、数据向上集中提供基础支撑。在人事档案信息应用方面，人才市场应积极对接政府治理需求、人才供需需求、人才评测需求，为政府治理、民生就业提供专业化服务。（1）政府治理方面。根据区域人事档案基本信息、劳动关系、社保信息和公安、工商、教育等多源信息，生成区域人才就业、人才流动大数据，为政府制定产业战略、人才培养规划提供数据支持；（2）保障民生就业方面。根据人事档案基本信息、资格认定、工作履历等信息，依托于信息化网络、深度强化算法，根据待业人员特点精准匹配用人单位和岗位，为待业人员和用人单位搭建平台，保障民生就业，维护区域社会稳定。

三、结语

人才资源是社会经济发展的第一资源，人事档案管理是人才资源的基础性、保障性服务。新时代背景下，人才市场人事档案管理呈现新特点、新形势、新需求、新挑战，人才市场应深入研究人事档案管理需求，主动服务、精准服务，以高质量服务促进人才交流与选用，为区域经济发展夯实坚实基础，打造人才服务“样板”。