新形势下疾控中心档案管理水平提升策略

文/南京市疾病预防控制中心 张宁

信息技术已经融入各行各业，并发挥出比较显著的应用效果。对于疾控档案管理来说，也必须实现信息化、数字化发展，这样才能使疾控中心跟得上时代发展要求，并为国家和社会履行好自身职责。疾控中心的档案资源是非常有价值的国家资源，记录着非常重要的疾病防控信息。由于目前疾控档案管理中存在较多问题，导致档案管理可持续发展受到阻碍。

一、疾控中心档案资源特征分析

疾控中心有着极为特殊的职能作用，其档案资源数据是非常有价值的社会型资源，从整体来看，疾控档案资源有着以下几个方面的特征表现：

（一）能够为相关领域医学研究带来素材。疾控中心档案与传统医疗领域档案有着较大不同，前者一般是记录着社会中突发的一些重大疫病，以及一些尚不完全明确的疾病，例如，艾滋病、结核病、新冠肺炎以及其他传染性疾病。将这些疾病的流行病学、临床症状等进行记录存档，能够方便在日后展开更有效的针对性医学研究，从而对于如何防控传染性疾病的传播以及相关专项研究起到重要作用。

（二）档案内容覆盖范围比较全面，影响范围比较大。疾控中心的档案涉及的内容比较多，例如，传染病预防控制、食品卫生安全、环境卫生、突发公共卫生事件处置、公共卫生领域等，这就使得档案种类和规模比较大，也给档案管理增加了难度。而且，从全局来看，由于各级疾控中心都已经实行互联网工作模式，这也使得档案资源实现了网络化传播，各级疾控中心都会将资源上传至云平台，最终实现资源信息共享。例如，2020年世界上暴发的“新冠肺炎”，借助于庞大的档案数据信息收集整理能力以及强大的资源共享平台，我国在疫情暴发初期就建立了比较好的防控体系，从目前整体效果来看，我国新冠疫情防控取得了重大阶段性胜利。

（三）档案资源有着比较突出的即时性特征。疾控中心的档案要随时进行更新，这主要是由于大部分疾控中心的工作内容都有着比较高的更新频率，甚至部分工作内容会每日更新，这就使得档案内容变化速率高。因此，为了提高档案管理能力，疾控中心的档案都属于实时管理，这样才能保证档案数据信息的及时更新完善，从而记录更为准确的疾控数据信息。

二、疾控中心档案管理存在的问题

（一）档案管理理念有待创新。从目前来看，部分疾控中心领导和档案管理人员存在管理理念落后、思想过于保守、重视度不足等问题，这样就在很大程度上限制了档案管理建设。很多疾控中心管理者将工作重心放在了疾病研究、疾病防控等方面，忽视了档案管理的重要性，档案管理相关优化长期处于缓慢建设状态。而且，还存在“重保管、轻利用”等方面的问题，信息化建设不足，相关制度不够完善，工作模式不合理，人工管理仍然占据较大比例，没有实现数字化管理，使档案管理工作实现高效开展目标的难度较大，档案管理工作水平偏低。

（二）档案管理人员能力有待提升。相比较传统形式下的档案管理工作，新形势下的档案管理工作已经发生了较大变化，对于工作人员的整体水平、素质和能力要求比较高。但是从目前来看，不少档案管理人员存在工作能力无法适应新时期相关工作要求的情况，工作理念比较传统，理论知识不够新颖，对于现代化新技术掌握不够全面。而且，部分人员存在工作效率偏低，责任意识不够高，创新能力不强，最终造成档案管理工作无法实现高效开展，制约了档案资源的利用和开发。

三、新形势下提升疾控中心档案管理质量的思路

（一）创新档案管理理念，优化管理组织结构。新形势下的疾控中心档案管理为了适应社会大环境的发展变化要求，提升自身社会职能作用以及档案管理整体水平，必须要做好档案管理理念的创新工作，这是提高档案管理质量的关键点。第一，中心及各个部门领导以及档案管理人员，都必须对档案资源重新认识，要认识到档案资源的重要性和内在价值，要明确档案资源是疾控中心履行职能作用的重要基础，从思想上建立稳固的管理意识；第二，要转变档案管理思想，从单纯的“管理档案、保管档案”的定式思维中走出来，全面落实“利用档案、开发档案”的目的和要求。不能将档案高效利用是不符合新形势下疾控中心工作和发展要求的。因此，必须强化档案的利用，深挖档案内在信息，通过大数据分析和信息化技术，将疾控档案的内在数据信息进行挖掘并加以利用，从而更好地应对重大突发公共卫生事件、流行病传播以及其他疾病的防控，提高疾控中心的职能作用；第三，疾控中心应当对档案管理组织结构进行优化改进，将档案管理工作从传统的模式下解放出来，加强档案管理各个环节的管理效果，打造功能性更强的档案管理部门。此外，疾控中心还要建立相应的审计机构，主要负责对档案管理工作的监督、评价与指导。

（二）健全档案管理制度，提升档案管理水平。“无规矩不成方圆”，所有管理工作都需要有健全的制度作为支撑，疾控中心档案管理工作同样如此。管理部门必须根据目前档案档案管理的实际内容，制定健全的档案管理制度，使档案管理工作有据可依、有理可查，真正让档案管理各项工作落实到位，并发挥出应有价值。第一，疾控中心要建立岗位责任制。档案管理工作比较复杂，涉及的内容比较多，稍有疏忽就会出现信息整理不完善，导致信息出现遗漏或者统计不完善等问题，建立岗位责任制有如下作用：一方面，可以使档案管理人员明确各自职责，确保工作目标清晰；另一方面，可以对档案管理人员起到监督作用，一旦出现档案管理方面的问题可以溯源到具体责任人，这样有助于提高管理人员的责任意识和细心程度。第二，要建立激励奖励制度和评价考核机制。对档案管理工作进行全面评估，对在工作中有突出表现或者对档案管理有着较大贡献的人员可以进行相应的物质奖励或者精神奖励，对于出现工作错误或者失误的人员，要进行相应处罚。对每个档案管理人员进行阶段性考核，考核内容既有日常工作质量，也有基本业务能力以及其他部门的评价等考量作为标准，这样做可以显著提升档案管理工作质量。第三，要构建档案资源统一管理制度。疾控档案种类比较繁杂，如果仍然采取传统分散型管理模式，就会使疾控档案工作效率偏低，无法适应新时期的疾控中心工作要求。因此，必须制定档案资源统一管理制度，通过已经构建的信息化管理平台，将档案收集、整理、存储、调阅等方面的工作全部转移至计算机系统平台中，并从中找出有价值的档案资源加以利用。各个部门都要将日常档案上传至系统中，这样有助于增强档案管理部门和其他部门与机构之间的联系。

（三）积极构建信息化管理平台，实现档案管理现代化、数字化建设。新形势下的疾控档案必须走信息化、数字化发展路线，因此应当积极构建信息化管理平台作为支撑。疾控中心要划拨专门的款项用于信息系统建设，完成硬件设施和软件系统的构建，推动疾控电子档案的全面落实与应用。所有硬件设施都应具有比较高的性能，计算机、网络系统等硬件设施以及计算机防火墙、存储系统、共享系统都要定期进行维护和更新，提升整个系统的安全性和稳定性，这是实现档案信息化管理的关键环节。针对电子档案存在的安全性问题，可以在管理平台中加设密钥系统，对所有登录系统中的人员都进行身份验证，提升疾控档案信息的安全水平。还需要建立高效的安全防护系统，主要针对外来人员的非法入侵，一旦系统识别非正常登录会立即关闭系统并发出预警。

（四）做好人才建设工作，助力疾控档案管理。传统背景下的档案管理工作覆盖面比较小，涉及的内容也不多，这对档案管理人员的素质要求比较低。新形势下，疾控中心档案管理工作已经发生了明显变化，对档案管理人员的要求更高。为了使档案管理人员可以适应目前的相关工作要求，必须做好人才培养工作，打造一支具备高素质、高水平的管理队伍。首先，要做好理论知识培训工作。使其可以更清楚地了解目前档案管理的具体工作内容，此外还需要做好信息技术培训工作，让档案管理人员能够熟练掌握信息技术和互联网技术。其次，要做好思想政治教育。疾控中心是服务于社会和人民的，具有极强的社会价值，因此，要提高档案管理人员的思想政治水平，从而在工作中牢记个人使命以及承担的重任，提升管理人员的使命感和责任意识；另外，还需要做好社会招募工作，吸引更多的优秀人才加入疾控中心大家庭中。可以采取校招和社招等方式，让优秀的毕业大学生进入档案管理工作中，优化档案管理队伍组成结构。

四、结语

新时期的疾控中心职能作用有了较大提升，社会服务能力也逐渐增强，为了使疾控中心更好地发挥出社会价值和工作能力，必须提升档案管理整体水平，这是实现疾控中心可持续发展的必经之路。相关领导要对档案管理定义有全新的认识，在思想上实现创新，构建完善的管理制度，加快信息化管理系统建设，做好人才培养和建设工作，同时，从“保管档案”思维向“利用档案”的方向转变，这样才能提高档案管理整体水平和工作效率。