改制企业档案信息化管理新思路——以襄阳市中小企业发展服务中心为例

文/襄阳市中小企业发展服务中心 王仁霞

襄阳市中小企业发展服务中心（以下简称中心）于2014年9月成立，隶属于襄阳市经济和信息化委员会。中心建设有线上线下公共服务平台。线上服务平台包括网站（www.xy96500.cn）、“96500”电话热线、12345涉企问题流转热线、平台微信公众号和襄阳工业云（在建）等。为企业提供政策宣传、工业信息查询、企业信息化档案查询支持等服务；中心主要职能之一是“推进中小企业服务体系建设，促进政府、中介机构和企业间的信息交流，引导全市各类中介机构面向中小企业开展创业扶持、政策咨询、信息化建设和人才培训等多方面、多层次的社会化服务”。针对这一服务宗旨，如何有效地开发和利用全市改制以及非公企业的档案信息资源就更加重要了。因此，中心对改制企业档案信息化管理提出更高标准、更细的要求，力争完美诠释中心为企业提供优质服务，促进社会经济发展的核心理念。

一、改制企业档案信息化管理的现状

（一）配套设备陈旧和专业人员缺失。配套设备是档案信息化管理的主要硬件支持，陈旧设备让档案信息化建设和管理无法落实，而且设备完善程度直接影响档案管理信息化建设的效果。目前，中心对信息化管理的投入有限，导致各项硬件设施尚未配置到位，阻碍了档案管理信息技术的正常应用。同时，在设备使用过程中，管理人员往往会忽略设备的检修工作，造成设备长期处于不良的工作状态导致缩短设备的使用寿命。这些问题如果不能得到及时的解决，会给档案管理信息化增添难度，制约档案信息化管理的发展。档案管理工作是一项专业性很强的工作，各类档案的整理、编目、装订、修复都需要专业的档案知识作支撑。同时，信息化管理过程中形成的电子档案有其特殊性和先进性，除了要遵循传统载体档案收集、整理、利用的要求外，还要符合电子文件元数据、系统间数据交换、自动检测及数据安全管理等方面的要求。这就要求档案管理工作者既要掌握档案管理的知识和技能，又要具备利用信息技术实现海量档案数据规范收集、管理的技术和能力。但是就目前来看，大部分工作者在信息技术上缺少自我提升意识，使得各项高新信息技术难以在档案管理工作中推行。部分领导适应了传统的工作状态，没有意识到档案信息化建设为工作带来的益处，对培训工作并不重视，使工作人员获取信息化档案管理知识的渠道匮乏，降低了档案管理团队的专业水平，阻碍了档案管理信息化建设的发展。

（二）现有档案数量多，占用空间大，改制企业档案管理面临挑战。根据《档案法》第十六条规定，机关、团体、企业事业单位和其他组织发生机构变动或者撤销、合并等情形时，应当按照规定向有关单位或者档案馆移交档案。作为服务全市的中小企业发展服务中心，收留并保存了海量的改制企业的档案。档案数量非常庞大，占用空间较大，而且档案质量差、所有权不明，对档案的整理、移交和鉴定带来了很大的困难，也给改制企业档案的信息化管理带来巨大的挑战。同时，改制企业档案的开发利用受人手、精力和专业性的限制，一些有价值的改制企业档案信息资源得不到有效及时开发利用，无法发挥更大的效用。档案所有权不明晰使得企业主管部门及企业本身对改制档案工作重视程度较低，不愿意投入经费，不听取档案管理部门的指导意见，使改制企业的档案信息化管理进度滞后。

二、改制企业档案信息化管理新思路

（一）优化设备配置。在设备配置上，中心档案部门要做好信息技术引进计划，并根据信息技术的规律，来为各个改制企业单位合理配置硬件设备。设备层是数字档案室系统建设的基础支撑平台，包括机房、网络、储存和备份设备、系统软件等信息系统运行的物理场所和信息资源建设的工作环境。同时，要选择信誉好、规模大、资质齐全的设备供应商，从源头保障设备的质量。档案工作人员还要结合硬件设备的运行规律以及档案管理工作安排，科学规划检修维护方案，针对设备运行中容易发生的故障，提前做出应对策略，缩短故障维修的时间，保障信息化管理系统的稳定性。对于老旧设备，要及时进行淘汰和更新，并及时提取老旧设备的剩余价值，做好保密工作，避免出现信息泄露和资源浪费，进而优化信息化管理工作的效果。

（二）从业人员的调配。在业外人士看来，档案管理是人人都能参与的工作，而事实上，档案管理工作是有许多专业化要求的。改制企业档案的内容构成是复杂的，这是由企业类型的多样性和企业活动内容的复杂性所决定的。改制企业档案的构成主要由改制前、改制后以及改制中形成的各种材料，内容庞大繁杂。随着档案管理信息化的不断完善，对其从业人员要求也越来越高。聘用相关人员时，需选择具有高度责任感、超强耐心细致的优秀的综合型人才，必须既具备档案相关专业知识又需熟练运用计算机对档案进行收集、分类、储存、归档等。除此之外，从业者还需具备网络安全维护和相关保护等方面的知识。因此，必须聘用优秀的综合性人才。对于在岗人员，要定期进行培训，提高其学习能力，做到与时俱进，才不会被这个时代所抛弃。

（三）拓宽档案资源信息化的合理开发和利用。当前国家非常注重政府信息公开，更好地保障公民的知情权。因此，发展服务中心应了解民众和社会组织对于档案信息的需求，进而通过档案资源流动和开放，为民众和企业提供多元化的档案信息服务。随着网络信息技术发展，人们的交往方式和信息传播方式发生了根本性变化。档案管理部门也应该主动适应网络信息时代带来的变化，对档案管理模式进行调整，创新档案服务方式，在保留传统档案借阅、咨询和展览的基础之上，将新型媒体和网络信息技术与档案服务有机结合，进一步丰富档案服务的路径和方式。档案管理部门可以通过开设微博、微信公众号等方式，向民众推送服务项目和服务内容，进一步拉近档案管理部门与民众之间的距离。

（四）开发档案云服务和建立改制企业档案数据库。云服务是以云技术、云储存作为基础的新兴服务方式，通过云服务打造能够将大量改制企业的档案信息通过云平台进行组织和整合，形成服务云。云服务平台凭借已有的网络、计算、存储与安全保障等基础设施，基于数字档案室系统来实现档案管理和服务的统一部署与应用、分发与监控，其低成本、安全性高和超强的计算能力已经成为档案管理模式的一种创新手段。档案云服务不仅能够实现档案信息资源的高效整合和有序利用，还极大地为中小企业创新发展打开了机会之门。改制企业档案的内容构成是多样复杂的，建立改制企业档案数据库是档案信息资源开发和利用的重要前提。根据数字档案室系统的各功能模块，按照档案管理工作流程，设计开发包括门类管理、接收采集、分类编目、检索利用、鉴定统计、系统管理等功能模块，实现各类电子文件从接收、整理、登记、统计、保管、利用到鉴定处置整个流程的管理。其中，收集环节主要实现各类档案资源的接收、整理和归档登记，包括电子文件的收集归档、纸质档案的数字化加工、音像档案的格式转换、业务系统档案的收集归档、历史档案的迁移等；管理环节主要实现对已接收登记的各类档案资源进行规范化、流程化管理，如鉴定、处置、移交等；保存环节主要通过电子文件管理、虚拟库房管理等功能，对电子档案和实体档案进行长期有效管理；利用环节主要实现对档案资源的信息发布和检索利用，通过目录共享、在线申请和浏览权限设置等多种方式，为用户提供档案资源的在线利用服务。

三、结语

信息化时代对档案管理工作的高要求使得中心档案管理部门主动适应时代发展趋势，已将整个襄阳市的改制企业的所有档案数据库建设作为档案信息化建设的重要内容，明确了档案数据库建设的重要意义和现实价值。通过档案数据库建设，不仅能够有效节约档案库房容量，提升档案资源利用效率，还可以对改制企业的档案管理模式进行创新，寻找档案信息化管理的有效路径。