智慧城市背景下档案信息化建设的实践及思考——以上海科技馆档案信息化项目为例

文/上海科技馆 徐杨

2009年，我国首次引入“智慧城市”概念并将其列为国家第五大新兴战略产业。近年来，在各级政府的高度重视以及科学的顶层设计引领下，在“大数据”“互联网+”“人工智能”等新兴科学技术的强力支持下，智慧城市建设取得显著成效，催生了大规模的新业态，为转变经济发展方式、实现产业结构优化升级、推动城市高质量一体化发展提供了有力支撑。就档案领域而言，智慧城市的建设与发展为档案行业变革提供了重大机遇，既对档案工作提出了更高的要求，同时也创新了档案行业的工作理念和发展路径。

一、上海科技馆档案管理概述

上海科技馆成立于2001年，是上海市政府为提高城市综合竞争力和市民科学文化素质而投资兴建的重大社会文化项目，主要从事科技、自然、天文相关领域的科学研究、科普教育、收藏保护、合作交流及相关社会服务，是目前国内唯一拥有科技馆、自然博物馆和天文馆三座大型场馆的综合性科学技术博物馆集群，也是全国唯一同时获评国家一级博物馆、国家5A级旅游景区、全国首批研学旅游示范基地、全国文化与科技融合示范基地（单体类十强）称号的科普场馆。连续五次荣获全国文明单位称号，连续五年被评为全球最受欢迎的20家博物馆、最高位列第六名。作为上海市最重要的科普教育基地，上海科技馆正逐步迈向智慧科技馆的发展历程。

上海科技馆档案管理涉及馆内各项工作内容，主要涵盖文书档案、基建工程档案、展项工程档案、科技档案、项目档案、声像档案、财务档案等。档案室既要做好各类档案和有关资料的收集、分类、整理、鉴定、统计和保管，还要做好档案的提供利用工作。自2001年开馆，二十年一直沿用手工装订、电脑单机记录和查询的传统档案管理方式，各种人工操作环节导致效率低下；频繁查询档案原件使得档案保存的安全性与完整性存在较大的安全隐患；同时，容易产生重要档案资料的重复管理和利用率低等问题。

二、上海科技馆档案信息化项目成果

（一）实现馆藏档案的“档案物联网”。通过采用RFID技术为档案库房中的每一卷(件)档案粘贴可唯一识别的电子标签，就如同每位公民用于存储个人信息的“第二代身份证”，每件档案的唯一的身份信息（档号）便记录在了电子标签中，有了电子标签之后，档案的出入库、借阅、盘点等信息可以被清晰地记录和感知。不仅如此，档案有了电子标签，通过移动设备（如手持机）的非接触式读取，便可以获得任意档案的相关元数据信息，进而实时查询实体档案与数字档案，掌握馆藏档案动态，真正实现“档案物联网”，同时有利于馆藏珍贵档案的实体保护与更好利用。

（二）实现馆藏档案的动态统计和快速盘点。通过档案信息化系统不仅可以对馆藏档案库存数量、外借数量实现动态精确的统计，让管理人员做到“心中有数”，还可以帮助其实现库存档案的快速盘点，极大地提高了工作效率。利用统计功能可分别按部门、借阅起止日期、年月日不同需求进行统计，同时，亦可智能地分为“实体档案借阅”及“电子档案借阅”，方便统计不同工作需求提出的借阅数据，做到精确化统计。快速盘点功能使用RFID标签与档案系统相结合，能迅速、精确地完成日常巡检、定期库房盘点的工作，大大降低实体档案的丢失风险，提高档案管理效率。档案工作人员对档案的盘点工作、内容可以指定为固定库房、货架或档案的分类，通过RFID盘点设备可以快速准确地清查库房内的档案。盘点过程不需要打开档案盒即可完成对整盒多案卷档案的精确盘点，有效克服传统人工盘点存在的人手紧缺、繁琐耗时、错误率高等弊端，进而提升盘点的工作效率和准确率。

（三）实现档案信息化“收、存、管、用”的无缝对接。新开发建立的档案管理系统，能够实现档案数字资源收集、存储、加工、管理、利用的全过程信息化管理，并与办公系统连接；结合RFID相关应用，实现对档案原件的定位查找、档案库房盘点、巡检盘点等功能，并实现与智能密集架的联动，极大提高了档案归档、管理、利用和统计的效率。

（四）实现档案借阅利用管理的精细化与智能化。新档案管理系统不仅可以防止档案的非法利用，还可以对案卷借阅追责到人，如，这卷档案是哪个工作人员借的、什么时候借的、什么时候还的，加盖水印是否外传，统统做到心中有数。不仅如此，智能系统还能根据借阅情况，设置归还期限，系统可自动回收。对于借阅流程，借阅人只需登录档案系统，即可做到搜索内容（档案题目）、选择借阅、确认发起，随时追踪流程进度，完成审批后即可在系统查询电子档案，整个借阅管理实行全过程智能化服务，特别在新冠肺炎疫情期间，得到了馆内各部门的好评。如遇特殊情况（错误发起、保密性较强的内容），管理员有权对借阅档案进行筛选和控制借阅范围，确保借阅档案的有效性和内容的安全性。

三、智慧城市背景下档案信息化建设的展望

（一）进一步构建完善的档案管理模式和运行机制。众所周知，科学的档案管理制度是新时代档案事业规范有序发展的重要保证。伴随着智慧城市的不断发展与日益完善，智慧档案馆建设与档案智慧服务体系的构建也逐渐成为档案专业领域重要的研究课题，其发展离不开完善的档案管理模式和运行机制的支撑。档案智慧服务体系的构建是信息化产业与档案深度融合的结果，在提供档案借阅、档案资源开放共享等基础服务的同时，还能提供基于馆藏档案资源、用户服务数据等深度挖掘分析的精准需求推荐服务、知识图谱服务、虚拟泛在空间服务、用户实时反馈等服务。作为“三馆合一”集群化发展的上海科技馆档案室而言，既要保障好属地内部门间档案信息资源的充分交流与沟通，也要为属地间档案信息资源的交流共享和实时传递提供便利条件。如何确保事业单位档案室建设的智慧化发展，如何提升档案资源管理及利用的专业化、高效化、便捷化，是当前提升事业单位档案工作水平的迫切需要。因此，档案工作人员应密切关注我国法律法规尤其是档案相关法规制度，紧密结合本单位的实际情况，制定合适的档案管理模式和运行机制，进而指导档案工作的规范化开展，确保事业单位档案智慧化建设的稳步推进。

（二）进一步加强档案多元业务人才梯队的建设。习近平总书记曾指出：“档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。在全面建设小康社会进程中，档案工作显得越来越重要。”伴随中国特色社会主义新时代的发展，档案管理呈现出变化多端的姿态，也焕发出更加蓬勃的生命力。同时，随着档案事业的进步，各种新理念、新业务、新要求如雨后春笋般涌现，档案工作者的创新管理、扎实理论、能力提升和使命担当都将会成为新时代档案管理的重要支撑，因此，在事业单位档案室人员紧缺的现实状况下，强化档案管理多元化业务人才梯队的建设，是破解当前档案管理瓶颈、提升档案管理水平的有力举措。档案馆工作人员及各部门档案兼职员必须具备较强的责任意识、服务意识、业务能力及信息化能力。要引导档案兼职员队伍树立“档案管理也能出效益”的理念，构建以“竞争、激励”为核心的文化氛围；要加强档案专业人才培养，提供最新法规制度、理论知识、操作技术培训，切实提高档案管理队伍的综合业务技能；要高度重视档案工作，提高档案管理人员的工作地位，增强档案工作人员及整个单位对档案工作的认同感，培养一批爱岗敬业、综合发展的高素质人才，推动档案工作朝着更加规范、更加科学的目标共同迈进。

（三）进一步加快推进档案信息资源编研和共享利用。档案服务作为档案管理部门的重要职能之一，实现档案智慧服务转型升级，既是适应智慧时代政府或本单位管理决策部门科学合理决策的重要保障，同时也是为社会公众提供更具多元化、个性化及智慧化的档案信息资源服务的重要支撑。智慧档案馆建设为档案信息资源的综合性开发利用提供了更科学、更便捷的条件，使跨越时空界限的开发与利用成为现实。档案编研是档案信息资源开发利用的重要方面，对保存和提高档案资源的价值起着难以估量的作用。档案信息资源编研及共享利用是档案价值发挥从量变到质变的过程，档案信息资源作为可重复利用资源，具有“取之不尽，用之不竭”的特性，只有不断地对其进行“深加工”，由档案管理人员结合本单位事业发展及档案工作实际，对档案信息资源进行由此及彼甚至由表及里的深入研究，把档案编研作为档案信息资源开发利用的主攻方向，提高编研质量，得出规律性结论，预测发展方向，才能最大限度地发挥档案资源的增值效应，才能更高效准确地为管理者的科学决策服务，才能使档案信息资源走向社会，服务大众。

四、结语

综上所述，档案信息化建设是顺应智慧城市与服务型机关建设发展趋势的必然选择，为全面提升事业单位档案管理与服务能级，必须紧扣新时代发展大势，借力科技领域最新研究成果，推动体制机制创新，激活单位内部档案工作人员内生动力，档案工作将取得更大的进步，迎来更加美好的明天。