浅析信息化大背景下的医院档案利用

文/济宁医学院附属医院 王爱丽

随着信息化时代的日益发展，特别是云计算、大数据等数字媒介的发展与普及，社会各行各业面临着巨大的发展机遇和挑战。很多大型综合医院在信息化建设方面也进行了大量的投入，建设了相对成熟完备的数字信息化档案室，以期为档案保存、职工利用和医院发展提供更多的档案服务。数字化档案室的建设和数字化档案的生成，不仅对传统档案管理工作带来巨大影响，也意味着档案利用的媒介和方式发生了重大转变。因此，作为新时代的档案管理工作者，必须尽快克服传统档案利用工作方式的不足，针对信息化时代档案利用的新特点，做好档案开发利用工作，更好地为医院领导决策和医院发展建设发挥积极的推动作用。

一、传统档案利用工作方式存在的不足

（一）档案利用方式单一。传统档案室的工作方式往往就是蹲点工作，被动等待使用者使用，档案利用方式单一固化，而且提供给借阅者或者利用者的都是相对单一的档案原件或者复印件，一般称之为简单的实体档案服务。

（二）档案利用主体受限。受职能和职责所限，医院档案室一般不对外开放，档案使用者也仅限医院内部各类工作人员。借阅者必须亲自到档案室，面对面借阅档案或者接受档案管理人员提供的各类问题的解答。社会上的其他人员无法了解和借阅医院对外公开和宣传利用的档案资料。

（三）档案利用效率较低。传统档案室的实物借阅或者复印，不仅浪费借阅人员的时间，也增加了档案管理人员的工作量。传统实物借阅或复印必须严格按照有关程序办理借阅手续。另外，同一份档案相同时间内只能提供给一人使用，不能同时提供给两个或更多的人使用。并且档案部门不能针对利用者的不同工作特点，了解利用者的需求，就像生产经营者不了解市场的需求就盲目扩大生产一样，往往导致档案资源利用率低，甚至被束之高阁，缺乏使用。

（四）档案利用过程中存在档案损毁风险。档案原件的借出，整个过程存在日常磨损、人为破坏、丢失损毁等风险，对医院来说都是严重的损失。并且传统的纸质档案维护成本高，一旦发生天灾人祸就会产生毁灭性的损失。

（五）档案编研费时费力。传统档案编研需要掌握系统详尽的档案资料，并且对大量枯燥无味的实体档案进行阅读、抄写、分析和编排，这个过程往往需要成立专人专班，耗费相当大的人力、物力、财力才能确保档案编研工作的顺利完成。不仅如此，传统档案编研还经常受到客观条件所限，很难做到面面俱到、包罗万象。

二、信息化档案室中档案利用的新特点

（一）档案利用方式多样化。档案经过数字化处理之后，经过档案部门的审核，即可通过电子档案系统、手机、医院公众号等信息媒介开展更为广泛的利用，打破了传统空间的壁垒，实现医院档案利用渠道的多元化和利用方式的多样化。

（二）档案利用主体最大化。档案管理人员可将数字化档案资料设置公开的等级、时间、范围和人群（医院领导、普通干部职工乃至病人或家属），不必被动地坐在办公室接受查阅和查询，可以主动服务，利用网络、微信、公众号等网络媒介主动向一定范围的人员推送和传播医院档案信息。

（三）档案利用服务高效率。信息化处理手段把原来传统的提供原件或复印件的方式转变为可以即时阅读的方式，有效避免了传统档案利用中由于实体档案多次使用造成的时间和劳动力的浪费现象。另外，信息化手段克服了时间和空间的局限，实现了档案资料快捷传输、便捷下载，最终保证了档案信息的及时利用与共享，确保了档案利用服务的灵活性和高效率。

（四）档案原件得以妥善保存。将传统档案资料进行数字化，能够有效保护档案原件。实现档案资料数字化，可在网络环境下查阅档案资料，开展网上检索和利用，档案原件不再经受经常性的复印、借阅甚至损毁，对原始档案资料是一种全方位的保护，更加有利于原始档案的保存。

（五）档案编研形式更加丰富。档案编研是对档案资料的处理、加工和升级，是具有创造性的工作。传统的编研形式无非就是档案汇编、文摘、年鉴、图集、专题著述等；而数字化档案却可以轻松通过数据库自动分类、自动检索、加工处理等方式实现查找、编辑和利用，使得档案编研成果图文并茂、形式多样。档案编研形式直接决定着档案最终的受众群体。基于数字和网络技术的编研成果凭借其易于普及、形式多样、新颖别致等优势，可以吸引到更广大的关注。

三、信息化背景下做好档案利用工作的举措

（一）不断完善室存档案。室存档案是做好信息化档案室和开展档案利用的重要基础，没有丰富的室存档案，一切档案工作无从谈起。医院必须进一步提高对档案归档工作的重视程度，严格按照国家和医院内部的档案管理办法，每年对应该存档的资料进行系统的收集、整理、归档，确保医院各部门、各方面具有价值的教研资料得以妥善保存，为后期开展信息化处理和档案利用工作打下坚实基础。

（二）不断提升档案管理人员的综合素质和能力。

信息化的大潮给各类工作人员都提出了新的工作要求，档案管理人员也不例外。档案管理人员除了要加强档案相关专业理论知识的学习和具备满足档案管理工作的专业素质以外，还要进一步提升信息化工作水平，提高运用信息化、新媒介管理档案、利用档案的水平和能力。医院可举办培训班或者邀请专家授课等方式，将信息化工作水平作为培训提升的重要内容，将信息化手段（网站、微信、公众号等）应用到医院档案管理工作中，发挥信息化技术在医院档案管理中的优势。

（三）不断提升档案管理的信息化水平。医院档案室的信息化建设是深度开发和利用档案资源的重要途径，所以，医院应重视数字化档案室的投入和建设，及时更新升级档案信息系统的软硬件和设备。根据工作需要，充分利用信息化手段对医院档案文本、图像、视频等档案资源进行数字化、网络化，明确需要公开利用的等级和范围，积极做好技术保障和隐私保密。做好档案信息化的规划和设计，围绕档案资源的开发与利用，建设一套完整的档案信息共享交流服务平台，逐步实现院内外的医疗、教学、科研、管理等全方位信息的共享共用和互联互通。

（四）不断提升医院档案编研水平。对原本枯燥无味的档案资料进行档案编研，是提高档案利用率的必要手段，也是室存档案有效开发和利用的重要方式，档案编研的水平和质量直接决定着档案的利用效率。结合大多数医院的实际情况，医院的档案编研工作水平在以下两方面需加以提高：一方面，提高重视程度，增强编研力量。档案部门在医院内部并非业务部门，容易被忽视，基础设施建设和工作人员配备等都落后于医院临床科室。因此，医院需要从机构设置着手，加强人员和职能配备，完善档案专业人才队伍，为编研工作的顺利开展创造有利条件；另一方面，提高编研质量，发挥档案价值。编研人员在工作中需要遵循实用性原则，在原有基础上提高成果质量，根据档案资料的不同特点，或编研成册，集中利用；或复刻成影像资料，绘声绘色；或建设档案网站，广而告之等。通过多种多样的编研工作，面向医护、面向病患、面向社会提供档案服务，将档案室的社会功能全面激发出来。

（五）不断强化档案安全管理。确保档案信息安全和保密，是开展一切档案管理工作的前提。之前，如果要转移安保设施完备、专人看管的上千件实物档案几乎是不可能实现的事情。而现在，利用技术手段去转移、窃取网络介质存储的信息化档案数据却并不费劲，甚至不需要接触实物档案。所以，一旦发生档案泄密事件，后果不堪设想。尽管数字化档案的开发和利用，提高了工作效率，丰富了档案利用形式，但是也大大增加了档案开发、利用和编研过程的安全风险。因此要高度重视数字化档案室的安全管理工作，建立档案信息安全容灾备份机制，档案数据实行断网保存，并进行异介质的备份。通过不断提高管理措施，严防档案信息化数据丢失、损毁和泄密事件发生，有条件的单位，鼓励开展异地容灾备份。

四、结语

综上所述，档案资源信息化是不可避免的历史趋势。面对新的时代要求，医院档案管理者必须顺应发展趋势，在信息化的大背景下做好档案室建设和档案利用工作，规避传统档案管理工作的不足，充分运用信息化手段，在确保安全和保密的基础上积极开展档案开发和利用，将丰富的医院档案原始资料完整地提供给医院管理者和广大医护人员，乃至各类社会服务对象。在做好档案开发和利用的过程中，更加全面、新颖、生动地展现医院档案资源的价值。