优化高校宣传部门行政事务管理工作的思索

文/虞梦

行政事务管理是一项理论与实践紧密结合的社会活动，工作性质具有综合性、多样性的特点。在高校日常管理工作中，行政管理占据了重要位置，也是高校最基本工作的内容之一。高校的行政管理水平高低也是衡量一个院校整体水平的标志。目前，我国高等教育正处于深化改革发展阶段，高校的行政管理工作起到了保障、平衡、参谋、协调日常事务的作用。在工作开展的过程中，人是处理行政事务的关键因素。本文重点阐述人在宣传部门行政事务管理中所扮演的角色，从人的主观能动性出发展示管理艺术，运用角度分析方法对高校宣传部门行政事务管理工作进行优化，同时制定出可推行的策略。近些年，我国一直探索高校行政管理体制改革，推动高校政校管办分离。笔者希望通过对高校行政管理体制进行深入研究，为我国高校宣传部门行政管理工作的可持续发展提供方法路径。为此，文章分别从高校行政管理体制存在问题的原因和高校行政管理体制优化的具体策略进行分析。

一、高校行政管理体制存在问题的原因

高校行政管理体制的问题主要体现在行政化倾向比较严重，虽然我们一直避免出现高校行政化现象，但行政化色彩还是在高校行政管理工作根深蒂固，从当前高校行政管理体制改革的效果看，仍然存在泛行政化。造成高校行政管理体制泛行政化的原因主要表现为以下三个方面。

（一）高校缺乏内部制衡机制

高校权力包括行政管理权力和学术权力。在强化素质教育的背景下，高校应该强化学术权力作用，但事实上却是行政组织和行政权力占据主导地位，最终阻碍了高校学术成果的发展。高校行政权力过大就会导致高校专业学科建设、人才招聘以及学生学位管理等工作滞后，学术氛围降低，教育资源得不到均衡发展。

（二）行政管理人员结构参差不齐

随着高校行政管理岗位竞争日趋激烈，高校新老行政管理人员的专业背景、学历水平存在较大的差距。根据调查，从事行政管理工作的人员大部分是刚毕业的研究生，他们拥有较高的学历水平但缺乏相关行政管理工作经验，一部分工作人员没有学习过行政管理方面的专业知识。另外，行政管理人员普遍“官本位”思想比较突出，个别人员将自身的职业发展目标定位于升官发财，进而影响了高校的学术风气。

（三）激励机制形式化，难以调动行政管理人员的工作积极性

大部分高校行政管理工作是党委领导校长负责机制，最高决策机构为党委，这就导致高校内部党政关系不清，包揽独权状况凸显，无形之中削弱了基层工作人员的部分权利。同时在高校行政体制方面，未设置科学的评估与考核制度。具有代表性的考核也只有工作人员的职称评定，考核结果并不全面，对高校行政管理人才综合素质培养造成一定影响。高校行政管理工作包括学术性与非学术性，对于教师的管理往往行政管理手段会占据主导地位。例如，职称评定、工资分配以及年度优秀工作人员评选等，涉及经济利益的事务都是由行政管理部门负责的，如果激励机制不公平，则参与评选高校工作人员的主体地位得不到保障，高校的民主机制形同虚设。在高校行政管理工作方面，只注重行政审批，未对审批内容进行核查、监督、评估。致使高校的行政管理工作人员夸大业绩，这些都是高校行政管理工作中易出现的问题，有待解决与完善。

二、高校行政管理体制优化的具体策略

（一）充分发挥人的主导作用

人作为管理者和执行者，在高校行政事务管理中起主导作用。人是群体动物，在这个群体中自然存在内部联系。从人的层级划分来看，人这个群体被区分为管理者和被管理者。层级之间的关联不是单一的。如管理者和被管理者之间在独立人格上是平等关系、在社会关系上是同事关系、在人际交往上是双向交流关系和互帮互助关系、在日常工作上是辅助关系和主从关系。为了维护管理群体的和谐性，往往会根据拥有权力的大小来划分级别，级别高的人管理级别低的人。因此，充分发挥管理者和被管理者在行政事务管理中的主导作用，需要着力提升素质，增强统筹全局、沟通协调等能力。

1.着力提升素质能力

各高校的行政管理人员的业务素质过硬，可为完成行政管理工作提供基础保障。所以，这就要求我国的高校行政管理人员熟悉、掌握当前国家的政策方针，对教育理论铭记在心。高校行政管理人员具有独立思考能力和思维逻辑，其自身的素质、能力和价值取向等决定着高校行政管理工作水平[1]。人作为整个组织的中心，主导行政事务管理。作为领导者必须要具备正确的价值取向，并能改正自身问题，适应高校行政事务改革路径。如果把高校行政办公室看作一艘船，被管理者就是桨、管理者则是舵，被管理者保证船的行进、管理者决定船行进的方向，只有被管理者和管理者都具备良好职业素质，船才能向着正确的方向稳定行进。而前进的路上不会一直顺利，这就需要管理者和被管理者积极适应高校行政管理政策改革，保证船一直向着正确的方向快速前进。

2.增强统筹全局能力

当管理客体是物时，如果管理者缺乏统筹全局观念，会导致工作效率下降。要发挥统筹全局的作用，将事物分类处理。举个简单的例子，设备只有在零件齐全完好的条件下才能正常运行，如果有哪个零件损坏或是缺失了，整个设备就无法正常工作。当管理客体为人时，其在办公室事务处理中通常扮演着小齿轮的角色，管理者要能根据每个人的特性，统筹安排，最大限度地发挥每个人的作用。如果群体中的每一个人都各自为政，不仅会导致自己的工作效率低下，还会影响整体的工作效率。比如，A公司办公室承办了今年的年会。小李认为自己应该负责物品的采购，小王认为自己也能胜任物品采购的工作。两人为了谁负责采购问题争执不定。最后，张主任根据往年两人负责采购时提交的工作报告决定将采购工作交给小王，而将会场布置的工作交给了小李。因为小王采购总是能用较少的预算买到质量更好的产品。而小李在往年举办活动时提交的布置规划都非常好，为了节约时间，张主任选择了给他们安排各自更加擅长的工作。最后，年会不仅成功举办还得到领导的盛赞[2]。在这个案例中，管理者适时发挥了自己统筹全局的作用，知人善用，引导被管理者高效完成了工作任务，体现了通过管理统筹全局的重要性。

3.加强沟通协调能力

良好的沟通协调能力需要通过语言、表情、眼神和各种肢体动作来表达，它是一种很重要的素质能力，对高校宣传部门工作质量的提升至关重要。一位优秀的行政事务管理工作人员必须要具备这种沟通协调能力。与此同时，还应该掌握广博的知识，知识面广才能使沟通协调更加得心应手。

高校宣传部门因职能划分明确，在科室设置时往往根据职能分设三个及三个以上科室。在处理办公室事务时难免会发生冲突，人在这种情况下必须发挥出沟通协调的能力。沟通是双向的，单方面的倾诉或是倾听解决不了根本问题，因此沟通协调的基本方法就是人与人之间进行双向交流。主要遵循两个原则，一是尊重的原则，通俗地说是两个方面的尊重：面子和场合。比如，在参加集体会议时，你与一个固执己见的同事观点相左，如果你直接表达了否定的态度，既伤害了对方的面子，又让会议气氛变得尴尬，这对问题的解决十分不利。但如果你选择委婉地表达如“你的想法也有道理，我再考虑考虑吧”，既避免了正面冲突，也留下更多回旋的余地。二是和谐的原则，中国有句老话：“以和为贵”。人无完人，不可能面面俱到，沟通协调就是解除误会的桥梁。

（二）注重行政事务管理艺术

1.讲究统筹规划艺术

办公室事务处理就像是一场已知终点的赛跑，最快抵达终点是最终目的。高校行政管理办公室一天要处理的事务多而杂，在这种情况下，要在有限的时间内高效率地完成这些轻重不一的工作，需要工作人员掌握统筹规划的艺术。统筹规划是有效应对办公室既定事务的一种方法。首先应明确自己应该完成哪些工作，分清工作的轻重缓急，事从急、从重，自然能轻松应对。举例来说，B公司办公室的小张每天一到办公室就开始工作，但到了下班时间他还没有完成自己的工作，常常需要加班或是将工作带回家里去完成。小张一开始认为是自己业务不够熟练才导致这样的结果，但当他完全熟悉自己的业务之后，小张还是没办法在上班时间内完成工作。烦恼之下，小张向自己的前辈王姐请教如何处理每天的工作。王姐只问了他一句话：“你有给自己规划吗？”这一句话点醒了小张。之后小张制定了一个规划表，每天按规划开展工作，成功在工作时间内完成了工作[2]。统筹规划首先要遵循一个适度原则，如果一个人制定的规划工作量超过了他的能力范围，规划完成的几率就会很低，长期处在无法完成自己制定规划的压力下，他的挫败感会越来越强，逐渐自暴自弃。如果一个人制定的规划太容易完成，又会让他失去斗志，随遇而安。这就要求我们制定规划时，循序渐进地增加规划内的工作量，不断更新规划；其次，制定规划也应讲究顺序原则，明确规划内容中的工作有轻有重、有缓有急，可以按照工作的轻重缓急程度将工作进行排序，再制定规划。除此之外，为了适应高校行政管理工作节奏，制定规划自然也要讲究高效原则。将高收益的工作集中优先处理，再根据工作的性质对琐碎的工作进行整合集中处理。

2.讲究灵活变通艺术

在办公室事务处理时难免会遇到突发事件。这些突发事件的典型特征是突然性，而处理突发事件便是要适应变化，以变制变达到通达的目的，这正是变通的内涵。所以，处理高校行政管理事务还需懂得变通。变通艺术讲究四点：随机应变、审时度势、适可而止、变即不变。进一步来说，随机应变是灵活性，审时度势是预见性，适可而止是适度性，变即不变是规律性[3]。

首先是随机应变。要做到随机应变，一定要训练思维的敏捷性；其次是审时度势。突发事件中的一些小事可以通过随机应变解决，但大事却不能。这就要求行政事务管理人员在处理日常工作过程中不能事到临头才知变，要善于审时度势，有预见性地主动出击，提前做好万全的准备以备不时之需。汉代桓宽在其著作《盐铁论》卷二之忧边第十二篇中曾言：“明者因时而变，知者随事而制”。意思是聪明的人根据时间的变化改变自己的方法或策略，有大智慧的人随着事物发展方向而制定方法或策略；再次是适可而止，即适度性。《论语·先进》中子曰：“过犹不及”，是说事情做过了头和做得不够都不好。清朝俞万春在《荡寇志》中也有言“事宽则圆，急难成效”。意思是从容对待就能圆满解决问题，急于求成反而不能成事。行政事务管理人员在变通时也应以此为原则，在自己职权范围内变通，注意变通的力度。变通不是一蹴而就，而是慢慢进行的。量变与质变是事物发展的两种状态，量变是质变的前提和必要准备，质变是量变的必然结果[4]。因此，逐步改变，当量变累积到一定程度，自然会发生质变，达到变则通的目的；最后是变即不变。世界是不断变化的，规律却是不变的客观真理。如前文所说，“变”的目的是“通”，“通”的具体表现是形成了新的思考和行为模式。变通作为方法，运用变通艺术的最终目的是形成新的规律，以不变应万变。唯物辩证法的发展观也指出世界是不断发展的，发展是前进、上升的，发展的实质是新事物的产生和旧事物的灭亡，即“扬弃”[5]。所以，在变通的过程中，旧的、不符合当前情况的行为模式自然要被新的、符合实际情况的模式所取代，形成处理事务的新规律。行政事务管理人员在新的规律的指导下处理办公室事务。一切是循环的，又是相对静止的，因此是“变即不变”。

三、结语

行政事务管理工作对于高校的正常运行具有十分重要的现实意义和作用。行政事务处理的关键是人的主观能动性发挥和管理艺术的运用。管理艺术是将高校内部各要素有机结合并达成系统优化的关键，两者在行政事务处理中起到关键性作用。对两者进行具体分析能够为高校行政事务管理工作提供科学指导，提醒人们在处理行政事务时要注意理论与实践结合，只有这样，行政事务管理工作才会得到管理对象的认可，发挥出应有的效果。