完善电子病历档案管理的途径与策略

文/日照市中心医院 王允波 郑金玉

电子病历档案管理，主要是对病历档案管理模式进行创新，并且在创新过程中考虑到病历档案的重要性，以完善、安全管理为基础，确保电子病历档案共享与应用，从患者到医院导诊开始，患者个人信息及就医情况都会详细记录到管理系统中，选择“文字数据”方式管理病历档案，既方便又快捷，医护人员在各项工作环节中均可详细掌握每位患者就医情况，为各项工作的开展提供重要信息依据。同时，电子病历档案管理是医疗领域创新发展的必然趋势，利用信息技术并受信息技术的影响，提升医疗技术水平，为每位患者提供高质量的就医服务。

一、电子病历档案管理系统功能应用

（一）收集。因医院内部科室较多，各科室工作内容不同，随着医院内部各项工作的开展，会产生大量信息数据，其中病人档案管理是主要工作内容之一，传统纸质文件档案管理方式，受信息技术影响，由电子病历档案管理方式所替代。当前，在各医院内部发展中，借助信息技术构建智能化管理系统，在该系统中注重各项工作环节中信息数据收集。如：门诊、药房、住院、护理、麻醉等部门，都会及时完善电子病历信息，满足电子病历信息数据共享要求。

（二）归档。电子病历档案信息归档功能，重点考虑各科室工作内容及信息数据类别等，为使电子病历档案管理工作难度降低，还需完善电子病历档案管理工作流程，选择精细化管理方式，能够在信息技术支持下，实现电子病历档案在线归档目标，并使电子病历档案管理系统功能不断扩大，满足医院各科室工作要求。例如：当患者进入医院后，从导诊台登记信息开始，患者个人信息及就医需求存储到管理系统中，系统会将患者相关信息共享到相关部门中，患者到每个部门就医，医生都可以准确掌握患者实际情况，为患者提供针对性就医服务。同时，在各环节就医都会有新的信息数据录入管理系统中，管理系统会结合患者各阶段就医所产生的信息数据整理、归档，整个操作流程非常完善，便于管理、共享、应用等，提升电子病历管理工作效率。

（三）应用。在电子病历档案管理系统中所设置的应用功能，主要是以“角色设置”为基础，以各科室、各项工作内容为划分标准，可划分为一般用户、特殊用户、系统管理员、安全员、审计员等等多个角色。而关于电子病历档案信息数据应用，一种是在电子病历档案信息数据共享情况下，各科室可对病人电子病历档案信息数据合理应用，只具有查阅功能，不具备修改功能；另一种是在非共享情况下，还需在系统内发出申请，系统会根据各科室工作内容、申请条件等综合分析，为各科室提供相关信息数据，便于电子病历档案信息数据合理应用与科学化管理。

（四）安全。电子病历档案管理系统的安全性，是确保各科室及各项工作稳定开展与实施的基础前提，在电子病历档案管理系统设计阶段，设计人员会详细分析电子病历档案管理系统安全性影响因素，可设置防火墙或安全软件，确保电子病历档案管理系统的安全性。再加上专业化工作人员管理，设置电子病历档案管理系统应用权限，各部门及工作人员会因应用权限限制，对电子病历档案信息数据应用提出申请，才能获取相关信息数据。

（五）查询。电子病历档案信息数据查询，可从其查询方式角度分析，通常情况下，会分为两种查询方式：一种是以“名称”直接查询，如：病人名字、就医时间、就医科室等，均可在电子病历档案管理系统内查询到相关信息数据；另一种是以“内容”查询方式，获取相关信息数据。如图像、声音等。结合目前大部分医院电子病历档案管理工作情况分析，最常用的电子病历档案查询方式为“内容”查询，提高电子病历档案查询的工作效率。例如：患者在就医过程中会涉及到一些影像拍摄，以往会经过多个小时才能拿到拍摄影像，浪费大量就医时间，工作效率较低。而在信息技术影响下构建智能化管理系统，患者完成影像拍摄后，影像会被直接传输到管理系统中，医生只需要在系统内输入相关内容，就可准确获取患者影像资料，为患者提供便捷就医的同时，提高整体工作效率。

二、电子病历档案管理实施策略

（一）结合不同工作内容，合理设置管理权限。电子病历档案管理系统的构建与应用，为我国医疗领域创新发展带来巨大影响，全面提升工作效率与质量，促进医疗行业智能化、信息化发展。为使电子病历档案管理系统全面发挥出自身作用与价值，还需注重管理权限设置。首先，分析医院内部发展形势，因各科室工作内容不同，要考虑到各科室工作开展的要求，以此为基础设计管理制度。需要注意的是，各科室设置权限后，修订权限只限于科室自身工作内容，如：导诊部门，能够对患者在导诊阶段个人信息、就医信息等进行修改，但是一旦生成信息后就不能对其修改，还需工作人员做好本职工作，避免影响档案信息数据的准确性。其次，从患者就医角度分析，医院内部设置多台自动服务智能设备，患者只需要输入自身就诊卡号，就可查阅到具体就医内容，如：影像拍摄时间、就诊科室，确保患者安全就医。

（二）完善电子病历档案管理标准。电子病历档案管理标准的制定与完善，目的就是确保档案管理信息数据更准确，其中，会在管理系统内设置信息数据储存库，目的是对海量信息数据储存、管理等。结合医院电子病历档案管理工作实施要求制定完善的管理制度，各项工作都会在管理制度约束下规范实施，确保整体工作质量。例如：在电子病历传输、共享、应用等环节中最易受相关因素影响，使电子病历档案管理系统存在一定安全隐患。对此情况，还需通过管理制度明确电子病历档案管理要求，各科室及工作人员要对电子病历储存格式、传输方式、图像处理方法等统一规划，完善各项工作流程后，使各科室及工作人员规范操作，从而确保电子病历档案管理系统的安全性、稳定性，提高电子病历档案信息数据的共享率。

（三）确保电子病历档案信息数据的准确性与真实性。电子病历档案是医院管理工作的重要组成部分，此项工作开展难度较大，不单单是因为各科室工作内容与要求不同，而且还会因为各科室每天都会产生大量信息数据，在信息数据统计、管理等工作环节中增加了工作人员压力。并且在管理过程中会受各项因素影响，导致电子病历档案信息数据不完整，缺乏可靠性。对此，还需引起医院及管理部门重视，要以电子病历档案信息数据的准确性、真实性为核心，要求各科室及工作人员录入患者相关信息数据时要严谨，工作人员有较强的责任心、安全意识等，避免因人为因素影响整体工作质量，要求存入系统中的信息内容与患者实际情况完全吻合，以完善管理制度为管理基础，如果出现了人为操作失误影响，相关科室及工作人员均需承担相应责任，“奖惩分明”目的就是要求每位工作人员都充分意识到自身工作职责与义务，减少不必要的麻烦，确保电子病历档案信息数据的准确性与真实性。

（四）电子病历档案管理系统技术水平的提升。首先，要求医院对电子病历档案管理工作提高重视度，能够在建设资金方面进行合理调整，使电子病历档案管理系统建设降低难度。同时，还可引进先进技术与现代化医疗设备、智能设备等，为电子病历档案信息数据管理、信息数据安全储存等提供基础保障；其次，注重信息技术类别应用创新，不能单纯地依靠计算机技术，还需引用图像处理技术、语音信号处理技术、计算机视觉处理技术等，增强电子病历档案系统的稳定性，扩大系统功能，满足各科室档案管理工作的要求；最后，组建专业化、独立化电子病历档案管理队伍，对管理队伍中每位工作人员综合能力提出较高要求，医院定期为工作人员安排进修活动，目的是通过工作人员综合能力的增强、技术水平的提升，对电子病历档案管理系统进行创新，以全新发展理念重视电子病历档案管理系统的创新设计，满足医院长久、稳定发展要求，全面突出电子病历档案管理的经济价值与社会价值。

三、结语

为促进我国医疗领域可持续发展，还需借助信息技术改变其传统发展模式，重视电子病历档案管理，结合工作内容不同，合理设置管理权限，完善电子病历档案管理标准，约束管理人员工作的规范性，确保电子病历档案信息数据的准确性与真实性。同时，为提升电子病历档案管理系统的技术水平，需构建专业化管理队伍，为电子档案管理工作的开展与实施提供基础保障，从而提高电子档案信息数据的应用率。