“互联网+”下档案管理效率的提升策略研究

王盛

摘要：在互联网背景下档案管理工作的开展是机遇也是挑战，运用互联网技术可有效提高档案管理工作的效率，但相应的制度体系以及管理理念建设必须贴合互联网技术应用的要求。在现代档案管理工作开展过程中，需要从理念、体系建设、管理服务等方面内容入手，来提升档案管理工作的效率。

关键词：互联网+;档案管理;提升策略

引言

在经济高速发展的背景下，档案工作的管理效率必须适应企业发展的需求，通过运用互联网技术，能够从技术层面打破传统管理方式的制约，可以有效提升档案管理的服务质量效益。基于此，本文通过对“互联网+”背景下档案管理的效率进行分析探讨，提出相应的举措以供借鉴。

1“互联网+”背景下档案管理现状

1.1档案管理工作人员管理意识较为欠缺

受多种因素影响，大多数企业档案管理工作在开展过程中未能形成良好的管理工作意识，使得企业档案管理工作开展的质量与效益难以满足实际需求。通过相关数据分析，当前在国内大多数企业从事档案管理工作的人员，并未受过专业教育掌握相应的专业技能和系统化档案管理的理论知识，部分企业的档案管理工作人员甚至由其他部门人员兼任。这样的运行管理方式，使得员工难以养成专业的档案管理意识，无法按照各项规定制度来规范档案管理业务，严重制约了档案管理工作的效率。

1.2档案管理工作人员的基本素质和能力有待提升

当前，大多数企业对于档案管理工作的重要性认识不够。受企业发展、以及思想观念等多种因素的影响，企业管理人员并未重视档案管理工作的质量效率，在对于管理人员的任命工作安排上并未招聘具有较高综合素养的办公室的管理人员，导致相关人员的能力素质，无法胜任岗位需求，甚至会影响整体档案工作的开展。

1.3档案管理工作缺乏科学性和规范性

在我国，相当多的企业单位对于档案管理工作未能形成统一、系统性的规章制度，在业务开展过程中存在较大的漏洞，特别是管理方法和管理流程不够科学、不够规范，难以形成统一高效的管理体系，在实际运行过程中会导致档案管理工作出现各种问题，对档案管理工作开展造成了不良影响。

2 “互联网+”背景下档案高效管理对策

2.1完善和建构数字化管理理念

“互联网+”是信息化管理的一种手段，在当今各行各业的发展过程中受到了普遍的重视。在推进档案信息化管理建设的过程中，从管理领导岗位来讲必须具备信息化管理的意识，注重档案工作管理效益，善于将互联网技术应用融入档案管理工作中。重视对于档案管理工作人员的能力素养培训，针对信息化档案管理应用的要求，提升管理人员的信息化素养。例如，运用互联网技术建立软件管理系统、资源数据库等，要求管理人员能够从软件和硬件两个方面来提升企业档案管理工作信息化水平，完成档案信息数字化建设，能够运用网络系统直接调取电子档案数据信息，便于档案数据资源在网络平台上传输交流，对于有条件的企业单位可通过构建数字档案馆，来提升档案运用的质量效率。

2.2构建信息化档案资源管理体系

“互联网+”技术的应用减少了档案信息资源在使用过程中的壁垒。传统的档案数据信息通常是以馆藏数量衡量，在各级档案管理部门来讲，档案数据资源并未形成共享，在数据运营过程中存在着明显的壁垒，需要经过多部门手续签批才能完成答案调阅，这种方式使得档案资源的运用效率十分低下，甚至造成了资源的浪费。运用“互联网+”技术开展档案资源管理工作，可利用大数据技术构建档案信息资源平臺，实现资源的共享，完成整体档案资源管理体系的建设，该过程重点是要完成档案信息资源的收集整理、存储借阅等体系制定，实现了快速调用读取的目的。现如今，社会的发展已步入信息化时代，各部门都在讲究质量效率，档案资源共享平台的建设，必须要朝着规范化和制度化的方向开展，特别是当前数据信息呈几何量增长的情况下，使用部门呈现交叉管理的状态，因此必须形成规范化和制度化的管理体系，便于大数据管理工作的开展。例如，在传统纸质档案的基础上以音频、视频、网盘等数据信息作为载体，构建网络信息化档案资源管理系统，实现网上远程调取借阅，服务好用户的使用需求。

2.3构建信息化档案硬件基础管理建设

信息化建设质量水平直接关系着“互联网+”技术的应用，互联网技术本质是通过信息化手段加强档案管理工作，其硬件基础设施的质量水平，直接关系到信息技术应用的效率，因此必须加强对信息化档案硬件基础设施的管理。当前，企业在信息化硬件基础设施建设过程中积极探索出了电子账户、网络云、办公自动化 APP 应用、网上系统等信息化手段，通过此类技术手段的应用，可有效提升档案管理的专业化水平，促使整体档案管理工作朝着智能化的方向发展，而加强档案硬件基础设施建设是信息技术应用的保障。对于信息化档案硬件建设首先要做到档案管理框架机制的建设，可通过构建智能档案管理系统将现有的扫描技术、计算机数据结构技术、数据库储存技术等技术方案融入到管理系统，构建完整的信息系统体系，提升数据库的智能化水平。其次，在现有信息基础应用的前提下，档案管理人员要善于创新，将传统的档案管理方式中的保存、研究、保管等功能与数据展示、学习培训、信息交流等功能相结合，丰富档案管理信息系统的服务功能，能够主动引导员工使用档案管理信息系统，可以实现整体软件设施的灵活使用来满足用户对相关答案信息的收集调取。其三，加强档案数据库的建设，在“互联网+”的背景下，数据资源是网络技术应用的基础，对于档案管理工作开展必须推进纸质资料文件转化为电子档案，以丰富数据库数据资源，拓宽整个数据库的种类，增强数据资源的共享。而对于档案信息数据化的过程，需要重点关注网络信息安全技术的应用，做好网络安全保密工作，针对有密级的资料文件可通过设置专业的密钥完成数据资源的传输存储，提升数据运用的安全性能，避免因数据丢失盗窃对企业的发展造成重大的影响。

2.4推动多元化档案管理服务

多元化的档案管理服务工作是提升档案管理工作效率的重要手段，档案管理工作人员在运用“互联网+”为技术的网络信息技术是必须要具备网络思维理念，能够依据大数据管理应用的方法经验构建档案网络管理的工作模式，通过丰富档案管理功能来实现资源共享。第一，对于档案管理中的数据资源，相关人员要论证分析，确保档案资源的准确性和全面性。在信息化背景下，工作人员可利用大数据技术，对相关档案资源数据进行挖掘分析，提升档案资源的准确性，提供高质量的服务保障。第二，能够根据用户的需求精准匹配档案数据资源，主要是通过对档案使用目的、路径和服务的内容等方面进行论证，来实现在服务方法和服务模式上的精准匹配。第三，对于档案管理工作可建立相应的奖励惩罚机制，主要是通过职责划分来明确各部门的职责，便于档案管理体系的建设应用，通过定期梳理的方式优化档案管理服务质量。

结语

在新时代，传统的档案管理工作的方法理念无法适应当前档案使用的实际需求，基于“互联网+”技术信息化手段应用，必须在思维理念、管理模式以及体系建设上进行深入研究，依照当前企业档案管理应用的特点，以提高服务保障的质量水平为目标，建设信息化档案管理应用模式，以此提升档案数据资源使用的质量效率。

参考文献

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[2] 姚才苹.大数据时代电力企业档案管理创新的探索[J].中国管理信息化. 2020，23（03）：178-179.