公办与民办高职院校档案工作比较研究

文/安徽工业经济职业技术学院 陈瑾

近年来，随着国家对高等职业院校政策的改变和高等职业教育改革的不断深入，高职院校的发展呈现多元化趋势。自主招生、专业选择自由无疑增强了他们的活力，但门类众多、纷繁复杂的档案也随之不断涌现。为了使档案管理走向规范化和法制化，档案管理部门开始全面考查和综合评估高职院校的档案工作，一整套严格的档案考核体系给高职院校的档案工作带来了挑战，使其不得不从软硬件方面来提升自身的档案管理水平。民办高职院校在国家鼓励民间资本办学方针的指导下，发展势头迅猛，随之而来的却是档案数量的激增，档案管理水平的滞后。而公办高职院校多数是隶属于厅局的事业单位，其档案管理受到上级主管部门的影响颇深，行政化色彩浓重，但由于承担高等职业教育的功能，又不同于一般性质的企事业单位，档案工作体现着自身的特点。

一、公办与民办高职院校档案管理资金来源对比

公办高职院校的办学资金多数来源于政府财政拨款。一般而言，其数量和办学规模都远远超过私立学校，而且学习费用相对较低，教学设施较为完善。档案经费往往纳入学院财务预算，所以配备档案管理所需要的硬软件的资金充足；而民办高职的办学资金主要来源于社会组织或者个人，利用的是非国家财政性经费。由于维持学院稳定运转的资金量比较大，经费在没有政府的支持下相对紧张，档案管理经费一般不会纳入学院整体预算中，更不会作为必须开支的项目而存在。

二、公办与民办高职院校档案管理机制对比

公办高职院校一般行政色彩比较浓厚，受行政管理部门的制约性较强。尤其是受《中华人民共和国档案法》的影响和省档案管理部门执法检查的要求，多数院校的绩效考核和档案工作的完成情况挂钩，所以学院领导不得不重新审视和高度重视档案工作。笔者调研了所在城市的20余所公办高职院校，大多数院校的档案工作由学院主要领导直接分管，并写入学院的年度计划中，各二级单位也会明确分管档案工作的领导和责任主体，会配备专、兼职档案员，由学院综合档案室或者档案馆负责统筹协调日常档案事务。

而对于民办院校而言，根据《中华人民共和国民办教育促进法》第20条规定，民办学校应当设立学校理事会、董事会或者其他形式的决策机构并建立相应的监督机制。民办学校的举办者根据学校章程规定的权限和程序参与学校的办学和管理。民办高职院校一般是董事长领导下的校长负责制，学校的发展方向、规模、规划等由董事会决定，校长主要是执行董事会决定。由于档案管理并没有涉及事关学校发展命脉的重要指标，多数民办院校没有全职的档案管理人员，没有形成自上而下的档案管理体系，甚至个别民办高职院校的管理者把档案工作当作学院事务管理的附属品。

三、公办与民办高职院校档案人才队伍对比

随着知识经济时代的到来，档案工作要跟紧时代发展步伐，才能发挥其巨大的信息资源利用服务作用，而作为这一切的执行者——档案专业管理人员，在不同性质院校的境遇却千差万别。

公办高职院校由于工作岗位、福利待遇等相对稳定，一般会有一支比较专业的档案人才队伍，他们在档案管理工作方面不仅上手比较快，而且扎实的专业知识也使得档案工作更加规范和科学。即使一些兼职档案员的资历不够，学校也会通过定期的培训、开展档案讲座等方式，帮助他们更新档案管理知识，以便更好地为学校的档案管理工作服务。

而民办高职院校由于工资水平不高，人员流动性大，导致档案人才队伍不稳定，很难组织定期的档案业务学习。档案人员由于缺乏档案管理技能，即使设置了专、兼职档案员，对于档案的管理也是形同虚设。由于没有进行过系统的培训，对于档案工作的重要性理解不到位，致使文件收集不齐全，或者把档案管理工作归于普通资料的保管事务，仅仅只做到“保管好”、不遗失、不泄密、能应付查阅这几点，严重影响和制约了学校的档案工作进程。

四、公办与民办高职院校档案管理方式对比

公办高职院校档案规范化管理程度比较高，构建了健全的档案工作网络体系。不仅有一支稳定的档案专、兼职队伍，还制订了详细的档案管理人员岗位职责，建立了一整套完整的档案收集、整理、归档等管理制度和借阅、查询、登记等业务规范，确保了档案的统一管理、责任到人，使学院档案工作工作逐步走向科学化、制度化。

民办高职院校由于受到管理水平的制约，档案门类不健全，很多档案难以准确地分类和保管。一些高职院校尽管已经初步建立了档案管理制度，但由于缺乏约束力，执行不严格，导致档案管理不规范，收集不完整、分类不及时、数据堆积、借出和退还档案文件不符合程序等情况时有发生，严重影响了民办高职院校档案管理工作的有效开展。

五、对高职院校档案工作的对策和建议

（一）宣传到位、领导重视，是做好档案工作的组织保证。一方面，应该加大档案宣传力度，争取领导的重视，提高全员档案意识。作为文化重地的高校，应利用自身的优势，加强和开展各种形式的档案宣传教育工作，提升学院上下对档案工作的重视程度。可以利用各种会议、座谈、专题讲座等形式宣传国家《档案法》和高校有关档案工作的法律法规；可以利用校园网、广播、校园宣传栏等形式宣传常用档案小知识；还可以举办有关档案方面的教育展览；另一方面，档案人员应该围绕学校中心工作和重点工作，积极主动地开展档案信息资源的利用工作，例如做好重大活动和重要会议的档案汇编工作、做好学院档案全宗的撰写工作、做好学院大事记的编研工作等等。档案部门只有及时利用档案去解决工作中的实际问题，领导和各部门才能够认识到档案工作在学院发展中的重要作用，档案工作的地位才能得到提升。

（二）完善制度、健全体制，是做好档案工作的制度保证。高职院校应该依据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合自身实际，制订相应的规章制度，明确档案工作的程序和流程，规范化的制度会为有效管理档案提供基础。要严格依章办事，争取做到档案工作年初有计划，年终有考核；要不断建立和完善以学院主要领导为档案工作分管领导的责任制，形成二级单位负责人共同配合的档案管理体系，完善档案管理体制，加强对档案的统一领导和分级管理，构建档案工作网络的纵向体系。根据需要推动符合建馆条件的高职院校档案馆的建设，推动学院档案工作发生质的飞跃，加强对各二级单位档案的监督和指导。

（三）重视学习，引进人才，提高档案员队伍的业务素质。习近平总书记指出“人才是第一资源”。为使档案工作的重要性深入人心，民办与公办高职院校应该积极引进档案管理的专业人才，并通过让档案员参加业务培训班、继续教育等方式，提高业务水平，通过开展讲座、进行实地学习观摩等方式、拓宽档案员的视野；通过改善福利待遇，留住业务全面的档案管理员，努力构建一支融合管理型、技术型、服务型为一体的“专职档案员具体管理，兼职档案员共同配合”的档案管理网络格局，建立一支高素质的档案管理队伍，为有效开展档案管理工作提供队伍保障。

（四）建章立制，综合利用，健全档案的规范化管理。高职院校档案工作是一个集教学、文书、学生管理、基建、声像、会计等众多门类为一体的综合性档案管理体系。由于门类多样、涉及面广、管理难度比较大，公办、民办高职院校要进一步完善档案管理制度，制订符合自身的档案管理办法以及相关档案应急预案等，规范日常档案管理工作；要落实部门立卷、专人负责的档案管理模式，确保档案完整齐全，强化档案管理规范，提高档案管理质量；要按照档案工作要求，积极做好档案管理的软硬件建设，严格履行档案利用查阅登记制度，实现档案工作的规范化管理。

六、结语

近年来，随着政府对高职教育的大力扶持，高职院校档案工作的规范化、系统化管理是大势所趋。要打破传统的公办、民办不同性质院校之间档案管理理念的差异，加强交流、互取长短，建立学习的长效机制，综合利用各种资源健全自身的档案管理体系，做好档案工作，为高职院校的发展提供基础保障和智力支持。