高校合同管理若干问题分析与对策探究

涂 苗

（福建艺术职业学院，福州 350100）

1 高校规范合同管理的必要性

1.1 规范合同管理是高校依法治校的重要体现

2020 年7 月15 日，《教育部关于进一步加强高等学校法治工作的意见》正式出台，就深入贯彻落实党的十九大和十九届二中、三中、四中全会精神，坚持和完善中国特色社会主义教育制度体系，推进高等学校治理体系和治理能力现代化，进一步加强高等学校法治工作，全面推进依法治教、依法办学、依法治校，提出了10 条具体意见。其中明确提出，学校应健全合同管理制度，加强对学校及下属机构对外签署合同的审查。足见规范合同管理是高校依法治校的重要内容体现。

1.2 规范合同管理是高校内部控制的重要组成部分

财政部2012 年印发了《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会〔2012〕21 号）；2015 年印发了《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会〔2015〕24 号），要求各单位根据管理工作需求，参照该指南，尽快组织部署相关工作；2017 年印发了《行政事业单位内部控制报告管理制度（试行）》（财会〔2017〕1 号），明确规定行政事业单位进行经济活动业务层面的风险评估时，应当重点关注包括合同管理情况在内的六大方面，并就内控实施方法等进行了规定。2016 年，教育部专门出台《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》，推动部属各高等学校进一步完善内部控制，提高内部管理水平，也为其他高等学校实施内部控制提供了规范参照。

1.3 规范合同管理是保障高校合法权益的重要途径

高校的合同主要是高校开展教学、科研及其他活动时，与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议［1］。合同是协议各方权利义务的直接载体，合同拟订、签订、履行、变更、解除、终止、登记归档及合同纠纷的处理等每一环节都关系着学校的切身利益。规范的合同管理可以有效降低或规避签约履约等方面的风险，确保在公平、公正、合法、合规的前提下实现校方利益最大化。

2 高校合同管理常见问题

2.1 统筹不够，多数未形成系统有效的合同管理体系

高校内部组织架构分层分类复杂，外部涉及主体较广，与师生、校外企事业单位及个人、政府部门、国（境）外组织等均有往来活动，大部分活动都需要通过签订合同落地实施，且合同权利义务关系具有多样性。因此，学校建立协调统一的合同管理体系势在必行。但笔者调研咨询部分院校合同管理工作时，了解到多数高校虽有制定校级合同管理制度，但制度内容较单一，多侧重合同签约和审批，较少体现甚至未体现签约与前期立项、采购以及后期收付款、维修维护、登记归档等环节的有效衔接，导致合同管理存在盲区、漏洞，权责不清，与之伴随的就是内控风险。

2.2 专业管理人员缺乏，存在一定的法律风险

合同管理涉及较多法律问题，而高校管理岗位人员中有法律专业背景的人员数量相对较少，加上合同管理各环节工作多为其他岗位人员兼职，使得高校现状是合同管理无专业专门的队伍，在风险管控方面缺乏专业判断、合同条款拟订时缺乏规范表述、合同履行异常时缺乏合法有效的应对措施，这势必会埋下法律纠纷隐患。加之管理人员工作量大，在合同登记归档、动态跟踪等方面精力有限，不利于准确及时识别法律风险。

2.3 制度执行不力，存在不按规范执行的情况

合同管理部门众多，流程复杂，合同管理各环节人员存在法律意识淡薄，对合同草拟、审核、签订、履行等重视不够进而把关不严等问题。部分高校在合同管理相关制度执行的过程中，存在走过场、打折扣、为签合同而签合同等现象，导致出现合同条款与项目需求不符、签约前置程序不完善、合同文本核心要素空缺、签约滞后、履约不及时以及合同台账与档案不完整等问题。

2.4 信息化水平不高，管理效能亟待提升

《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》中明确“高校应当充分运用现代科学技术手段加强内部控制，将经济活动及其内部控制流程嵌入信息系统中，并确保各重要信息系统之间的互联互通、信息共享和业务协同。以减少或消除人为操纵因素，提高办事效率和管理水平，促进信息公开和廉政建设，增强经济活动处理过程与结果的透明和公正”［2］。目前，高校合同的信息化管理往往仅包括合同线上申请、线上审批等功能，缺少合同执行、结算、变更、终止以及登记归档、履行情况跟踪等程序的信息化管理［3］，重要经济业务的信息系统未实现一体化，缺乏与收支、资产、采购等系统的连接，无法实现系统的内控风险防控，制约了学校内部治理能力的提升。

3 切实增强高校合同管理能力的若干建议

建立健全合同内部管理制度，合法合规开展合同管理工作，是事业单位内部控制建设的关键一环。高校合同管理存在的问题，本质上是内部控制建设存在的问题，高校应当足够重视并不断完善相关制度、内控流程，规避或降低内控风险。

3.1 健全合同管理相关制度

高校应当根据《中华人民共和国民法典》及内控规范要求，结合学校实际，建立健全合同内部管理制度，明确合同综合管理部门，根据合同类型分类确定归口管理部门、执行部门等；明确合同拟定、审批、用印、履行、登记归档、变更、解除以及执行情况监督、纠纷处理等环节的程序和具体要求，重点是落实职责到各相关职能部门及二级院系，并相互进行制衡，权责划分清晰；体现系统管理思维，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理、招标采购管理等相结合；重视合同履行环节，建立跟踪监督机制，切实保障学校合法权益；形成合同管理工作流程图，确保制度可操作、易掌握、能落地；明确相关责任条款，实现权利义务责任对等，强化制度威慑力［4］。

3.2 重视合同管理工作机构和队伍建设

有条件的高校可在政策法规处或学校办公室等相关部门下设合同综合管理机构或专职人员，统筹全校合同管理工作。教务、科研、后勤基建、成人教育、信息中心、人事等主要职能部门及二级院系应配备专人负责合同管理工作。鉴于合同管理专业性较强，需配备具有法律、财会、审计等专业知识的人员，在合同拟制、审核、签订、履行、变更、解除、纠纷处理等风险点存在的环节做好指导、审核把关，以保证合同管理合法合规、风险可控。同时需充分发挥学校法律顾问的作用，将合同的合法性审核、合同管理咨询指导培训、纠纷处理等纳入法律顾问服务内容并在相关内控制度中予以明确，强化合同管理专兼队伍，为学校合同管理工作规范化提供专业支持。

3.3 狠抓制度执行

制度的生命在于执行，高校在建立并完善合同管理制度的前提下，应重点抓好制度的落实，将制度的优势充分展现出来，实现内部治理效能最大化。一是应加强人员培训，增强工作人员的制度意识，详细了解制度，自觉按制度办事；二是领导干部带头做好表率，维护制度的权威性，为制度的实施创造良好的环境；三是加强制度执行监督检查，合同综合管理部门、分类归口管理部门、纪检部门、审计部门等应根据职责分工定期、不定期梳理各级各类合同，检查合同签订、审核、履行情况，及时发现问题，督促整改，落实问责查处。

3.4 深入推进信息化管理

利用信息化手段实现无纸化办公，提高管理效率已是大势所趋。当前，数字校园建设工作正如火如荼开展，高校对校园信息化工作不断加大投入，更多的高校制定了整体建设规划。但数字化校园工作重建设、轻应用的现象仍较为普遍，信息化管理真正实现系统、全面、高效仍有很长的路要走，高校合同管理信息化更是如此。建议高校在数字校园建设时，分步建立实施学校统筹、各级各类部门协同的一体化合同管理信息系统。管理系统设计应重点关注以下几方面。一是要实现与校内各类信息系统在基础数据方面的共享共用，特别是与年度预算管理、项目采购管理、财务收支管理、档案管理等模块信息互通，确保全流程无缝衔接。二是要做到基本功能全覆盖，考虑合同草拟、审核、签订、履行、变更、解除、登记归档、纠纷处理、数据统计分析等全过程管理。三是要重点考量关键风险点，合法合规设计流程。逐步建立合同模板库，提高合同草拟效率；根据内控“不相容岗位相分离”要求设计流程；在合同审批环节，明确必填信息和附件；在合同履行环节，合理设置执行部门、财务部门、审计部门、归口管理部门等的权限，实现自动跟踪催办及履行异常提醒［5］。