《辽宁省一体化政务服务平台电子文件归档管理实施细则》解读

□ 辽宁省档案局

《辽宁省一体化政务服务平台电子文件归档管理实施细则》（以下简称《实施细则》）于2021年8月31日由辽宁省档案局、辽宁省营商环境建设局联合印发。《实施细则》明确了辽宁省一体化政务服务平台电子文件归档管理的职责分工、工作流程以及电子文件归档管理系统的功能需求和归档数据的存储形式等，为全省政务服务机构规范开展政务服务类电子文件归档工作提供了依据。

一、制定背景

2019年，省政府印发《辽宁省加快推进全省一体化在线政务服务平台建设实施方案》，同年底，辽宁省一体化政务服务平台业务办理系统上线运行。随着政务服务事项办结量的不断增加，形成的电子文件越来越多，电子文件归档工作的开展迫在眉睫。2020年底，省推进政府职能转变和“放管服”改革协调小组印发《辽宁省一体化政务服务平台电子文件归档与电子档案管理暂行办法》，为开展电子文件归档工作提供了制度保障。2021年初，省本级一体化政务服务平台电子文件归档管理系统开始研发，电子文件归档工作全面启动。

为使全省各地政务服务业务办理系统与电子文件归档管理系统有效对接，省档案局与省营商局联合制定《实施细则》，统一标准要求，为政务服务机构开展电子文件归档工作提供全流程操作指南。2021年9月，省数字辽宁建设工作领导小组办公室印发《辽宁省数字政府建设实施方案》，将电子文件归档系统建设及归档试点工作列为重点任务。《实施细则》的制定，进一步加快了电子文件归档管理系统在全省范围内的推广应用，助力辽宁省数字政府建设。

二、总体思路

《实施细则》在制定过程中充分考虑到工作流程的完整性及技术标准的规范性要求，满足文档管理人员及专业技术人员的不同需要，将业务路径与技术路径分别在正文和附件中进行表述。在第三条至第五条中，对相关部门的职责进行了划分。在第九条至第十一条中，详细描述了政务服务机构开展电子文件归档工作的业务流程，明确了统一标准及规范归档要求的操作步骤。同时，针对电子文件归档管理系统建设部门，在附件1至附件5中提出了系统功能需求、系统对接技术手段、数据存储交互形式等，以满足文档管理人员前台操作的便捷性要求，便于专业技术人员开展系统对接。部门自建业务系统产生的电子文件，其归档管理可参照《实施细则》进行。

三、主要内容

1.职责分工。一体化政务服务平台电子文件归档管理涉及面广、专业性强，需各相关部门协同推进。其中，政务服务机构作为政务服务事项的办理和电子文件的形成部门，是电子文件归档管理的主体。《实施细则》规定：“各政务服务机构应当建立协调机制，明确管理责任，规范工作流程，负责制定电子文件的归档范围和电子档案保管期限表，做好电子文件的形成、办理和归档管理工作。”其机构内部的业务部门负责做好电子文件的归档工作，档案部门负责做好电子档案的管理工作。各级档案主管部门负责组织制定电子文件归档管理制度，提出电子文件归档功能需求，监督指导政务服务机构开展电子文件归档管理工作，审查电子文件的归档范围和电子档案保管期限表。承担一体化平台建设的主管部门，负责依据标准和实际需求建设和完善电子文件归档管理系统，做好电子文件归档管理系统与电子档案管理系统的对接，为电子文件归档管理提供技术支持。

2.电子文件归档管理系统建设。省本级政务服务机构使用一体化政务服务平台电子文件归档管理系统开展归档工作，对本单位在省一体化平台中已办结的2021年政务服务事项电子文件进行单套制归档。各地参照《实施细则》中的附件1“主要功能设置要求”研发电子文件归档管理系统，实现本地政务服务业务办理系统与电子文件归档管理系统的对接，适时开展电子文件归档试点工作。各政务服务机构可结合自身工作实际开展实时归档或定期归档，定期归档最迟不能超过电子文件形成后的次年6月。

3.电子文件归档范围和电子档案保管期限表制定。根据《实施细则》第九条规定，各政务服务机构的档案部门应组织有关业务部门，根据权责清单、政务服务事项目录等，制定本单位电子文件归档范围和电子档案保管期限表，并报同级档案主管部门审查。附件2“政务服务事项的归档材料目录”提供了各类政务服务事项归档范围的总体框架，应根据该事项的具体办理流程，及整个办件过程中形成的文件材料，对归档范围进行细化。以每个政务服务业务项为单位设定归档范围。参照档案业务相关要求，以及政务服务事项在行业内的相关规定，设定保管期限。

4.归档配置。根据《实施细则》第十条规定，考虑到操作的便捷性，满足“一次设置、一键归档”的要求，省本级一体化政务服务平台电子文件归档管理系统设置了归档配置功能。该功能实现以政务服务事项的最小细分项为单位，配置电子文件归档范围、电子档案保管期限及所属文件材料的构成等信息，将同一版本的电子文件归档要素进行固化，同时满足同一业务项不同版本间的参数复制。归档配置系统界面如图1所示。

图1

政务服务机构可参照《实施细则》中的附件2“政务服务事项的归档材料目录”，根据本单位电子文件归档范围和电子档案保管期限表，结合政务服务事项办理工作实际开展归档配置。在实践中，特别是针对服务事项种类较多、办件量较大的单位，归档配置功能是十分必要的，仅需一次配置操作即可满足其所属电子文件的规范归档要求，可有效避免繁琐操作、减轻工作量。

5.归档操作流程。根据《实施细则》第十一条规定，电子文件归档操作流程以每一件办理事项为单位，从政务服务事项办结开始，到档案部门接收归档信息包结束。分为两个阶段：（1）由业务部门对电子文件及元数据进行收集、整理，形成归档信息包，并进行清点和生成验证信息；（2）由档案部门对归档信息包进行接收检测，检测合格后履行必要的归档手续，完成电子文件归档管理流程。在实践中，应用省本级一体化政务服务平台电子文件归档管理系统的单位，可针对已经完成归档配置的政务服务事项，开展实时归档或定期归档，归档操作可根据其配置参数一键批量完成，电子文件的整理、组件由信息系统自动进行。归档操作系统界面如图2所示。

图2

同时，清点与归档操作同步运行，当系统识别到电子文件实际组件及元数据与归档配置信息不符，将发出提示，工作人员可根据具体提示内容补充缺失文件材料或者进行容缺归档。

6.数据交换及检测。根据《实施细则》第十一条规定，由电子文件归档管理系统生成归档信息包，并对其制作数字摘要后，各单位业务部门的操作即已完成。归档信息包括的内容、结构、命名规则、元数据要求及存储格式由系统预先设置。归档信息包形式在第十二条至十五条中进行了规定，其范例如图3所示。

图3

各单位档案部门应完善电子档案管理系统功能，实现对归档信息包及其验证信息的接收，开展电子档案管理工作。将归档信息包从一体化平台交换到电子档案管理系统，应生成符合《实施细则》第十六条所要求的，一体化平台电子文件交换目录作为系统间交换凭据。同时，业务部门将归档信息包移交至档案部门后，档案部门应参照《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018），应用电子档案管理系统对其进行真实性、完整性、可用性和安全性检测。