新时期电子档案在档案管理中的应用探究

文/国家广播电视总局二〇二二台 张燕

对于企事业单位而言，档案管理工作属于其中一项繁琐细碎的业务，要对其投入大量的工作精力。通过引进电子信息化管理模式，采取电子档案管理方式，可以有效提高工作效率，确保档案信息的储存安全，保证查询便捷并发挥多方面的优势和作用。针对电子档案在档案管理中的应用策略进行探究分析，有极大的必要性与现实意义。

一、构建安全的网络环境

（一）注重科学采取网络安全防护措施。要针对保存好的电子档案予以实时更新备份，防止由于计算机中毒、网络安全等问题导致档案资料泄露丢失；注意强化计算机存储设施的安全性能，针对所使用的软件、硬件定期实行升级处理，做好电子档案的维护和整理工作，进而有效提高电子档案存储设施的稳定性能。除此之外，相关技术人员应当增设指纹识别技术、身份核对技术，开设计算机防火墙、及时备份文件、设置读写文件、开启闪电杀毒、数字签名等手段，以此防止其他用户非法访问电子文档，从而提升电子档案的安全性能，避免电子档案发生外泄或是被盗取。

（二）无论是企业、事业单位还是各级院校领导，都必须提高对电子档案管理的重视程度。要注重将信息化技术同档案管理工作有机结合起来，从而确保档案管理工作有序进行；与此同时，要遵循具体问题具体分析的原则，联系具体工作的实际情况展开全方位分析，将信息技术模式高效运用到档案管理工作当中，从而确保各项工作稳定有序进行。

（三）应当定期邀请该领域的专业人员召开专业知识讲座。为企事业单位所开展的档案管理工作提供专业化指导与意见，将其同当下资料情况结合起来，针对各类档案资料进行分类归档；要提高对加密设施建设的重视程度，确保重要文件和资料不会发生遗失问题。相比于纸质档案资料，经过信息化技术扫描保存好的电子档案资料，其保存寿命更长、更方便进行查询管理，能够优化管理模式，进一步提升档案管理效率；还能够有效节省人力资源，降低数据遗失泄露的几率，实现档案的高效管理。

二、注重档案规范化操作

各级企事业单位，通过科学制定电子档案操作规范，能够确保档案管理工作向着规范化趋势发展，避免在操作期间出现安全风险。

（一）完善相关规章制度。在引进、运用电子档案的过程中，应当建立并完善相关规章制度。比如常用的档案总结制度、身份识别制度、信息加密措施等，以此加强电子档案管理的规范性和安全性。

（二）健全电子档案管理机制。应当不断健全电子档案管理机制，使其朝向统一规范化趋势发展。在此过程中，要注意针对所存储档案文件予以分类、统一登记管理，从档案等级、记录、分类、存储、操作以及处理等多项流程，都必须实施规范化管理；针对每一个单元的文件存储，都应当采用相同格式处理软件予以处理，避免因为格式转换、兼容性等问题导致文档被损坏。通过采取上述方式，可以防止电子档案在管理期间发生信息资料被外泄、登记错误的问题；与此同时，还应当加强电子档案后期查询及加密的管理工作。

（三）要注重逐渐推进人事档案信息管理。在此过程中，应当坚持从实际出发，在整体计划的基础上，按照规定来设置安装计划；要重视档案管理中的全部环节，通过构建系统平台和标准化的管理模式，来达成内部自动化办公目标。要提供足够的资金，在此当中，应当设立专项资金，注重将人事档案管理信息建设作为资金预算的重要部分；要为相关电子设施提供充足的经济支持，以此确保人事档案资源数据库、网络平台安全运行。

三、科学开展数据库建设

加强电子档案数据库建设力度，是有效推动档案管理工作的重要策略。在此过程中，依靠全方位调整并完善以往传统的管理方式，为档案管理工作打造数据库模式，有利于推动档案资料管理工作同信息化技术之间的有效结合，推动互联网档案管理工作的高效实施。

（一）加强档案内容及相关数据的管理力度。各级企事业单位，应当根据当下自身发展的实际情况，加强档案内容、相关数据的管理力度，将其同信息化社会融合起来；帮助资料管理工作打造信息化管理平台与管理部门，依托高效的信息技术工作，保障档案管理工作成效。

（二）科学建设数据信息库。通过科学建设数据信息库，便于管理人员及时查找、搜集相应的学习资料，便于运用信息化技术整合重要种类、重要区域等档案资料，从而在无形之中提高档案管理工作效率。

（三）注重相互之间的信息共享。信息化技术是各单位、各部门之间连通的重要桥梁，是实现相互交流与沟通的重要纽带。基于信息化技术的运行，各部门之间应当依托数据信息库，注重相互之间的信息共享，通过沟通与交流相互学习，科学调整、完善自身区域性工作方式；注重运用信息量丰富的网络资源，完善档案管理的信息化内容，合理开展档案数据库建设工作。

四、加强硬件与软件管理

就电子档案管理工作而言，软件、硬件设施极具重要性，先进的设备可以提升信息归档处置水平，依托视频、图像、电子文件等方式有效呈现资料与数据，充分发挥资料的应用功能，便于使用人员更好地解读资料。

（一）软件与硬件设施要匹配。为了确保电子档案管理工作顺利稳定运行，应当提供与之相匹配的软件与硬件设施，以此确保大量信息被有效收集、存储以及传递，实现档案管理的科学化与智能化效果。在此过程中，各级企事业院校单位应当运用现代化技术，将整理保存好的电子档案备份处理，依靠刻盘的方式对电子档案进行永久性储存；要加大资金投入与制度鼓励，注重对相关技术实施研究和开发，以此提升计算机系统管理能力，强化电子档案管理平台的安全性与实用性。

（二）要定期更新、维护电子档案管理硬件设施。要按照自身的经济状况，采购实用性较强的计算机设备。通过加强软件、硬件设备的管理力度，可以为电子档案管理工作创设良好的工作环境，确保电子信息录入及时准确，存储更加安全且查询更为便捷。

五、提高职员专业化水平

通常情况下，电子档案管理工作的主要内容有档案的收集、整理与分类，就目前形势而言，我国多数企事业单位的档案管理人员，普遍存在电子设备操作能力较差、办公软件操作水平较低的问题，造成电子档案管理工作难以发挥其高效性与便捷性，工作成果收效甚微。针对上述问题，企事业单位领导部门应当提高其重视程度，要重点针对档案管理人员展开专业化培训与教育，不断提升其专业能力。

（一）要注重为电子档案管理人员提供学习平台。培训与教育的主要内容应当包括计算机系统操作练习、办公室软件操作练习、档案网站管理操作等领域。要遵循理论联系实际的原则，在丰富职员理论知识的同时，强化其实践操作能力，以此确保培训成效。

（二）应当定期召开专业化知识讲座、研讨会议。邀请该领域的专业人士进行技术指导，并加强电子档案管理人员之间的技术交流，引导其树立高度的职业责任感，重视电子档案管理工作的意义，从而提高档案管理人员的整体业务能力。

六、其他电子档案应用策略

（一）做好归档管理。针对电子档案所开展的归档工作，主要是指档案管理人员依靠系统性、科学性的整理，将具备价值的电子文档、图片以及影像材料，由计算机存储器或是网络复制到存储载体当中，从而达到长期存储与归档的效果。由此可知，在对电子档案实行归档期间，想要排除所有对设备运行产生的干扰因素比如病毒等，就必须做好电子档案鉴定环节。在此过程中需要对电子档案实施杀毒，在保证无病毒入侵的前提下，才可以开展归档操作。

除此之外，还应当保证电子档案完整无误，未遭到损坏和遗失。针对重要文件予以扫描及存档期间，要注重将文件转化为PDF文档再实施存档处理。想要确保档案能够为使用者提供更为准确、真实的数据与信息，应当妥善保存好纸质文件，科学实施档案归档双轨制度，否则纸质文件的流失和泄露，会严重威胁到信息数据的安全性与可靠性。

（二）拓展服务功能。一方面，各级企事业单位中的档案管理人员，需要充分挖掘馆藏资源，注重对其进行加工处理，科学运用多媒体技术、信息技术以及光盘制作等技术，将馆藏资源文件信息以电子文件的形式，遵循便于查找管理的原则储存下来，从而实现电子资源安全共享的效果；另一方面，电子文件信息既可以运用ZIP予以保存，也可以运用CD予以存储，要努力构建在线服务系统，为电子文件用户提供在线咨询等服务，坚持以人文本的服务原则。

七、结语

综上所述，各级各类企事业院校单位在开展电子档案管理工作的过程中，应当综合考虑多方面的因素。要根据单位自身的实际情况，提高对电子档案管理模式的重视程度，不断健全相关管理机制；加强相关软件硬件设备管理力度，注重档案的规范性操作与数据库建设，不断提高电子档案管理人员的专业能力。以此提高档案管理工作效率，促进我国档案事业高效稳定发展。