企业电子文件档案管理问题分析及管理之思考

摘要：随着档案信息化工作的开展，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展。为了更好的开展档案信息化工作，提高工作效率，发挥档案资源价值，企业就要加强对电子文件档案管理要求，

关键词：企业 电子文件 档案管理 问题分析 工作思考

办公自动化系统（以下简称OA）的出现，使档案的生成方式和管理模式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，档案的前身必须以机读文件为主要形态，档案也自然以机读形式存在，这些档案的管理和利用方式与纸质载体档案的管理和利用方式有很大差异。并且随着企业信息技术的迅猛发展，电子文件大量产生，电子文件管理实践不断推进，电子文电子文件已成为当今信息化建设的基本构成要素，对提高办公效率和工作质量发挥着积极作用。近年来，随着国家电子文件管理的各项标准的颁布实施，为我国电子文件管理工作的统筹规划、组织协调、政策制定等提供了强有力的组织保障，逐步形成了一些适合我国国情的关于電子文件管理的制度性策略。为更好的适应企业发展，实现企业档案信息资源的开发利用，档案信息化建设作为企业信息化建设的重要组成部分势在必行，在信息技术日新月异的今天，探讨如何更加有效的提高其应用水平，是势在必得。。

一、企业电子文件的特点

按电子文件产生的工作领域，可将其分为两种：一种是记录人们在办理公务、处理一般事务或交流信息过程中产生的电子文件，它们都是以文本、图像、声音或影像等形式存在。另一种是记录人们生产或科研活动的技术性电子文件，如CAD、CAM 等生成的电子文件。一是具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性。即快捷性与可塑性，它改变了传统收发文件的流程。二是电子文件对设备具有依赖性。电子文件必须借助计算机才能看得见，全部活动由计算机来实现。三是电子文件改变了文件处理的动转方式，具有共享性。依靠计算机和网络技术，实现多途径检索、多用户共享的功能。四是电子文件与传统文件相比较具有易更改性。其主要表现在两个方面：一是人为修改;二是通过互联网进行的，比较容易被非法侵入或感染病毒。

二、单位电子文件归档面临的问题

（一）电子文件的保管问题

虽然OA系统提供了实现集中统一管理档案数据的有条件，但大多考虑了公文的建立、流转、办理等环节，而对办理完毕后的电子文件的归档管理在系统中体现的不多：1、电子文件有人办、无人管，在完成了运转程序之后不能及时归档，或因传阅者长期出差不在为进行办理使得办理流程不能及时结束归档，是文件处于失控状态;2、电子文件有保存无管理，电子文件以物理形态保存下来，但是没有保证其真实、完整、可用的系统管理，并且对文件的“四性”检测无法保证;3、已经意识到电子文件科学管理的必要性，但目前还缺乏科学管理电子文件的技术能力，正在探索新的管理方法。

（二）电子文件前端控制问题

传统的纸质文件的归档管理是文件办理完毕后移交给档案管理部门，这才意味着对该份文件开始实施管理。而电子文件的管理强调的是对纸质档案管理中的许多控制手段提前在文件形成之时即由计算机自动管理，档案工作者要主动介入系统的设计，从独立的档案管理者成为文件形成者、利用者及管理者的合作者。将纸质档案管理中的许多控制手段提前至文件形成之时进行，也就是说，对文件的分类、鉴定及其文件题名、时间、主题词等著录项的标引，都事先设计于程序中由计算机自动执行，即所谓前端控制，是电子文件 归档管理的核心问题。从纸质文件的滞后管理到电子文件的前端控制;从被动的、独立的对纸质文件的手工管理到主动的、合作的自动化管理方式是档案人员面临不同载体管理模式转变的问题。

（三）业务系统与档案管理系统接口管理问题

随着企业信息化发展，各业务电子管理系统投入使用，但是往往没有档案人员深度参与功能设计，缺乏符合要求且自动化程度高的电子文件归档管理功能，格式不统一，相互不兼容，难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，是档案长期可读、通用兼容、实现效力的技术障碍。

（四）电子文件管理标准不完善

档案信息管理电子化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因档案工作标准体系不完善。随着信息化工作的开展，档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑越来越多的归档

三、单位电子文件归档管理的工作思考

随着企业信息化工作的开展，加强档案信息化建设也是必不可少的工作。结合工作实际，我认为应该从以下几个方面开展电子文件归档管理工作。

（一）更新观念，改变传统文件归档管理模式

推动电子文件归档管理，首先不是解决技术问题，而是解决人员的思想障碍和观念转变问题，也就是档案工作人员自身要接受电子文件管理手段，适应档案信息化工作环境，逐步推进从纸质文件的归档向电子文件的归档转变;从注重文件的保管性向注重文件的利用性转变。传统的文件归档流程有一套成熟的动作机制、动作模式，它有很强、很大的惯性，如果不改变传统的文件归档模式、工作机制的话，电子文件归档模式推行起来也很困难。在实施电子文件归档时，对公文归档流程的改变要持积极慎重的态度，一方面要要积极推动变革，对不适应并影响和阻碍电子文件效率发挥的公文管理和归档措施进行修改;另一方面在具体的操作流程上也要谨慎行事，防止由于盲目修改和电子文件本身具有易变、易逝、平台依赖性的特性而造成公文归档管理上出现漏洞和偏差，导致档案的准确、完整、真实与安全受损。因此，要高度重视电子文件的归档管理，逐步建立和完善电子文件归档管理的框架，确保电子文件的真实性和安全保存、方便利用。单位电子文件归档应结合工作实际，适应现行的档案管理制度，制定自己的工作制度和流程。

（二）坚持文件形成部门归档的原则，实现档案部门对电子文件的集中统一管理

文件形成部门归档是档案工作的基本原则之一，其目的是文件形成部门承担起对承办文件的归档责任。在企业信息化工作开展之后，强调电子文件部门归档是十分必要的，如果一味的强调简化归档程序，将大量的未经部门审核的电子文件推给档案部门，势必无法确保归档的质量，同时也给以后的电子档案的管理和利用带来隐患。因此，在具体实践中，要求文件形成部门及时审核本部门需归档的电子文件，兼职档案管理员应按照要求完成归档要素的填写，如文件编号、文件提名、页数、保密期限、秘级、保管期限等，才能完成档案的移交，电子文件与其相应的纸质文件在归档责任和内容上保持一致。档案部门应站在企业信息化建设的前列，处理好各项工作关系包括：在完成传统纸质文件归档的同时重视信息资源建设;在进行室藏数字化的同时重视电子文件的接收;在电子资源形成的同时重视建立电子资源利用体系。这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，实现电子文件的统一归档管理，提高电子文件的质量。档案工作者通过与电子文件的形成部门、网络技术人员和软件开发设计人员的沟通，采取技术处理，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使电子文件与纸质文件一样发挥企业效用，为企业科研、生产服务。在电子文件形成前期，档案部门应与形成部门多沟通、多指导、多交流，结合业务工作优化和完善自己的工作流程和管理制度。

（三）做好前段控制，规划好业务系统与档案系统的借接口管理

随着企业信息化发展，各业务电子管理系统投入使用，但是往往没有档案人员深度参与功能设计，缺乏符合要求且自动化程度高的电子文件归档管理功能，格式不统一，相互不兼容，难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，是档案长期可读、通用兼容、实现效力的技术障碍。例如，我单位现在使用的财务管理系统，虽然实现了电子合同的归档，但是未与档案管理系统进行接口连接，没有实现电子文件著录要素和电子文件在线归档，需要完成接口和规范电子合同归档制度和流程，对电子合同文件归档资料的完整性、真实性进行确认，确保电子合同的真实性、完整性、可靠性、可用性。

（四）规范管理要求，完善电子文件管理制度体系

规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要条件，也是加强档案信息化建设的可靠保证。在搞好软硬件建设的同时，做好电子文件档案管理工作则是實现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，电子文件管理工作与日常档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，所以我们要强化系统思维意识，树立电子文件管理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住电子文件工作规范化、标准化的人口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。不断深化的工作实践证明，材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷与装订质量则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们一定要注意解决好立卷方法问题，以利于档案规范化管理。同时，需要我们通过工作时间，结合现有的电子文件档案管理标准、制度等制定适合自身工作需要的标准体系。

参考文献

1、张静、王春晓.电子档案文件面临的问题和对策.农业管理 2013 35～36。

2、周霞. 电子文件管理归档浅析 .中国民用航空.2014 87～88。

作者简介：

马元元（1982-），女，陕西延安市富县，助理馆员，本科，主要从事档案管理工作