档案工作“十四五”发展规划分析

文/广州图书馆 张嘉

随着“十四五”时期社会经济的发展，图书馆管理部门已经认识到了档案管理的重要性，并且根据自身实际情况做出了相应的策略调整，但是在当前的图书馆档案工作开展中，依旧存在着一些问题，如缺乏完善的工作机制、档案收集力度不足等等，这无疑限制了图书馆档案工作的开展与落实，所以在“十四五”发展规划背景下，档案工作人员应当加强多方参与，共同协调，步调一致，提高规划编制的透明度和社会参与度，加强创新能力。

一、建立完善的工作机制及全新的档案工作内容

在档案管理工作中，要坚持党的领导，建立完善的工作机制，不断加强档案管理工作，促进管理工作规范化发展，确保各个档案管理部门之间具有良好的联系机制，从而保证档案工作的高效性。在档案工作开展中，管理人员还需要应用现代化的档案管理办法，建立归档部门资料室，收集本部门的重要资料，提供重要的信息决策依据，建立全新的档案工作管理格局。

比如，管理人员可以拿出专项资金建立单位内部专门档案室，抽调精干人员来负责档案室工作，引进先进的档案管理设备，从而不断地加强档案管理工作的质量和水平，保证档案室的功能齐全、安全、保密等，有效为单位的档案管理部门决策提供基础的信息依据。还需要在“十四五”发展背景下，建立数字化的档案室，建设存量档案电子化、增量档案数字化，加强电子化档案部门的建设力度，全程进行指导和监督。

二、加大档案收集力度，提高数据库的应用

在档案建设过程中，需要能够建立覆盖全单位的档案资源体系，能够在单位内部实现资源的共享，这样有利于部门决策及组织经济发展能力的提升。覆盖全单位的档案资源体系需要完善的制度体系的支持，这主要是因为完善的管理制度有助于引导工作人员落实自身职责，减少档案管理中错误问题的出现。在进行档案管理的过程中，档案的真实性是十分必要的，因为这直接为组织的决策提供了基础的信息依据，所以相关部门管理人员还需要加强对各类档案的整理，以此保证档案工作质量。

例如，可以加强单位对于业务发展历史资料的收集，这样能够进行组织文化建设，提高相关工作人员的归属感和自信心，激发工作人员的责任意识；可以对于组织内部的实物档案和声像档案中具有多媒体特色的档案进行收集；还可以收集一些与组织发展精神和发展目标相吻合的名人档案，加强组织内部的思想文化建设，提高组织发展的文化实力，积极响应“十四五”发展的号召。在一些大型企业需要加强对于大数据的应用，实现各部门数据资源的共享；同时企业内部拥有一定的保密性文件，利用到大数据可以实现数据资源的实时整理总结和归纳。各部门可以方便地利用大数据内的信息，提高信息利用的效果和水平。

在会议记录管理方面，管理员可以在护理记录管理板块实现会议记录信息的管理，方便档案数据的搜集工作，尤其是这部分信息的数据存储形式，不仅包括文字稿，也可以包括图片稿和会议视频。当有新的会议记录进行添加时，应当把数据库中新建会议的时间、地点、与会人员等进行建项，然后再进行查询操作，对不符信息进行修改和删除，保留其他相对应的信息，这样不仅能够帮助数据库的在线应用，还能够使办公室工作大型会议档案形成完整的系统，为后续宣传学习工作提供丰富素材。

三、提高档案服务的效果，建立方便查询的档案库

在进行档案管理的过程中，还需要创新服务的形式。围绕工作人员的档案需求，开发档案资源，并学会运用互联网设备来进行档案资源的管理以及与客户的交流，明确客户的实际需求，进而完善档案资源查询设备，使用户能方便地进行信息的查询。

在组织内部要建立完善的档案专业实践基地，可以加强对档案工作目标以及工作内容的设置，有计划地进行工作，提高档案管理工作的有效性。档案管理部门需要不断深挖档案的文化价值，有计划地开展工作，整合档案资源。在进行档案管理的过程中，加强组织文化的信息挖掘，为组织文化建设提供信息资源，编辑多种形式的成果，努力把信息库变成思想库，为组织的工作提供重要的思想基础。在管理工作过程中还要利用信息技术，进一步提高信息化管理的质量。

在组织内部可以建立门户网站，深入发掘网站的功能，建立智能信息共享的平台，全方位地进行信息的共享。教育方面需要加强对于进行信息传播媒介的利用，依据单位网络来进行平台的搭建，并且在平台中引导用户发表意见，提高档案管理工作的服务水平。还可以使用电子文件进行档案信息的归档移交，全面推进数字化的信息管理，逐渐实现档案的权威信息查询以及数字化档案管理工作。通过互联网设备的运用不仅能保证档案的完整性，还能加强对于企业发展的重大业务的记录和信息收集，为之后的企业决策提供基础的信息依据。在进行档案管理工作过程中要保证档案信息的真实性、准确性和实用性，能够根据其发展的目标，实现档案的数字化管理，为组织的决策提供有力的信息依据。建立现代化的档案管理体系，加强档案宣传工作，积极利用现代化途径，推出单位组织内部发展的新成绩，组织工作人员的优秀事迹以及建设一些具有特色的档案管理内容，提高档案管理的影响力，为档案工作提供强大的舆论支持。此外，管理人员还要不断深化档案的文化价值，让工作人员真正认识到档案工作开展的必要性。

四、加强档案管理的队伍建设

在进行档案工作过程中，需要加强队伍建设，不断为工作人员提供受训机会，提高工作人员自身能力。在档案工作开展中，管理人员应当加强对专业化人才的重视，提高档案工作人员的综合素质。应用培训的方式加强工作素养提升。

比如，可以打造线上线下联动的培训方式。线上培训能够打破时间以及空间的限制，使得培训直接对接相关专家，面对更加广阔的学习对象，提高培训的效果；线下培训能够促进理论和实践有效地结合起来，建立复合型的档案管理人才。而且管理人员在档案工作开展中还可以定期开展“档案工作重要性”“如何才能够做好档案工作”等主题会议，并且要求工作人员在参加会议后写出自己的感想以及日后的工作计划，这样可以提高工作人员的思想认识，进而为档案工作的高质量落实奠定基础。此外，管理人员还需要明确档案工作目标，完善档案工作开展流程，加强档案管理各部门之间的沟通和协作，切实利用档案信息提高组织决策的能力，加强建设的水平。

综上所述，加强档案管理队伍建设是重要内容。在“十四五”规划的背景下，需要加强协同合作，形成合力，拥有宏观的眼光，使得档案工作能够进一步服务社会，提高工作的质量，准确把握时代的发展。目前对档案管理工作提出了新的要求，需要坚持全面规划与重点突出相结合，战略性和操作性相结合的策略，有效提高档案管理的质量。加强档案管理的队伍建设水平，与国际优秀的档案管理经验对接，学习其他管理人员优秀管理办法，提高档案管理的整体质量和水平，促进我国档案管理工作的现代化，为十四五背景下的经济发展贡献一定力量。

五、提高档案信息管理的安全性科学性是关键环节

在进行档案管理过程中，还需要保证档案的密闭性，加强档案管理工作的安全建设。

比如，在组织内部要进行保管、保密体系的建设。按照国家规定，建立人防、物防、技防三位一体的安全防范机制，能够在发生问题之时，及时调动档案管理的应急制度，加强对于档案安全应急处理的效果。而且在发生危害时，还要加强对于档案资源的抢救，妥善地处理问题，降低损失，从而为组织发展提供档案价值。档案库房较容易发生火灾，还要建立安全防灾的标准，利用先进的保密技术加强档案管理工作的科学性、保密性，确保档案的安全，防止档案信息机密的泄露。要推动安全管理体系的建设，进行分层、分等级的规划，加强档案保护的力度，提高档案管理工作的整体质量和水平。综上所述，提高档案信息管理的安全性、科学性是关键环节。

六、结语

从五个方面为组织内部的档案管理工作进一步发展提出了建议，相关工作人员要响应十四五的号召，坚持党的领导，有效提高档案工作的水平，加强档案服务的效果。档案管理的工作要加强对于现代化技术手段以及思想的利用，促进档案管理工作的进一步发展，响应“十四五”规划的号召，相关工作人员一直在路上。