浅析新时代档案管理的有效策略

文/重庆科创职业学院 李玲

一、当代档案管理现状

档案管理作为行政管理工作的一部分，为企业的各项规章制度的制订提供了管理和决策的参考依据，关乎着企业发展的方向。规范化、科学化的档案管理不但能促进企业运营，还能不断提升项目盈利和管理水平。随着数字化时代的到来，档案管理也逐步融入了多媒体技术。多样化技术管理，很大程度保证了档案信息的真实化、完整化、层次化，提升了管理效率。如今，诸多企业都逐步认识到档案管理的重要性，成立专属部门进行档案管理。然而，由于目前档案管理标准模糊，层次不够清晰，档案管理的作用也大多停留在传统的资料收集与保存上，档案信息不能发挥其应有的作用。总之，当今档案管理不够成熟，档案管理体系有待进一步构建和完善。以下针对档案管理现存突出问题展开相应分析。

二、档案管理存在的问题

（一）信息资源低效整合。从成效上看，档案管理存在的最大问题便是未能高效合理利用信息资源。一方面，目前企业的档案管理工作人员大多不了解档案管理的基本要求和重要作用，局限于对信息的简单收集、整理和归纳，停留在初级档案管理阶段，没有充分重视信息的分类整理和整理分析，缺乏对信息的挖掘；另一方面，档案管理虽然融入进了多媒体技术的信息整合，但部分档案管理工作人员缺乏专业信息处理技术培训，信息处理效率低下，使得档案信息时常出现错误甚至遗漏，影响档案管理水平的提高。

（二）管理模式缺乏创新。从管理模式上看，目前档案管理依然沿用传统管理模式，比如某个单位负责某个地区的分区信息整合。这样保守的管理模式容易导致档案内容相互独立且关联性不大，各档案管理部门功能独立，档案信息未能共享。另外，大多数企业经营范围很广，通常会涉猎多个领域，在众多领域资料归纳中，传统的档案管理模式工作负担重，信息杂糅且出现信息重复的情况。因此，管理模式需要创新，应切合公司运营实况，完善管理机制，做好信息资源整合，突出重点信息，确保档案管理的有效性。

（三）档案管理体系不完善。总的来说，在经济高速发展的信息化时代背景下，档案管理从运作形式、管理方式以及整体模式上都显得发力不足。为了紧跟时代的步伐、增强档案管理的有效性、提升管理效率、减少档案管理在功能上的重复内容，开展对档案管理的策略研究十分必要。目前档案管理表现出来的信息冗余、信息处理困难以及整合难度大等多方面问题，还有档案管理相关人员的心态问题，都是档案管理体制以及管理理念缺乏创新等原因所导致的。

三、档案管理的有效策略

信息在我们日常生活的方方面面中凸显着愈加重要的作用。为了提升档案管理效率，让企业的信息资源为企业创造更多收益，针对当下的管理现状和存在的不足，我们需要从档案管理的意识转变和体制、管理模式改变上入手。主要做法有如下几点：

（一）建立档案信息大数据库。为发挥档案信息的最大效益，以及便于档案资料的使用和管理，在档案数据整理中建立专属数据库、重视各单位的网络化数字信息整合就显得尤为重要。将各项数据以时间、参加人员、建设主题、突出意义等多方面为元素整合至一起，在数据库内形成内容检索。在档案内容整合中，引入“关键词”的概念，将资料中的主题信息浓缩成五个字以内的关键词。关键词可参考5W分析法对事件进行概括，比如以时间、地点、人物、为什么、怎么做为主题。充分发挥档案资料的价值，要对所有信息做好统计，满足各项查询要求，由此提升档案管理效率，发挥其有效性。

（二）重视技术防护工作。数字化档案管理与互联网信息结合紧密，所以应重视对档案管理的网络安全防护工作。比如加密技术、防火墙技术、病毒拦截技术等应用，做好互联网病毒查杀工作，及时备份、筛选，删除某些过时或者记录有误的信息。同样，计算机作为保存档案电子文件的载体，其安全检查工作也不可小觑，相关单位要为计算机硬件设施提供一定的资金补给，确保计算机的硬件水平得到提高。还需注意的是，在保护好相关信息的同时，也要及时做到数据的更新以及技术的提升。目前常用的档案管理软件有许多，比如数字虚拟技术、高微缩技术等。应综合各项技术增强档案管理的有效性。某些重要文件可设置好密码锁，防止信息泄露，除了简单的数字密码外，还可配合声音识别的智能加密技术。

（三）构建完善管理体系。档案管理因为涉及面广，涉及细节较多，所以对管理的要求也更高。随着数字化信息技术的普及，当下很多企业进入了无纸化办公，用电脑进行数据整理。因此，今后档案管理可减少专业督促人员，将档案管理内容分责给各档案管理工作人员，每个工作人员对自己负责部分的信息进行整合上传和保存，然后由专业信息管理人员统一核查、筛选。档案管理部门要发挥信息中心化的作用，以信息中心核心辐射公司所属员工，提高管理信息利用率；同时加强对中心信息的管理和加密，创新管理模式和技术，提升管理工作效率。档案管理模式向“集中统一管理”方向创新，集中编排档案信息，避免信息杂乱，提升企业信息处理效率。

（四）提升档案管理人员专业素质。档案管理人员作为影响档案管理有效性的核心要素，对于构建完善的档案管理体系发挥着至关重要的作用。因此，企业应定期开展档案管理培训活动，普及更多档案管理知识，加强理论和实践相结合的能力培训，以此提升工作人员专业素质，提高档案管理能力。以岗前培训、定期培训、培训考核等形式，提高档案管理人员综合实力。

（五）重视档案管理模式创新。管理模式创新，是为了让档案管理工作适应现代企业发展。除了思维和理念上的创新，档案管理还需要管理模式创新。创新方向主要和当下企业运营方向保持一致。快节奏的社会发展要求企业在管理上注重精练和简单。所以，档案管理的体制核心也应当符合精简。能够将繁杂的数据以某种逻辑逐一编排好，让数据形成记忆，这是有利于企业发展的档案管理效果。例如，某公司名下有几十家分店，各个分店在不同城市中都有好几个加盟商。那么在同一品牌、同一集团，就可设立一个集团化信息联合体。不同地区不同时间段都可以共享对信息的上传和审阅，让档案管理变得灵活起来，也让企业信息整合主公司下的所有子公司，达到信息及时获取的目的。当然，除了精简，机制创新还强调高效。未来档案管理要能够充分发挥科技信息管理和存储的技术，能够适应市场经济体制的改革需求，敢于打破固有思维，鼓励新思想的涌入，鼓励更多管理人才和信息技术处理人才的加入。只有创新高效，才能不被时代淘汰，跟上时代步伐，为时代创造更多价值。体制上的创新也对管理工作提出了更高的要求，除了管理工作，还包括后续的管理内容整理，尤其是对档案管理工作这样比较追求数据清晰的工作类型，档案管理在各项体制内容的整编中需要更完整地综合提升。

四、结语

综上所述，只有加强对信息数据的管理和利用，才能体现档案管理的意义。尤其是如今这个数字信息时代，各行各业都离不开数据，我们在日常生活中的一举一动也都形成了数据，因此，做好档案管理是顺应时代潮流，同样，也是为企业发展添砖加瓦。未来，针对档案管理的研究，我们还将继续深入展开，期望能提出适用于各个行业且较为完整、准确的管理模式，从而让我国社会经济体制更加稳固。