高校宣传部门行政事务管理效能提升策略

文/江苏省淮安市淮阴工学院 虞梦

高校宣传部门行政事务繁多，做好高校宣传部门行政事务管理工作是保障部门各项工作有序稳定开展的基础。高校宣传部门行政事务管理主要包括：协助部门领导处理各类文件，对重要文件进行分类归档；协助部门领导做好学校宣传标语、校内报刊审批工作；日常宣传工作联系与协调；面向校外新闻单位的接待服务工作；撰写各类重要文件、规章制度、会议纪要、工作信息、工作总结和计划以及重要情况的综合报告等；协调与学校有关部门及部门内部各科室的工作；做好部门承办的各类会议的会务工作；多媒体信息发布系统的维护、管理、内容制作；部门设备资产申报、日常管理、报废；财务报销管理；办公用品与备品采购与发放等；协调与管理部门勤工助学学生；部门印章、印鉴管理；部门文件收发、管理、存档等工作内容。面对如此复杂繁多的事务，需要从宏观、微观两方面细化管理要求，从制度建设、作风建设、能力建设等方面入手，积极运用大数据、云计算、“互联网+”等新一代信息技术，不断提升行政事务管理质量和水平。

一、明确目标任务，细化管理要求

行政事务管理作为其他各项工作开展的基础性、支撑性环节，如果目标不清，要求不明，一方面会导致自身管理混乱，另一方面会影响其他各项工作的正常开展，降低工作效率，因此，提升高校宣传部门行政事务管理效能，必须明确管理目标任务，细化具体管理要求，可以从宏观管理和微观管理两个层面入手。

（一）宏观管理要求。宏观管理的事务一般是调研、执行、参谋。1.调研工作。在当代社会信息化大背景下，调研工作讲究“新”“早”“快”三个原则。“新”，信息时代，互联网成为信息传递的主要媒介，在互联网传递信息快的特点影响下，调研的途径有了创新。通过网络自媒体进行的调研有着速度快、成本低、传播广的特点。“早”，信息大爆炸时代，调研必须抢占先机，提早开展，保证问题在群众中传播爆发前做好决策。“快”，现代社会生活节奏加快，做任何事都讲究效率，调研更是要把握时机，坚决抵制拖延。2.执行工作。唯一的原则就是按时、按指令执行。3.参谋工作。参谋是在调研基础上进行的，只有做好调研工作，才能做好辅助参谋。需要注意的是，参谋是辅助决策，所以切忌喧宾夺主，踏实做好本职工作，为领导提供第一手资料，辅助领导科学决策即可。

（二）微观管理要求。微观管理范畴的事务包括处理信函和文件、接打电话、日常接待、维护管理办公室环境、管理和发放办公用品、时间管理、会务安排、值班、信息的管理和保密工作以及处理各种突发事件等。处理信函可分为寄发和接收两个部分，信函的寄发一般遵循核对、签发、装封、查对、分类、登记、选择适当的邮寄方式等步骤。信函接收的步骤则一般是签收、拆封、登记、分类、记录、分发。接打电话要态度友好、口齿清晰、语言凝练、简明扼要、记录清楚、及时处理。日常接待要提前了解详细情况，制定合适的接待方案以便做好准备工作。办公室环境包括工作氛围、人际关系、人员素养等软环境和办公家具、办公设备、休闲设施等硬环境。调整软环境、优化硬环境，营造温馨和谐的办公环境，有助于工作效率的提升。办公用品的管理要建立健全办公用品购买发放登记制度，严格执行各项审批手续，准确清点数目，核实发放。要明确工作的目标和任务，制定合理的工作计划并利用时间表、电子计划表、布告板等管理工具督促计划的执行，有效地规划时间和掌控时间，以达到在最短的时间内创造最大的效益的目的。值班时应该坚守岗位，认真处理事务，做好值班记录，随时做好处理突发事件的准备，突发事件发生时务必做到随机应变，严格遵守交接班制度和请假制度。信息的管理和保密工作，从管理这方面来看要遵循及时性、针对性、真实性、安全性、制度化这些基本原则，完成信息的采集、检索、筛选、校核、编类、存储、开发、编制、传递和反馈这一系列过程。要严格遵守《保密法》规定，实行积极防范、突出重点、依法管理的方针，既确保国家秘密安全，又便于信息资源合理利用。严守保密制度和纪律，配备必要的保密设备，如保密文件柜、防盗报警系统、防火墙等。

二、加强制度建设，改进工作作风

高校宣传部门行政事务管理应坚持用制度管人，靠制度管事，以制度化确保作风的好转，并形成常态化。

（一）建立健全制度。要建立健全行政事务管理相关制度，规范岗位职责，完善工作程序，将规章制度内容细化到事务处理过程中去，促进行政事务管理制度化、标准化。建立健全行政事务管理责任体系和长效机制，明确岗位职责、工作目标、权限等，合理分工、责任到人、恪尽职守、按章办事，建设规范化服务型机关，以师生满意为工作的最高标准，主动服务、高效服务、全程服务。

（二）深化作风建设。要进一步深化作风建设，提升管理服务效能和质量，结合新形势新要求，与时俱进、开拓创新。遵循习近平总书记提出的“坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守”的“五个坚持”要求，不断增强责任感、培养大局观、提高执行力，以超强的服务意识、创新意识、合作意识和奉献精神，立足岗位，服务大局，紧密团结，协作好，风气正，人心齐，为师生员工办实事。

（三）坚持人本理念。要坚持“以人为本”，营造良好办公氛围，调动办公人员工作的积极性；办事流程透明公开，在科室醒目位置做出公开承诺，标语上墙，加大宣传力度，树立“马上就办，办就办好”的服务理念，进一步增强服务意识和争先意识；在工作中坚持原则、一丝不苟、谦虚谨慎、遵守保密纪律；热心为基层服务，主动为基层排忧解难，发挥“党员先锋岗”“党员工作站”的作用，牢固树立“窗口意识”，做到“三心”“五不”，即“热心、耐心、细心”“不推诿、不扯皮、不拖沓、不敷衍、不刁难”；接打电话谦虚客气、简洁文明，传达领导指示快速准确，处置各类事项妥善及时。

三、注重学习培训，提升综合素养

人作为社会活动的主体，具有独立思考能力和思维逻辑，其本身的素质、能力和价值取向等决定着整个社会活动的水平。在高校宣传部门行政事务处理中，人作为中心发挥着主导作用。因此，要坚持人本理念，注重学习培训，不断提高工作人员的综合素质和能力水平。

（一）提升政治素养。习近平总书记在中央党校（国家行政学院）中青年干部培训班开班式上强调，政治上的坚定、党性上的坚定都离不开理论上的坚定。高校宣传部门工作人员要认真学习党的基本知识和最新理论，深入学习贯彻党的十九大精神和习近平新时代中国特色社会主义思想，牢固树立“四个意识”，坚定“四个自信”，做到“两个维护”。政治理论学习的最终目的是指导实践，因此政治理论学习不能浮于表面，要读原著、学原文、悟原理，要往心里走，往深里走，往实里走，知行合一，学以致用。要全面系统学，及时跟进学，深入思考学，联系实际学，在常学常新中加强理论修养，在真学真信中坚定理想信念，在学思践悟中牢记初心使命，在细照笃行中不断修炼自我，在知行合一中主动担当作为。

（二）提升专业素养。习近平总书记指出：“专业素养是专业知识、专业能力、专业作风、专业精神的统一，而不仅仅是专业对口那么简单。”提升专业素养，要从知识、能力、作风、精神四个维度入手，更新知识、提升能力、改进作风、激扬精神，建设一支本领高强、作风优良、创新实干的工作队伍。要定期组织培训，按照相关文件要求，制定短期和长期教育培训计划，对培训的任务、目标等进行详细规定；根据不同岗位特点，区分层次，有针对性地安排不同的教育培训，并提出不同要求；结合工作实际，采取灵活多样的形式和途径进行教育培训，坚持理论结合实践，不断学习新知识，熟悉新领域，开拓新视野，增强本领能力。此外，学习是一种自发性行为，要鼓励行政事务管理人员树立终身学习的观念，增强自主学习的意识和能力，善于运用线上线下学习资源，不断提升专业素。

四、坚持与时俱进，推进智能管理

信息化时代，智慧校园建设正稳步推进，高校宣传部门应充分利用这一时势，加强信息化建设，为行政事务管理赋能赋智，推动办公室业务向数字化转型，实现行政事务管理减负。

高校宣传部门行政事务管理应从信息技术管理向信息技术治理转型，全面客观地看待信息技术在行政事务管理中的实际应用，应安排具备一定专业背景的工作人员与校内信息部门进行沟通与协调。与信息部门密切协作，建立以校内网为依托的智能办公体系，整合资源，简化流程，加强联系，提高效率，降低成本；积极引入大数据、云计算、“互联网+”等前沿信息技术，构建一体化管理系统，打破传统工作模式中时间、空间等限制；利用好数字化信息网络，让师生少跑腿，信息多跑路，树立“高效、务实、创新”的行政事务管理良好形象；强化网络安全管理，明确内部事务内网处理、外部事物外网处理。

值得注意的是，在行政事务管理中，人既是管理主体，也是管理客体。一方面，要注意在高校宣传部门行政事务智能管理技术运用过程中，谨防过度依赖信息技术，忽视与管理客体沟通的情况，要建立与管理客体的定期有效沟通机制，不断完善信息服务制度，确保智能应用可管可控；另一方面，要持续跟进智能管理技术应用的用户意见反馈，不断优化信息服务系统，实现行政事务管理效率最大化。

五、结语

高校宣传部门行政事务管理效能的高低对宣传部门整体工作有着重要影响。高校宣传部门行政事务管理是复杂的、系统的，在新时期面临诸多挑战和机遇的同时，要与时俱进、开拓创新，从明确目标、细化要求、制度建设、作风建设、素质提升、智能管理等方面持续发力，推进高校宣传部门行政事务管理制度化、规范化、精细化，从而不断提升行政事务管理效能。