地质科技档案信息化管理路径研究

文/中陕核工业集团二一一大队有限公司 贺娟玲

新时代办公体系下，企业对档案运用的方式发生了改变，仅仅提供纸质档案很难满足企业应用需求，因此，企业应对地质科技档案进行信息化管理。从目前地质科技档案信息化管理来看，其面临着诸多问题，导致地质科技档案信息化管理出现了严重的阻碍。企业应立足于信息化发展，积极构建档案信息化管理模式，为满足新时代地质科技工作需求提供保障支持。

一、地质科技档案信息化管理内容分析

（一）档案管理逐渐向信息网络化、服务网络化过渡。新时代背景下，地质科技档案信息管理将由传统的档案管理向信息化管理过渡。在这种情况下，地质科技档案管理的内容将会发生较大的变化。对于档案管理而言，地质科技档案的价值并不是收藏，是为了工作所用。在传统的档案管理模式下，申请档案程序复杂、限制因素多，这就致使档案利用效率不高。而新时期的地质科技档案管理逐渐向信息化过渡，这对摆脱传统档案使用限制具有重要的作用。

（二）借助网络来实现自动化检索。在长期的工作积累下，地质科技档案日益增多，想快速找到所需的档案需要设置检索工具才能实现。在传统的企业信息档案管理下，虽然也设置了检索工具，但是相对于当前计算机信息化检索而言，有明显的滞后性。当前地质科技档案信息管理应借助网络来实现自动化检索，并形成搜集、储存、利用为标准的企业信息档案管理体系。

（三）纸质档案电子化管理。传统的档案管理模式会出现纸质档案丢失情况，而且在互联网办公条件下很难进行互通，无法实现高效运用。因此，在信息化时代，地质科技档案信息化管理的主要内容是向数字化发展，即将纸质档案通过电子扫描的方式，将其转变为电子档案并进行存档，以此提高档案应用效率。

二、地质科技档案信息化管理存在的问题分析

传统的地质科技档案管理向信息化管理过渡的过程中会面临一些问题，主要包括以下几点：第一，缺乏健全的管理体系。在档案管理过程中出现借阅不规范、归档不规范、存储不规范等不良现象，这些严重干扰档案科学的应用，甚至还会出现档案丢失的现象；第二，缺乏信息化档案管理人才。地质科技档案信息化管理需要专业的计算机人才，不仅要能够熟练地使用计算机，而且还能利用计算机功能来实现档案管理。从目前企业档案信息化管理者来看，很多企业并不具备专业的信息化管理人才，加之对档案管理的工作重视不足，档案管理人员不稳定，容易出现频频更换的现象，而这对于地质科技档案管理极其不利；第三，档案信息化建设落后。随着业务的增多，档案也会越来越多，在这种情况下地质科技档案管理并不是传统档案管理模式下简单地用计算机对档案进行记录、统计，而是形成现代化办公所需要的电子档案。但是由于缺乏相应的技术支持，也缺乏与之相匹配的软件、硬件配备，导致档案管理信息化建设落后，地质科技档案信息化管理出现了形式化的现象，没有从根本上实现档案信息化管理。

三、地质科技档案信息化管理路径分析

（一）建设信息化管理系统。信息化管理不是某一个档案管理程序的信息化，而是需要立足于档案管理的各个环节，来实现档案信息化管理。对此应从以下几点来建立档案信息化管理系统：第一，地质科技档案信息化管理系统需要硬件、软件支持。一方面要保证地质科技档案管理系统满足容量需求，另一方面还要保证地质科技档案安全，避免出现管理漏洞，导致重要地质科技档案信息泄露。第二，地质科技档案信息化管理的主要目的是为了应用，因此要提高档案的利用效率。档案信息化管理系统应以实用性为主，保证使用者能够尽快获得所需档案资料，进而满足相关工作需求。第三，能够实现信息化处理功能。在地质科技档案信息不断增多的情况下，档案信息只有实现信息化处理才能实现对现有档案的有机整合，按照一定的定义、流程来形成目标处理结果，最终形成科学的信息化管理系统。

此外，当前办公中使用的办公软件较多，办公方式也日益多样化，对档案利用的需求也不同，有的需要纸质档案，有的需要电子版档案，有的需要在具体的办公软件中使用档案信息等等。因此，在这种情况下，地质科技档案信息化管理系统应具有兼容性，既能够单独使用档案满足一般性的需求，也能够针对不同的使用情况满足特殊性的需求。

（二）制定档案信息化管理准则。档案信息化管理的实现需要遵循相应的准则，按照一定的标准来完成档案信息管理工作，应制定相应的地质科技档案信息化管理细则：第一，不同企业的企业性质、经营业务、档案种类等存在明显的差异，档案管理准则应遵循自身的具体情况来建立，并形成与本行业相匹配的人员管理，以此达到提高地质科技档案信息化管理效率的目的。第二，制定档案管理流程，使档案管理工作系统化、科学化，比如严格按照纸质、电子两种方式进行地质科技档案存档。第三，地质科技档案信息化管理应具有灵活性，切勿生搬硬套，应具有扩展性，能够满足多种办公形式的应用，尤其是能够实现和不同软件的对接，保证多样化的办公需求。第四，应确定档案信息化技术管理标准，使档案管理具有信息技术支撑，形成以计算机为主体的档案信息管理体系，满足当前办公应用需求，提高档案应用效率。比如使用人员在申请档案使用之后，可以通过计算机来实现档案的查阅，而不需要通过到档案室借阅。

（三）培养专业的档案信息化管理人才。通常情况下，档案管理工作主要是进行纸质档案管理，并做好档案的收集、储存、借阅等相关工作。在这种档案管理模式下很少涉及计算机，对管理人员综合素质要求也较低，但是随着档案信息化管理模式的出现，需要配备相应的信息化管理人才。首先，要提高档案管理人员思想意识，从传统的档案管理意识中摆脱出来，用信息化管理意识武装头脑，不断提高自身工作能力，使之能够满足当前地质科技档案信息化管理需求。其次，企业应重视档案管理岗位及人才培养，对现有的档案管理人员进行信息化档案管理内容培训，并制定档案信息化考核制度来规范工作行为，为实现地质科技档案信息化管理提供保障。最后，档案信息化系统对实现档案管理信息化具有重要的作用，企业应注重系统开发人员的培养，使其能够根据企业目前档案管理现状来开发出适合地质科技档案信息管理的系统，保证所应用的软件具有稳定性、实用性特点，还能根据行业变化进行不断升级，从根本上解决企业信息化管理水平落后的局面，实现地质科技档案信息化管理水平的不断提升。

（四）提升档案信息化安全保障。档案信息化管理中应将信息安全放在重要的地位。在信息传输越来越便捷的情况下，如何实现信息安全管理并达到高效应用显得尤为重要，对此应从以下几点来构建档案信息安全屏障：第一，应对现有地质科技档案存放房间进行管控整改。对具有安全隐患的区域进行修葺，并制定严格的准入机制，从而防止无关人员进入，减少安全隐患。第二，做好计算机网络维护工作。定期对网络环境进行监测，对网络存在的漏洞及时修复，并应用专业的安全防护系统，防止黑客侵入破坏档案管理系统。第三，规范档案存储介质及存放设备。严格按照规范进行存储存放，严防地质科技档案在存放过程中出现损坏，从而造成重要资料的丢失，为今后的工作带来不便和不必要损失。第四，设置信息化档案查阅权限。并不是企业任何人员都能随意使用档案，只有一些特定岗位才能使用，同时需要设置身份信息，如果其他人员查看档案，需要提交申请才能开放使用，以此减少地质科技档案信息的流通范围，降低地质科技档案信息安全隐患的发生。

四、结语

目前，地质科技档案信息化管理面临着信息化专业人员缺乏、信息化管理机制不完善、没有形成健全的档案信息管理系统等问题。因此，应立足于地质科技档案管理情况来制定符合地质科技档案信息化管理系统要求的准则，培养专业的档案信息化人才，并构建安全的档案信息化管理机制，形成科学、系统的地质科技档案信息化管理体系，为实现地质科技档案信息化管理提供有利条件。