探析“工匠精神”引领高职院校机要档案员素质提升的路径

文/杨凌职业技术学院 郭东花

当前，全球信息化技术快速发展，国内外各种矛盾层出不穷，敌对势力虎视眈眈，提高自身安全防范意识和能力、特别是做好国家各方面的信息安全工作至关重要。机要工作是国家信息安全内容重要的组成部分，高职院校的机要管理不仅与高校的信息安全息息相关，同时也涉及国家的稳定安全发展。近些年，随着档案工作逐步实现信息化建设，对机要档案的管理带来了一定的挑战和冲击。因此，努力提高机要档案员的综合素质对加强高职院校机要档案的精细化管理十分必要。

一、机要档案的特点

机要档案是指不允许公开的、带有秘密性质的文件或资料。因此，与普通档案相较，机要档案的管理及要求主要突出表现为三个特点：

（一）归档载体单一，归档人员要求严格。由于机要文件的特殊性，要求严格控制知悉范围，多采用纸质形式进行保存归档。因此，这种载体形式带来的工作量相对于普通档案更为繁琐而且耗时，基本靠人工完成。为以防信息泄露，切实把好信息安全第一关，要求必须由机要专人负责录入档案信息，不得假手他人，因此对机要档案员的政治素质和品行要求较为严格。

（二）安保设备齐全，安全隐蔽为上。机要档案室均严格按照国家对机要文件管理要求进行建设，设备复杂，技术性强，例如有密码机、保险柜、摄像头、防盗网、警报器等安全防护设备，以保障机要档案的安全性和隐蔽性。因此，机要档案员须具备较高的应变能力以防突发或意外情况发生，同时要熟知保密设备的使用与日常维护。

（三）借阅制度严格，科学规范有效。在开展机要文件管理过程中，针对机要文件的利用和借阅等制度科学完备而且管理严格，要求人人必须严格执行。若有人需要借阅机要文件，机要人员要提高警觉性和安全意识，严格要求借阅人履行借阅手续，知悉借阅条款，签订保密协议，严防机要文件遗失或信息外泄等情况发生。因此，机要档案员必须具备较高的道德素质、底线意识和纪律意识。

二、高职院校机要档案管理存在的主要问题及原因分析

（一）开放式办学，泄密风险大。现代高职院校多为开放式办学，基本允许社会人员出入自由。特别是随着《国家职业教育改革实施方案》出台，“双高计划”的实施，高职院校将进一步扩大开放式办学，深化产教融合、校企合作等混合式、共建共享发展模式，必将出现更多的外来人员进行交流学习，对开展涉密网络建设存在极大难度。其次，目前公众的信息公开意识越来越强，伴随着信息技术的飞速发展和应用推广，为了便捷办公，纸质文件载体逐渐被人们忽视，取而代之的U盘、硬盘等新型载体形式得到广泛运用，因而给黑客攻击、病毒侵袭等不良行径提供了便利载体和环境，导致泄密渠道、泄密风险不断增多，给高职院校机要档案管理工作带来了一定的难度和挑战。

（二）档案员保密意识不强，执行不到位。高职院校机要人员及专职档案员多设在党政办公室，其他各部门多为兼职档案员，由于缺乏系统培训，或重视程度不够，造成档案员对机要档案的保密意识不强，政治敏锐性、安全意识、纪律意识薄弱，未能按照机要文件规范制度进行保管或利用。通常表现为将机要文件乱存、乱发在内部网计算机中，甚至有一些档案员因专业素质不强或受信息技术发展便捷的影响，对机要档案在容易泄密的设备上进行电子形式处理保存，此类情况极易威胁机要文件的保密性、安全性、完整性及真实性。

（三）保密管理制度不够精细，奖惩机制不足。高职院校由于涉密的情况和程度不同，对保密的重视情况也参差不齐。一般严重涉密单位对机要的管理基本能够严格落实国家各项规定，但不涉密单位或大多只是作为收文单位，其保密管理意识可能相对较弱，继而出现保密制度不健全的情况；对保密人员管理也不到位，例如可能存在涉密人员岗位职责不明确、岗位调整不及时、脱密期管理执行不到位、监督考核不准确等情况，都有待进一步完善和加强。

针对上述存在的问题，可以通过加强科学制定管理制度、优化工作方式方法等手段进行提升和改进。但管理核心在人，最关键、最有效的方法就是提高涉密档案员的综合素养和能力。因此，可以尝试引入职业院校“工匠精神”来引领提高机要档案员的综合素质，以期实现高职院校机要档案精细化管理的目标。

三、“工匠精神”引领机要档案员素质提升路径

“工匠精神”目前在高职院校研究较为深入，涉及方方面面，特别是在培养高级职业技能技术人才过程中，在育人、化人过程中应用更为凸显。“工匠精神”的本质就是一种崇高的职业精神，它不仅对培养未来走向社会的学生有着重要的指导意义，对职业院校的全体教职员工包括档案员的培养和发展同样具有现实的指导意义。因此，根据“工匠精神”的内涵即“爱岗敬业、精益求精、持之以恒、守正创新”四个方面内容针对机要档案员进行提质培优，不断提升他们的业务能力和综合素质。

（一）加强爱岗敬业，强化“三识”教育。高职院校机要档案员具有掌握机要秘密早、多、深等特点，这类人员肩负保守学校乃至国家秘密的重大责任，他们的思想素质及服务意识在机要档案信息安全管理工作中起着至关重要的作用。因此，在选拔机要档案员或对新入职的机要档案员进行教育培训时，首先应该强化他们的政治意识教育，培养他们树立大局观、核心观，提高他们的政治敏锐性和警觉性，并坚决要求做到“两个维护”；其次，要强化他们的纪律意识教育，培养他们树立正确的安全观和道德底线，防止泄密事件发生；最后，要强化他们的服务意识教育，帮其树立坚定的信念，正确的人生观、世界观和价值观，使他们能够在枯燥的机要档案管理工作中不断保持并积极提高服务意识，以期最大限度地发挥个人的价值，实现人生目标。

（二）注重细节品质培养，鼓励精益求精。机要档案的管理从收文、阅文、归档、保存、借阅等环节，每一步都至关重要，不能出错。因此，鼓励机要档案员追求极致水平，特别是要加强对机要档案流转时的监督，一经觉察机要资料不完整或利用方式不对，第一时间要主动提出，及时干预，进行制止更正，确保信息不泄露、不遗漏，将危害减小或降到最低。

（三）发扬耐心细心，持之以恒的优秀品质。机要档案多为纸质载体形式，一般只有一份，在供领导阅读或办理部门借阅时，因每个人的阅读习惯不一，爱好不同，为了提升机要文件阅读效率，要坚持根据文件内容及时进行分类登记，根据阅读者的特点，按照文件的轻重缓急进行传达。此外，在遇到需要多次借阅机要文件的情况时，既要坚持做好登记管理工作，更要保持耐心，做到尽快找出、及时收回，以便提高办文办事效率，提升服务质量，发挥协助职能。

（四）坚持一丝不苟、守正创新的工作态度。对机要文件管理必须要采取严格的登记流转制度，各项机要收文均应附有登记记录和签收记录，均应当按照规范制度开展工作，决不能有偷工减料、心存侥幸、疏于登记、应付了事的态度。同时，随着科技的发展，新情况、新问题层出不穷，在坚持“科学严谨、甘于奉献、立场坚定”的基础上，要不断鼓励和培养机要档案员勇于创新、树立与时俱进的更新意识，勉励他们不断增强自我创新能力，学会利用科技信息技术加强机要档案的管理工作，不断进行管理方法的创新，提高服务效率，促进机要档管理工作不断适应高职院校的发展，进而更好地服务大局。

四、结语

综上所述，在当前科技信息技术不断发展变化的形势下，机要档案管理正在逐步朝信息化、自动化方向发展，尤其是在今年的新冠肺炎疫情期间，更是加快了档案管理信息化的进程，如何确保机要档案在越来越便捷高效工作的优势下，保障信息安全更好地提供服务，仍是机要档案员值得思考和提升改进的方向，这对进一步拓展机要档案员的创新能力和提升科研素质能力是较大的机遇和挑战，而永不过时的“工匠精神”对促进其不断开拓创新、追求卓越具有重要的实践基础和指导意义。