档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设模式探究

文/福建师范大学 连素清

进入信息化时代，档案信息越来越成为高校的宝贵财富，在高校发展过程中起着重要作用。但是由于一些传统观念的存在，我国高校档案信息的管理和建设还比较落后，导致长期以来档案信息资源一直没有得到有效利用。因此，有必要提高档案信息资源的信息化建设水平，在高校中更新传统的档案信息管理理念，建立健全的档案信息资源管理制度，尝试构建档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设模式，有效地利用档案信息。

一、高校档案信息资源建设概述

高校档案信息是高校一项非常重要的信息资源，指的是高校在进行教育教学、科研工作、党政管理以及高校举行的其他活动中，直接或者间接形成的对学生、高校和社会具有保存价值的各种文件材料，包括但不限于文字、图像、录音、视频等各种形式的资料。高校档案信息真实地记录着学校的发展历程，客观地反映着学校各方面的发展过程，是学校各方面工作最真实最直接的记录，是学校资源的重要组成部分。一所学校如果没有档案信息，人们对其发展历程和重大事迹就无从了解，也不利于学校的长远发展。因此，做好高校档案信息资源建设工作十分重要。

随着信息时代的到来，信息技术在人们生产和生活中发挥出日益显著的重要作用。而档案信息作为高校发展过程中重要的信息资源，对促进高校档案信息化建设有重要作用。

（一）高校档案信息化建设有利于对档案信息进行开发和利用。通过对档案信息进行信息化建设和科学高效的分类整理，能够为高校教师或其他科研人员参考和借鉴档案信息中的科研成果提供便利，由此提高档案信息资源的利用价值。

（二）高校档案信息化建设有利于促进高等教育的进一步改革和发展。近年来，随着国家教育体制改革的深入，部分高校利用教育改革来建立自身优势，以吸引优质生源报考。高校将档案资源信息化建设在一定程度上，降低了高校档案信息的管理难度，使得档案信息资源更加优化，便于为学校建设服务，也有利于适应高等教育的改革和发展。

（三）信息技术的发展为高校档案资源信息化建设提供了便利条件。如今高校中，教师和学生对于信息资源的需求不断增加，给学校的档案信息管理工作带来了不小的挑战。而信息技术的迅速发展为高校进行档案资源信息化建设提供了便利的条件和保障。

二、当前高校档案信息资源管理中存在的问题

（一）对于档案信息资源的管理工作不够重视。随着近年来高校档案事业的发展，档案信息对高校发展的重要作用开始表现出来。由于档案信息相较于图书馆资源所特有的保密属性，在我国高校中一直不如图书馆资源使用灵活。正是由于这种对档案信息的传统观念的存在，很多高校的领导者和管理者缺乏对学校内部档案信息管理工作的重视，没有能够充分认识到档案信息对于高校发展的重要作用，对档案信息资源的利用仅仅停留在满足校内部分单位或者教师的需求上，未能最大程度地发挥高校档案信息的利用价值。

（二）档案信息资源相关管理制度不够完善。由于很多高校档案意识比较淡薄，对于校内的档案信息管理工作不够重视，再加上学校对于档案信息管理工作的资金和人力投入不足，很多高校的档案信息资源管理制度仍然比较传统，并不完善。例如，对于档案信息的收藏形式比较单一。目前，很多高校的档案信息大部分都是纸质版资料，其他收藏资料的形式比如图像、录音、视频等形式相对来说并不多见。另外，高校对于档案信息缺乏高效的分类整理。档案信息内容丰富，高校中档案信息更是包含众多内容，比如教学档案、教师人事档案、学生档案、科研档案等，很多高校目前都缺乏一套分类明确、层次分明的档案信息管理体系，严重影响了对于档案信息的使用。同时，由于档案信息内容丰富，不同内容的重要程度即使用价值也不一样。高校很少能够做到根据档案信息价值的高低而分开收藏，这样不仅为明晰的档案管理增加困难，还影响了对高价值档案信息的有效利用。

（三）对于档案信息资源使用方式比较单一。档案信息作为高校重要的信息资源，高效的使用方式是发挥档案信息最大价值的有效手段。目前高校对于档案信息的使用主要存在以下问题：1.缺乏与其他资源的联合使用。档案馆和图书馆作为高校内部两大信息中心，储存着高校绝大部分信息资源。但是在大多数高校中，两者都是分别独立的存在，缺乏信息共享和联合，这就降低了档案信息的使用效率。2.由于传统观念的影响，相对于图书馆资源的建设，大多数高校中档案信息的信息化建设还比较落后。大部分高校的图书馆都建有官方网站，供学校教师和学生使用。而档案馆建有网站的高校却比较少，信息化水平低限制了教师和学生对于档案信息的利用，一定程度上造成了档案信息资源的浪费。

（四）档案信息管理工作人员专业素质不高。近年来，大部分高校存在着扩招现象，学生数量的增加使得高校档案信息管理工作量也相应加大。无论是档案信息的数量还是难度都给管理工作带来了很大的挑战。但是由于一些高校对档案信息管理工作的不重视，对档案信息管理工作的资金和人才投入较少，加上档案信息管理工作本身人才流动性小的特点，使得目前高校档案管理部门的工作人员较为固定，并且普遍存在年龄较大、女性较多、专业素质不高等问题导致高校档案信息管理工作面临更大的挑战。

三、档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设模式研究

资源嵌入式整合建设就是将原本独立但有一定共同特点和属性的内容，按照一定的模式和原则整合到一起，形成一个新的资源结构。经过整合之后的信息资源结构更加合理，使用起来更加便利，能够使得信息资源被使用者更高效地利用，提高信息资源的使用价值。在信息时代背景下，通过档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设模式的建立，可以起到“1+1>2”的效果，同时有效解决高校档案信息管理工作中存在的问题，提高档案信息资源的信息化建设水平。在建设档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设模式的过程中，具体措施如下：

（一）要重视高校内部的档案信息管理工作。档案信息作为学校信息资源的重要组成部分，与图书馆一样可以为教师和学生提供信息服务，同时也能够为社会和校外人士了解学校的发展提供便捷的途径，有利于提高学校的影响力。在国家政策的支持下，学校的领导者和管理者要从思想上认知上转变传统的理念，认识到在信息化背景下，档案信息资源的重要作用。要在资金方面和人才方面加大投入力度，改进以往的档案信息管理工作，提高档案信息资源的信息化建设，以便于更好地为教师和学生提供信息服务。

（二）建立完善的档案信息资源管理制度。健全完善的档案信息资源管理制度是提供高校档案信息管理水平和高校利用档案信息资源的重要制度保障。一方面，高校可以借鉴其他高校和单位管理档案信息的制度方法，结合自己的实际情况，建立完善的档案信息资源管理制度；另一方面，为了更加具有针对性和应用性，可以借鉴本校图书馆管理信息资源的制度方法，这样不仅可以完善档案信息资源管理制度，也有助于促进档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设模式的构建。

（三）提高档案信息管理工作人员的职业素质。档案信息管理工作人员的职业素质和专业水平，是提高档案信息服务水平和增加档案信息管理灵活性，从而提高档案信息利用价值的有效手段。随着档案信息与图书馆信息资源嵌入式整合建设模式的构建，信息管理中难度的加大对于管理工作人员的专业素质提出了更高的要求，再加上信息管理要为教师和学生提供便利服务的最终目的，档案信息管理工作需要更多具备档案学知识、图书管理知识、信息技术知识以及良好的沟通协调能力等的综合性人才。所以提高档案信息管理工作人员的职业素质十分重要。高校一方面可以积极引进高素质的综合性人才，另一方面也可以对现有的工作人员进行培训，提高其职业素质。

四、结语

档案信息作为一所高校发展历程的记录者，在某种程度上不仅仅是高校资源的重要组成部分，更是人类和社会资源的重要内容。在信息化时代，做好档案管理的信息化建设，提高档案信息的管理水平尤为重要。我们应该认识到档案信息对于高校和社会的重要作用，积极通过各种先进的现代化技术，增加档案信息的生命力，使其发挥出重要作用。