高校家具资产管理存在的问题研究

吴 艺

（南京大学资产管理处，南京 210000）

0 引言

近年来，随着我国经济飞速发展，高等学府的办学规模也不断扩大。随着高校校区的扩张和增设，高校各类固定资产的数量和种类持续增长，这其中就包括家具类固定资产。庞大的家具资产体系对传统的资产管理方式提出了挑战，基于新形势，如何对家具资产进行更加规范和完善的管理，使国有资产的管理更加高效，是一个值得思考的课题。文章结合笔者多年从事高校家具资产管理工作的经验，探讨了目前家具资产管理中普遍存在的共性问题，并进行分析。

1 高校家具资产管理现状和存在的问题

自2006 年财政部成立了行政单位及事业单位国有资产管理部门以来，国家不断出台各类政策和管理措施，整个资产管理向着一个全面深化的方向发展，而随着行政事业单位固定资产管理的改革，高校家具类资产管理也朝着同样的方向发展。但在工作具体实施过程中，由于受传统观念以及管理模式的影响，管理工作与理想效果仍存在一定的差距，具体表现在以下几个方面。

1.1 家具资产管理意识薄弱

家具资产较其他固定资产更容易贬值且易损坏，长期以来，高校便形成一种“重采购、轻管理”“重钱轻物”的现象，很多部门对家具资产的配置、维护、处置缺乏宏观规划，严重影响资产使用效率，自然影响家具管理效果。

1.2 管理体制不完善

目前，学校国有资产一般遵循统一领导、归口管理的原则，但基本处于分散和多头管理的模式。家具资产的购置环节根据限额不同可能涉及财务处、招标办、资产管理处等多个部门，虽然各部门各司其职，但缺乏共同管理的科学体制，各职能部门有其管理权限，即使近年来不断强化预算与管理相结合的管理方式，增加购置审批制、备案制等制度，但大部分高校的配置预算归口财务，审批备案归口资产部门，实际招采又归口招标部门或采购单位可自行分散采购，造成有的资产购置完成之后，再由资产部门最后办理审批、备案；有的虽然按照制度，先进行家具配置审批备案，但单位购置预算早已审批落实，资产部门只能进行备案，职能形同虚设。这种多头管理模式造成家具资产入口管理难的现象。

1.3 家具存量资产不够准确、信息化程度较低

家具类资产具有其自身特性，笔者对南京大学的教学房屋、车辆、通用设备、专用设备、家具等5 大类资产的数量占比和价值占比进行分析，家具资产数量占比达54%，但是价值占比只有2%，家具类资产在高校资产中的数量基数非常庞大，但是相比其他类资产价值很低。一方面，过去家具资产管理意识淡薄、管理手段落后、管理人员流动性大且配备不足等原因，造成家具类资产存量盘点困难重重，很多高校对自身家具存量资产信息不够清晰，或多或少存在“账实不符”的情况［1］；另一方面，目前很多高校虽然都采用了信息化系统对校内家具资产进行管理，但都处于刚实现网络化管理或依旧停留在单机管理方式阶段，这种资产管理信息系统缺少开放性［2］，信息往往局限于资产管理部门内部，整个信息管理系统只能独立运行和操作，各个部门的固定资产信息不公开，互相成为“信息孤岛”。

1.4 家具资产使用效率较低、资产流失现象依然存在

2017 年，教育部发布《教育部关于规范和加强直属高校国有资产管理的若干意见》，明确规定教育部直属高校固定资产最低使用年限，其中家具类资产最低使用年限为15 年。现实中，高校家具未充分发挥其使用价值，提前报废的情况并不少见。这种家具使用效率低下有无法避免的客观原因，但也存在主观管理的原因。

2 加强高校家具类资产管理的策略

针对高校家具资产管理现状及存在的问题，如何对家具资产进行更加科学、规范的管理，笔者认为可以从以下几个方面着手。

2.1 认知是行动的先导，利用从“管理”到“监管”的突破，倒逼意识的树立

首先，要加大宣传力度和指导力度，使各级领导、各部门、各单位充分认识到其重要性，摒弃过去“重钱轻管”的思想；其次，高校要制定家具资产管理制度，通过制度的规范、流程的完善，让管理人员意识到家具资产管理的责任；最后，构建监管统一、程序规范、运作高效的家具资产监管体制，敲响资产管理的“警钟”，自上而下形成家具资产管理的思想。只有思想认知转变，才能指导家具资产管理措施的落实。

2.2 对分散管理的模块进行整合，将预算管理与资产管理有机结合

分级归口管理方式对高校国有资产管理确实发挥了重要作用，但也存在科层体制职能分散、管理闭塞、多头管理下的互相推诿扯皮等副作用［3］。家具资产管理不仅仅是资产管理机构的“一言堂”，家具资产管理工作需要资产管理机构、财务部门、家具使用单位相互配合、协调才能完成。这就凸显了管理与预算相结合的重要意义，而两者结合是一个涉及多环节、多方面的综合性问题。笔者认为推进家具资产和预算管理的工作思路应特别注意以下两方面。

第一，加强财务部门和资产管理部门工作的协调。资产预算管理是一项系统工程，需要各部门之间的协调配合，尤其是资产管理部门与财务部门之间的配合，形成有效的工作机制。

第二，家具资产预算需充分考虑资产存量情况，并建立一套科学合理的评价体系。各高校资产管理情况不同，普遍是对申请预算的大额集中采购家具项目进行可行性分析论证，对于不同经费来源的日常零星家具采购则缺少论证环节。可见，高校无论是集中采购还是分散采购，家具归口管理部门都没有一个可以结合采购单位性质、人员、资产存量等因素的综合评价标准或科学指标，并对合理的采购需求进行审批。因此，将“家具配置综合考虑资产存量”这个理念转换成具体的、可测定的指标就显得很有现实意义。

2.3 利用大数据技术，采用动态管理手段，抓资产队伍建设，摸清“家底”

（1）加强家具资产管理系统动态化建设，加大资产信息监管力度。①每个家具资产涉及“单位库”“地点库”“人员库”“资产价值”等关键信息，而这些信息分散在“财务系统”“人事系统”“房屋管理系统”等不同的业务系统中，分管于财务、人事、房屋管理等不同的部门。高校需推动不同部门信息平台的对接和整合，向资产管理的开放性和实效性转变。将学校内部业务人、财、事、物全面融合连接，实现各部门业务的协同管理，以此实现高校不同数据的统一化管理及智能化分析，打破“信息孤岛”。②要实现家具资产管理系统与信息门户、办公自动化（Office Automation，OA）或移动终端等的无缝对接，构建高校一站式数字化、智慧化管理服务平台。校内资产的直接使用者能够通过信息门户、OA 系统或移动终端随时查询家具资产信息，并通过以上设备终端对其所占有资产的存放情况进行直接管理。③通过家具资产的信息化管理，及时收集高校家具资产全过程管理的基础数据，了解家具资产占有和使用情况、闲置家具资产的数量与分布情况，并加大家具资产的信息监管力度。

（2）加强家具资产管理队伍建设，提高管理队伍素质。再先进的管理手段，都离不开人的应用，“人”的因素应当首先考虑［4］。只有加大资产管理队伍的建设力度，才能从根本上提高各单位的资产管理水平。结合当前家具资产管理队伍薄弱的现状，资产管理部门应当健全管理机制，配足一级、二级家具管理专职人员，充实管理队伍；进一步加强对家具管理专职人员的专业技能培训和职业素质建设。

2.4 制定家具资产流动制度，设置家具资产使用率指标，提高家具资产的利用效率

我国第一个“公物仓”由广东省深圳市在1996 年率先运作，“公物仓”是政府为实现公共资产共用共享而搭建的平台［5］。高校对于闲置家具资产的处理，可以效仿“公物仓”模式，建立一个闲置资产的“库房”，在家具管理信息平台、校园信息门户或手机终端中，建立不同的权限级别，在确保信息安全的条件下，开放校内闲置的家具信息，满足不同权限用户的需要，以此提高家具资产的利用率。但家具类资产普遍体积较大，对于无法及时再利用的家具，周转仓库需要足够的空间，在资产配置环节，相较于新购，可根据需求优先调配“库房”中的闲置家具。申请采购的单位都希望能配置新资产，高校可以设置存量资产及报废资产的使用率指标，归口管理部门采取行政手段进行干预，力求提升闲置家具的周转率和使用率，否则使用单位只注重新购资产而无视闲置资产的再利用，家具在仓库长时间堆放致使无法再次使用，“公物仓”将失去意义，造成事倍功半。

3 结语

如何确保高校家具资产安全和完整，保证其合理配置和有效利用，是高校资产管理部门需不断探索的重要问题。文章仅涉及高校家具管理中的部分问题，对其探讨和思考也是初步的，在实际工作中还需不断去探索和完善。