试论县级图书馆档案管理信息化建设中存在的问题及完善对策

文/浙江省常山县图书馆 徐裕斐

县级图书馆主要面向本县人民群众提供服务，为进一步优化服务质量，需落实档案精细化管理工作，满足读者资料查询、线上阅读等需求。同时，还能提高图书馆管理效率，加快图书资料流通速度，实现资源共享。目前，县级图书馆在档案信息化管理方面的经验不足，常出现人工管理与电子管理交叉现象，导致经营管理成本增加。基于此，笔者立足档案管理现状，探究档案信息化管理建设路径，希望所得到的研究结论能为档案管理实践提供指导。

一、图书馆档案管理的内容

第一，整理与排序。围绕档案的时间、性质以及类别进行条理性管理，使其按照一定顺序摆放。第二，归档和存储。同样围绕不同种类的档案做好柜台工作，管理人员需每天检查，针对档案资源更新情况及时存储、专门保管，避免档案资料丢失。第三，档案运用。档案资料不仅是信息传递的载体，而且还记录了图书馆的运营实况和发展情况，它以文化传递者、历史见证者的双重身份存在。档案管理的最终目的，即充分利用档案，从而迎合读者多元化需求，确保档案管理价值的最大化彰显。

二、图书馆档案管理信息化建设的重要性

（一）有利于档案的便捷存储。现今，运用信息技术完成纸质信息的录入，并电子化存储、归档，这既能缩短存储时间，又能减少管理环节的人力资源投入，使管理成本大幅降低。档案管理信息化模式推广后，能够弥补纸质管理方法的不足，还能加快县级图书馆信息化进程。

（二）有利于提高工作效率。县级图书馆的文书档案资料更新速度相对缓慢，随着图书馆运营时间的延长，档案整理难度相应加大，不同程度上影响档案的运用。现今，文书档案、业务档案、用户档案、人事档案等管理方法陈旧，这无疑会影响图书馆管理决策的制定与实施，导致图书馆事业发展举步维艰。当信息化技术用于各类档案管理，能够在网络平台上快速查找档案资料，从而了解图书馆业务进展、用户群规模及细分情况、人事管理状态等，使档案资料高效利用，最终做出科学、合理的管理决策，使图书馆管理效率大幅提高。

（三）有利于图书资料共享。以往纸质档案受存储空间、阅读时间限制，意味着这类档案的流通作业率偏低，难以更好地满足读者便捷阅读需求。当信息技术用于档案管理，能够突破档案资料运用的时空局限性，使档案资料随时、随地共享，真正加快图书资料流通速度，随着图书馆资源利用率的提高，图书馆服务作用得以发挥。不仅如此，县级图书馆与省级图书馆联网，通过资源共享来吸引读者关注度，真正调动读者阅读欲望。长此以往，能够帮助读者养成良好的阅读习惯，并循序式提高读者文化素质，最终为县级图书馆发展提供推动力。

三、当前图书馆档案管理信息化建设的常见问题

（一）信息化管理意识淡薄。部分县级图书馆践行档案信息化管理理念的效果不尽如人意，是因为大多数馆员的信息化管理理念缺乏新意，所以管理模式的改动完善较小，导致信息技术流于形式，短时间内难以提高档案管理效率。一些县级图书馆长此以往，不抓住信息化机遇寻求改变，信息化管理意识淡薄。

（二）信息化管理制度陈旧。多数县级图书馆档案管理制度缺乏统一性和实用性，部分档案管理人员依据主观意愿进行档案收集、档案管理，这无疑会扰乱档案管理工作的有序性，导致信息化资源低效利用。长此以往，不利于图书馆长久、健康发展，并且档案管理效率和质量会大幅降低，因此，健全和完善信息化管理制度显得十分紧迫。

（三）数据库及基础设施不够完善。一些县级图书资料不支持信息系统录入，并且数据库容量较小、基础设施不够优化，导致城乡居民阅读体验大打折扣。如果错过档案管理信息化建设时机，那么图书馆事业发展步伐将日趋缓慢，不利于深化图书馆事业改革，最终导致精神文明社会建设效果与预期要求存在差距。

（四）档案信息化管理员数量不足。当前县级图书馆档案管理人员的专业性不强，一些馆员以兼职身份从事档案管理工作，一旦新技术进入，或者信息软件更新，这类馆员需要花费较长时间适应档案管理环节的变化，这不仅会降低信息技术利用率，还会弱化档案信息化管理质量。此外，一些图书馆为馆员提供的教育培训较少，导致馆员在档案信息化管理中遇到重重阻力，长此以往，会降低工作热情，不利于图书馆的稳健发展。

四、完善图书馆档案管理信息化建设的有效对策

（一）强化信息化管理意识。档案信息化管理效果受管理人员的思想认知、工作理念影响较大，信息化时代到来后，图书馆领导者应面向档案管理员传递信息化管理的相关内容，使其尽快适应信息化管理模式，并在正确理念的引导下参与图书馆信息化建设，从而加快图书馆转型，为读者多元化阅读提供最佳服务。当管理人员摒弃传统管理思维，将档案信息化管理思想内化于心时，就会高度重视信息技术的运用，并严格遵守信息化管理的相关规定，确保档案信息化管理优势全面发挥，从而真正优化图书馆信息化建设效果。大数据背景下，管理人员要树立大数据思想，借助大数据系统整理档案信息、利用图书资料，必将取得档案现代化管理成效。

（二）完善信息化管理制度。没有规矩不成方圆，这在县级图书馆信息化管理建设中也是如此。引入信息技术、多媒体设备后，传统管理制度的实用性遇到挑战，这为新制度运用提供了契机。需注意的是，为了确保新旧制度顺利衔接，应立足县级图书馆档案信息化管理实际，根据管理需要制定可行性制度，以便为信息化管理提供制度指导与保障，确保档案信息化管理活动有序开展。除此之外，结合县级图书馆职能，适当调整管理制度，并向优秀示范县借鉴制度改进经验，使县级图书馆档案信息化管理制度统一化、标准化，这对后续图书资料共享、档案便捷存储有着重要意义和影响。此外，图书馆馆员能够尽快适应信息化管理制度，掌握所在地区县图书馆档案管理要求，进而为档案规范化管理提供所需服务，亦是题中之意。

（三）建设数据库及基础设施。互联网时代，图书馆获得了良好的发展机遇，尤其是数据库的构建，为档案管理提供网络平台，实现了线上编码、资料录入、信息查询、档案调取、借阅统计等。全文数据库建立后，档案资料细分操作随之跟进，对于读者来说，能够有方向、有目标地查找，从而节省时间，提高流通作业效率。此外，数据库要支持资源共享，保证县级图书馆资料的丰富性，面向广大读者提供所需服务。信息数据系统引入后，必须具有操作权限的管理人员方可操作系统，完成信息获取或加密处理。同时，基于档案管理模块实现价值档案的专项管理，并以档案整合的方式实现集中化管理。县级图书馆档案管理信息化建设的又一措施，即完善基础设施，管理部门要及时与政府部门联系，申请财政支持及优惠政策，使硬件改进、软件升级等工作逐步落实，真正为城乡居民创设良好的阅读环境、丰富阅读体验。久而久之，管理人员会越发觉得档案管理信息化建设工作得心应手。

（四）培养档案管理专职人员。当信息技术与档案管理工作深度融合，县级图书馆档案管理人员的专业能力、综合素质要随之提高，以便出色胜任档案信息化管理工作，真正为图书馆信息化建设提供人才支持。首先，图书馆与高校合作，留用专业能力强的大学生，以便为档案信息化管理提供理论支撑。同时，面向社会招聘信息技术人才，以便为图书馆档案管理团队注入新鲜血液，充实县级图书馆信息技术人才力量。其次，面向档案管理人员大力培训，借助培训机会引进最新理念，并运用先进技术、信息软件，以期全面提高信息技术人员的工作能力，使其在图书馆档案管理工作中利用合作之力解决问题，探索信息技术灵活实践要点。在这一过程中，还要鼓励馆员自主学习、合作学习，在档案信息管理中交流经验、取长补短。最后，鼓励馆员外出参加相关业务学习活动，丰富业务人员知识视野，并优化馆员的知识结构。档案管理工作者在培训中收获理论知识、提高信息技术操作能力后，县级图书馆要围绕信息安全管理进行教育，以此强化馆员的安全意识，使信息技术优势全面发挥，从整体上提高档案信息化管理水平。

五、结语

综上所述，全民阅读活动开展的过程中，县级图书馆能为人民群众阅读提供专门的场所，还能通过档案信息化管理来满足读者多元化阅读需求，进而加快图书馆信息化建设步伐。为克服档案管理信息化建设阻力，县级图书馆应强化意识、完善管理制度，并建立数据库及基础设施、培养专职管理人员，推动我国图书馆事业繁荣发展，为精神文明社会构建提供推动力。