机关档案分类编号方法研究与应用

□ 葫芦岛市档案馆 韩贵林

积极探索机关档案分类编号方法，实现实体档案与数字档案分类编号方法的协调统一，对于推进机关档案分类、整理、保管、数字化、统计、利用等工作，提高机关档案管理水平，实现档案移交进馆后的科学管理具有重要意义。如何做好机关档案分类编号工作，已成为推动新形势下机关档案工作实现新发展必须解决的一个重要课题。

一、机关档案分类编号存在的主要问题

1.传统档案分类编号方法不再适合机关档案分类编号工作。受传统档案管理模式影响，我省机关习惯采用目录号标识档案门类的方法，对机关档案进行分类编号，如目录号1代表文书永久保管档案，目录号2代表文书长期保管档案、目录号3代表文书短期保管档案、目录号4代表会计报表档案等，同一全宗内不得出现重复的档案目录号。但随着《归档文件整理规则》（DA/T 22-2000）的颁布实施，文书档案整理方式、案卷格式亦随之发生了重大变化，文书档案卷脊不再设置档案目录号编项，加之长期以来科技档案卷脊一直从未设置过档案目录号编项，采用目录号标识档案门类的方法已明显不再适合机关文书、科技档案案卷编目工作。

2.机关实体档案与数字档案分类编号方法相互矛盾。2014年，国家档案局发布了《数字档案室建设指南》,提出了“数字档案应按文书（WS）、专业（ZY）、会计（KU）、科技（KJ）、照片（ZP）、实物（SW）等编写一级门类代码”。这样，就导致同一机关实体档案与数字档案分类编号方法相互冲突，致使同一全宗内实体档案与数字档案出现了两种截然不同的分类编号方法，给机关档案分类、整理、保管以及移交进馆后的科学管理增添了难度。

二、问题原因及分析

深刻剖析问题存在的原因，主要是档案主管部门对机关档案分类编号方法缺乏全面思考和统一要求。

一方面，《机关档案工作业务建设规范》（国档发〔1987〕27号）仅要求“机关档案，应按内容和载体，制定统一的档案分类方案。分类方案应前后一致，不可随意变动”,却没有对机关档案分类编号方法作出具体规定，导致各地之间档案分类编号方法各不相同。如广东省机关档案分类编号方法为“文书（A）、基建（B）、设备（C）、会计（D）、声像（F）、专业（G），等等”；湖北省机关档案分类编号方法为“文书（W）、科技（K）、会计（KJ）、声像（S）、专业（Z），等等”。另一方面,《数字档案室建设指南》仅从加强数字档案资源管理角度，提出“数字档案应按文书（WS）、专业（ZY）、会计（KU）、科技（KJ）、照片（ZP）、实物（SW）等编写一级门类代码”。而从其他相关标准来看，均未曾就如何统筹做好机关实体档案与数字档案分类编号问题进行详细解读。

由此可见，由于对机关档案分类编号方法缺乏全面思考和统一要求，不仅导致各地之间实体档案分类编号方法各不相同，也导致同一机关实体档案与数字档案分类编号方法迥然不同，给档案科学管理增添了难度。

三、积极探索机关档案分类编号方法

为探索机关档案分类编号方法，作者在反复查阅研究档案标准文献，通过专业期刊、数据库了解机关档案分类编号方法最新研究动态基础上，就如何做好新形势下机关档案分类编号问题进行了深入探索，并在工作实践中摸索出一套简单实用、便于普及和推广应用的机关档案分类编号方法。

1.机关档案分类编号的基本方法。机关档案的分类编号方法，应在明确机关一级门类档案及其总体排列序号基础上，采用双位制汉语拼音大写首字母，即采用各类档案名称的第一个字和第二个字的汉语拼音大写首字母，编写各门类档案的编号或代码，并分别标识在各类档案名称之后，汉语拼音大写首字母外加括号“（）”。

当两个门类档案名称的第一个字和第二个字的汉语拼音首字母完全相同，其中一个门类档案已优先采用其名称的第一个字和第二个字汉语拼音大写首字母编写该门类档案的代码时，另一门类档案则采用其名称的第一个字的汉语拼音第一位和第二位大写字母编写该门类档案的代码。如科技档案已优先采用“KJ”编写该门类档案代码，会计档案则采用“KU”编写该门类档案代码。

综上所述，机关档案可按文书档案（WS）、会计档案（KU）、专业档案（ZY）、科技档案（KJ）、照片档案（ZP）、录音档案（LY）、录像档案（LX）、实物档案（SW）。数字档案（SZ）等编写各门类档案的一级门类代码。其中，会计档案按照报表（KU.BB）、账簿（KU.ZB）、凭证（KU.PZ）编写会计档案的二级门类代码；科技档案按照科研（KJ.KY）、基建（KJ.JJ）、设备仪器（KJ.SB）编写科技档案的二级门类代码；专业档案按照相关规定并结合实际编写二级门类代码。

数字档案，包括机关文书、会计、专业、科技、照片、录音、录像、实物档案数字化副本，及机关业务数据、公务电子邮件、网页信息等，应在数字档案（SZ）门类下，结合实际编写二级或三级门类代码。

2.机关档案分类编号方法应用范围和推广价值。采用双位制汉语拼音大写首字母标识档案门类的方法，在机关档案管理方面具有广泛的应用前景和推广价值。

（1）广泛用于机关档案分类方案编写工作（如图1所示）。同传统档案分类编号方法（如图2所示）相比，将采用双位制汉语拼音大写首字母标识档案门类的方法广泛用于编写机关档案分类方案，具有以下积极作用。

图1 档案分类编号方法用于编写机关档案分类方案

图2 传统机关档案分类编号方法

解决了传统档案分类方法中机关档案类别编号或代码缺失问题，也解决了科技档案、立卷改革后文书档案卷脊无法标识档案类别编号或代码问题，是对传统档案分类方法的必要补充和完善。

解决了机关数字档案光盘无法纳入档案分类编号体系进行科学管理问题，有利于更好地贯彻落实档案集中统一管理原则。

实现了一表（机关档案分类方案图表）在手，就能对机关室藏档案结构及其分类编号方法一目了然的目标。

实现了实体档案与数字档案分类方法的协调统一，为深化机关实体档案与数字档案融合管理奠定了基础。

（2）广泛用于机关档案案卷（光盘）编目工作（如图3—图5所示）。将采用双位制汉语拼音大写首字母标识档案门类的方法广泛用于机关档案案卷（光盘）编目工作，具有以下积极作用。

图3 档案分类编号方法用于机关文书档案卷脊编目示意图

图5 档案分类编号方法用于机关数字档案光盘编目示意图

确保机关各类档案分类编号方法与机关档案分类方案高度一致，对于促进机关档案科学管理具有重要意义。

通过档案类别编号就能对机关室藏档案结构了如指掌。

图4 档案分类编号方法用于机关会计（报表）档案卷脊编目示意图

便于区分机关室藏各种门类和载体的档案，对于深化机关档案保管、统计、利用等环节工作具有积极推进作用。

通俗易懂，简单易行，容易掌握，便于广泛推广和应用。

总之，采用双位制汉语拼音大写首字母标识档案门类的方法，不仅适用于机关档案分类方案编写工作，也适用于机关各类档案案卷编目工作，具有广泛的应用前景和推广使用价值，对于促进机关档案管理规范化、标准化，推进机关档案工作实现新发展具有普遍指导意义。