高职院校人事档案精细化管理思考

摘要：随着信息化时代的到来，人们被海量的信息包围着，这些信息中分为有用的以及没有用的，人事档案是对单位或者公司员工详细情况的记录，而且人事档案是由单位以及部门机构进行规范化的管理的文件材料，是用人单位对员工情况的详细记录，而作为人事档案部门的工作人员，发现当前高职院校人事档案管理工作中面临着诸多的问题，而高职院校人事档案精细化管理就是人事档案管理工作的优化策略。

关键词：高职院校;人事档案;精细化;管理

对于人事档案管理工作而言，如何从海量的信息中辨别信息的真实性，对于人事部门的档案工作而言，这是一项不小的挑战，在人事档案管理工作的过程之中，人事档案管理人员需要对信息进行核实，这样才能够保证信息录入的正确性，然后由下一个环节，对已经录入的信息进行核实，而在这一过程之中，人事档案管理与检查人员需要对一部分失真或者不符合现实情况的数据或者信息予以修正，基于此，本文以高职院校为研究对象，对人事档案精细化管理策略进行论述。

一、高职院校人事档案精细化管理面临的问题

（一）档案管理意识不强

在档案管理单位以及部门的档案社会调查研究过程之中，我们发现当前大部分档案管理单位以及部门对于财务状况太过重视，那么就会在一定程度上忽视了档案管理标准化的重要性，从这一点说明当前在档案资料管理的过程之中，大部分管理者以及工作人员并不真正明白人事档案管理工作的重要性，始终都存在着一种误解，档案管理工作最主要的任务就是利用数字化的系统，实现各种类型以及各个部门档案管理以及检查工作中，虽然社会上对档案管理以及检查工作开始普遍重视，但是，档案管理以及检查工作中仍然面临者意识层面的问题，这一点具体体现在人事部门的管理层。由此可见，当前的档案管理意识不强就会成为当前档案管理工作中的主要问题之一[1]。

（二）档案管理人员的专业化能力较弱

对于档案处理工作专业性的要求究竟如何，在通过对相关资料的查询之后，我们能够了解到当前的档案处理工作具有一定的难度性以及技巧性，管理人员综合素养在一定程度上会直接决定档案管理工作的成效，而且大部分的档案管理单位以及部门对于档案管理人员并没有安排关于档案管理以及检查档案等课程的学习，从而就会导致人事档案检查人员只是对档案工作一知半解，这是因为对于档案的整理与分类，是一项具有专业性以及难度的工作，因为对档案的整理与分类工作会消耗掉处理人员或者档案保管人员一定的时间，从而说明当前人事档案在管理中，会遇到的问题有许多，具体涉及档案的内容、内容的核实、人员的处理能力、以及相关部门支持度等都会影响到档案的处理情况。鉴于我国大部分的档案管理单位以及部门工作人员对于档案检查处理的意识较弱，就会出现档案管理过程之中杂乱无序的情况[2]。

（三）档案技术设备无法满足人事档案工作的各项要求

档案技术设备无法满足人事档案工作的各项要求，当前国家的档案管理技术设备的专业化程度较低，大多数的档案管理单位以及部门并没有使用模拟存储技术，档案管理并未真正实现可持续化以及科学化的管理，由此可见，档案技术设备无法满足人事档案工作的各项要求逐渐成为档案管理过程之中亟待解决的问题。

二、高职院校人事档案精细化管理的优化策略

（一）树立数据库检查档案理念，注重个人信息等资料的收集工作

人事档案管理是借助数据库软件与工具，实现对数据与资料的收集、存储、分析与处理的功能，具有传播速度快、类型多样化、所耗用成本较小、可靠程度较高的特点。由此可见，人事档案精细化管理的难度较大，一方面形容的是数据的总量较大，另一方面也是体现在庞大的数据库能够更为快速、更为高效的满足人事部门的需要，实现档案安全管理的高效化运行，这对于服务型档案管理模式的优化而言大有裨益。如何利用人事档案管理的工具与手段，实现档案安全管理工作的高效化运行，不仅是重复使用人事档案管理的系统，而且充分实现人事档案管理与会计数字档案管理的联系统一，运用人事档案管理以及相关工具，实现档案工作的跳跃式发展。在信息化时代背景之下，人事档案管理的重要环节就是对于个人信息等资料的收集工作[3]。

（二）加强人事档案管理人才的培养

在人事档案管理的时代背景之下，档案管理人才的培养也是档案安全管理工作过程中的重要环节，这要求国家需要颁布相关的法律与政策，强化对档案安全管理人员的技能培训，具体而言，培训的内容需要涉及人事档案管理技术以及工具，更要求工作人员对人事档案工作流程十分了解。将人事档案管理的各项政策落到实处，实现人事档案管理与档案安全管理的完美融合，极大的提升会计工作的效率。在人才的培养途径层面，可以进行校企合作、技术课堂等形式进行人事档案管理人才的招聘。在公务员的招聘与录取过程中，需要注重对于人才的实践能力的训练，具体通过设置与人事档案管理密切相关的课程，扩充人事档案管理课堂教学的广度与深度，培养复合型人才，借助“政用产学研”方式引领档案的规范化发展之路，因此，加强认识档案管理人才的培养能够为日后的档案管理工作提供有利条件。

（三）建立健全档案利用审批制度，优化档案的密钥设置

建立健全档案管理制度，政府部门的办公人员必须按照规定的流程，在获取档案资料之前，先行报请主管或负责人的批准，并且树立体系化的档案利用以及审批制度，档案部能够借助网络化的相关技术与手段进行信息的收集与档案的管理活动，使档案收集速度更快，耗时更短，保证电子档案的准确性，为民众提供更为满意的电子档案以及相关服务，实现电子档案的飞跃发展。优化档案的密钥设置，应该根据利用者的具体情况进行设置，并且结合电子档案内容的密级进行区分性的归类与管理，并对所使用的“密钥”进行一定周期的重设，以防止秘钥的丢失与被破解。因此，建立健全档案利用审批制度，优化档案的密钥设置就成为高职院校人事档案精细化管理的策略之一。

三、结语

综上所述，随着社会科学技术与互联网通信技术的高速发展，人事档案管理工作的重要性不言而喻，各个部门应当充分认识到数字档案与档案规范化以及流程化的建设重要性及未来趋势。本篇文章结合高职院校人事档案精细化管理面临的问题，其中的问题主要表现在以下的三个方面，分别为档案管理意识不强、档案管理人员的专业化能力较弱、档案技术设备无法满足人事档案工作的各项要求，提出高职院校人事档案精细化管理的优化策略，具体从以下的三个方面展开论述，分别为树立数据库检查档案理念，注重个人信息等资料的收集工作、加强人事档案管理人才的培养、建立健全档案利用审批制度，优化档案的密钥设置。

参考文献

[1]华建和，李鹏程，温剑建，等.一种基于人事档案管理的加密数字货币钱包的私钥保存和助记方法：，CN111047305A[P].2020.

[2]赵洁.档案实体安全和信息安全管理中存在的问题与解决对策——以天津中德应用技术大学为例[J].科学咨询（科技·管理），2020（7）.

[3]程风刚.大数据时代档案信息资源安全治理及其实现路径[J].盐城师范学院学报（人文社會科学版），2020，v.40;No.184（04）：75-82.

[4]高校财务电子档案工作面临的问题与对策思考[J].张强.商业会计.2020（12）

史晓红，女，1972.11生，湖南临澧人，本科，副研究馆员（档案系列高级），组织人事处人事档案管理，主要研究方向：工商管理。