民生档案资源建设及开发利用

文/福鼎市政协文史资料室 郑坚

有效开展民生档案管理工作，不仅可以实现民生服务综合水平的提升目的，还能够更好地适应社会高速发展以及居民生活质量不断提高的时代要求。在民生档案管理工作中，民生档案资源管理人员要积极做好档案信息的针对性管理，并在管理工作中做好安全保密工作，构建完善的管理体系，从而推动我国民生档案管理工作持续稳定发展，更好地发挥民生档案本身的使用价值。对此，探讨民生档案资源建设及开发利用具备显著实践性价值。

一、民生档案

民生档案主要是劳动就业、社会保障、居民住房、文化教育、健康医疗、环境资源等相关档案，这些档案资料与群众的切身利益有着密切关联性，具备较高的储存、查考价值。群众可以借助民生档案实现对自身权益的维护，属于一种原始凭证集合体，其本质属于传统档案资料管理的创新性服务模式。一方面，民生档案管理要求档案人员应当将关注点转向普通人物，基于普通人物的档案价值进行审视和定位，构建一个涵盖群众的档案资源体系；另一方面，还要求档案管理人员提高对群众的重视，基于群众需求明确档案建设要求，构建基于服务群众的档案利用体系，从而满足民众对档案信息利用需求。

二、民生档案建设与利用问题

从目前来看，虽然民生档案与居民的生活有着密切关联性，但是在具体建设与利用方面仍然存在一些问题与不足，其主要问题体现在以下几方面。

（一）管理相对分散。民生档案在具体的管理应用方面，最为明显的问题是过于分散，保管工作的集中化实施难度相对较高。在民生档案具体建设过程中，管理分散的原因主要体现在主观与客观两个方面。主观层面上，民生档案属于涉及民众的业务活动，属于利民职能的基本依据。相关部门大多数不愿意将档案资料移交给档案部门，导致民生档案本身管理主体过于分散。随着近些年档案管理意识的不断增强，普通百姓对于民生档案的需求程度不断提高，对于这一类档案部门，大多数可以通过档案获得利益，此时会间接提高部门自我独立要求，导致管理分散问题很难有效应对。在客观层面上，民生档案的种类相对比较多，众多领域中均有民生档案的相关应用需求。民生档案产生部门大多数是以党政机关、企事业单位、社会团体、基层组织以及中介机构为主，所以民生档案经常被储存在不同的单位与部门中，客观层面上形成了一种分散性存在现象。例如，户籍档案主要是公安部门管理，住房档案主要是住房管理机关进行管理等，这些档案资料的分散化管理会间接出现集中管理问题。

（二）管理标准化缺失。因为民生档案被管理于不同的部门以及单位当中，管理权限方面的高度分散导致不同部门的民生档案管理标准以及要求不尽相同。民生档案管理标准不一致，间接影响到民生档案资源整合以及开发利用，使民生档案的管理体系建设难度相对较高。

（三）管理水平参差不齐。从民生档案的开发利用角度来看，大多数单位会主动提供相应的检索工具，从而满足群众不断提高的档案资料查询需求。但是，仍然有许多部门处于基础的建档阶段，单纯注重收集与保管，对于开发利用等方面重视度并不高。档案的储存基本目的是为了利用，如果档案管理工作脱离了群众需求则会失去基本的意义。从人才队伍的角度看，我国从事民生档案的管理队伍，大多数档案管理人员有较强的责任感与业务能力，但是也有部分单位的档案管理人员属于兼职工作模式，其工作精力主要集中在其主业上，只是在空闲情况下才对档案资料进行管理。在档案管理素质水平参差不齐的情况下，民生档案整体利用水平会随之下降。

三、民生档案建设与利用的改进措施

（一）制定整体规划策略。民生档案的资源建设分布相对广泛，内容繁多并且形式也非常多，涉及的行业、单位也非常多。在具体管理工作中，需要注重整体性规划，并保障规划内容的完整性、全面性以及科学性。从具体工作角度看，规划内容应当涉及民生档案的内涵以及基本范围，制定详细的业务工作规范，并制定详细的行业标准以及档案建设标准，明确涉及到的单位、档案人员的职责权利。另外，还需要注重民生档案资源建设的中期、长期规划方向。档案部门需要积极征得政府支持，以政府立项的方式优化档案资源建设与利用工程，保障民生档案建设所需资源充足，提高民生档案综合建设效益。

（二）构建协调作用机制。当前关于民生档案的建设与利用，其重点在于明确各自的职责以及相应的责任权利。从当前工作现状来看，档案管理部门想要更好地提高民生档案的综合管理水平，仍然存在许多的障碍，民生档案资源建设涉及面比较广，属于一个庞大且系统化的工程，需要多级多部门的共同参与。在平常工作中，档案部门、涉民行业、单位需要强化沟通与协作，并构建一个相互支持与配合的良好氛围。对于不同涉民行业、单位需要做好档案部门的统一性指导，认真履行部门的档案管理职能，并积极做好自身的工作职责，将民生档案作为本单位档案管理的重点内容，并将其纳入档案管理工作重点环节，保障本单位的档案完整性与齐全性。另外，档案部门还需要注重加强涉民行业、单位的业务指导工作，并借助跟踪服务，强化权威性的主动服务，保障民生档案可以逐渐呈现出全程规范化操作，为后续工作奠定基础。档案部门可以借助制定详细的考核与奖惩管理模式，将考核项目、内容、形式、时间以及评分依据、奖惩方式等进行量化，构建高效的社会协作机制、各部门权利和责任，从而提高民生档案的综合利用价值。

（三）强化信息化档案管理工作。为了进一步提升民生档案管理综合效率，需要及时建立信息化档案管理模式。在档案信息化管理模式建设过程中，可以将传统纸质档案资料以扫描的方式转化成为信息化档案，并实现长效性的储存，实现档案资料的实时更新、整合、补充和查阅等。通过信息化技术作为支持，可以最大程度降低档案管理期间的人工操作，可以更好地实现档案资料的高效率、高质量管理。例如档案数据信息的自动搜集、自动整理、自动筛选、自动检索以及关键词的自动提取等，同时让不同档案数据库之间实现数据关联，促进民生档案可以高效率传递，满足居民的具体需求，提高民生档案的综合利用价值。信息化档案管理模式运用于民生工程档案管理，可以高效实现档案资料的整合、查找、批量处理等功能，这也是提高民生档案利用效率的重要途径。

四、结语

综上所述，民生档案对于社会建设与社会发展的影响力非常明显。如何有效开展民生档案资源建设与利用工作是推动档案管理工作长足进步的关键。在今后需要提高对民生档案的重视，借助整体规划、协作机制等多方面改进措施，提高民生档案的建设与利用综合水平，充分展现民生档案的信息资料社会价值，从而推动社会健康稳定持续发展。