信息技术在民族地区高校档案工作中的有效运用

黄静

摘 要：信息技术的不断发展和创新使人们的生产生活方式发生了翻天覆地的改变，特别是在信息资源的获取上，更是提供了诸多便利条件，人们只需一台电脑，或者是一部智能手机，就能轻松获取想要的信息资源。对于民族地区高校档案工作来说，受地理环境、经济发展等因素影响，档案工作相对滞后，难以满足实际需求，如果将信息技术应用其中，结合实际情况做好档案信息化建设工作，可有效解决档案工作中存在的问题，促进工作水平和整体效果的提升。因此，文章对信息技术在民族地区高校档案工作中的有效运用进行探讨。

关键词：信息技术  民族地区  高档档案  有效运用

引言

信息技术（Information Technology），是指用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称。随着信息技术在我国的初次尝试到后来的普及应用，各领域对其青睐有加，其原因在于信息技术具有普遍性、客观性、互动性、共享性以及动态性等优势。当前，随着信息技术在高校档案工作中的应用，解决了工作滞后、档案收集时间长、不易储存等问题。与此同时，信息技术的应用，改变了档案工作者的工作方式，减轻了工作任务，工作质量和效率得到了实质性的提升。但是，从目前来看，只有地方普通高校档案工作能够享受信息技术提供的服务，一些民族地区高校档案工作尚未实现信息技术的应用，导致工作进度停滞不前，难以顺应时代发展趋势进行发展和进步。因此，民族地区高校要认识到信息技术具有的优势和重要价值，根据自身情况进行合理应用。

一、信息技术在民族地区高校档案工作中运用的必要性

1.与大数据发展需求相适应

以往的民族地区高校档案工作中，档案工作者要通过做标记、用脑记忆等方式记住每一本档案的存放位置，同时根据档案属性制作目录，以为随时随地的查阅工作做准备。这种方式虽然能够确保档案工作的科学性与规范性，但在成百上千份的档案中寻找某一份，不仅浪费时间和精力，还难以保证寻找的准确性。如果将信息技术应用在档案工作中，档案工作者可以将所有的档案信息录入计算机系统中，并使用云计算进行备份，防止档案丢失。当档案使用者查阅档案时，档案工作者只需搜索关键字便能迅速、准确获取，这种档案获取方式不仅提高了档案工作质量，还与大数据发展需求相适应。

2.可促进民族地区高校档案工作的发展

随着信息技术的发展和普及，越来越多民族地区高校的教育学、行政管理等部门引入了互联网技术，教育教学质量和管理效果得到实质性提升。面对这种情况，民族地区高校档案工作要紧随其后，顺应时代发展趋势，根据实际情况引入信息技术，借助信息化手段优化档案工作内容，使其日趋完善。当下，受我國教育体制改革影响，国家对民族地区高校提出了新要求，教育和管理形式要与时俱进，实现创新和自我突破。此时，档案种类愈发多样，档案内容也愈发复杂，除了有全体师生和学校建校史等方面的档案外，还有许多社会公众的档案，如此庞大的档案数据群，如果继续使用传统工作方法，不但会产生各种各样的问题，还会阻碍民族地区高校档案工作的发展进程。而信息技术的应用，能够整合所有的档案信息，促进档案工作质量和效率的提升，民族地区高校档案工作也因此得到进一步的发展。

3.民族地区高校档案工作的必然走向

据了解，民族地区高校档案工作中，档案的储存和管理多以纸质版为主，这种管理方式看似一目了然，通过档案工作者所做标记获取所需档案信息，但在日积月累下，纸质档案储存的弊端开始显露。比如说，占据空间大，档案易潮湿、霉变等，难以长久储存档案信息。此外，档案在利用过程中，档案使用者会反复翻阅或复印，致使档案发生不同程度的磨损，一些不爱惜档案的使用者，会给档案带来更大的损害。就目前来看，民族地区高校的众多档案都有保质期，学生考试试卷仅存放3-5年，存放期结束后，为了腾出空间，供其他档案存放，档案工作者会通过废纸出售、销毁等方法进行处理，如果处理不当，十分容易造成信息流失，给学生的个人利益带来隐患。如果将信息技术应用在民族地区高校档案工作中，纸质版档案摇身一变成为电子档案，不仅不易损坏，还有着较长的保存时间，处理过期档案时只需一键操作即可，节省了不必要的流程，避免了档案信息泄露问题。与此同时，以信息技术为依托的民族地区高校档案工作，可实现信息的迅速传播，提高了工作水平和整体效果。所以说，信息技术的有效运用，是民族地区高校档案工作的必然走向。

二、民族地区高校档案工作中存在的问题

1.工作理念陈旧

档案是人们在各项社会活动中形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，包括文书、人事、财会等类型的档案。由于档案涉及国家、企事业单位以及个人利益，所以具有较强的保密性，即便是档案工作者，也不能擅自查阅，除非经过本人许可，如果私自查阅档案，或者是造成档案丢失，将会承担相应的法律责任。这种情况下，一些档案工作者为了避免不必要的麻烦，依然沿用传统工作方式，即档案只收不用，思想过于保守，没有与时俱进，部分民族地区高校档案工作者也不例外，对信息技术在档案工作中的引入持抵制和怀疑态度，导致工作过程中出现大大小小的问题，难以满足时代发展要求。

2.缺少专业设施和优秀人才

对于民族地区高校档案工作来说，想要充分发挥信息技术具有的重要价值，就需要完善的专业设施和优秀人才给予保障。可是，从实际来看，由于多数民族地区高校所处位置偏远，办学条件相对落后，资金紧张，硬件、软件方面投入较少，就算档案工作者想利用计算机开展工作，也难以达成目标。另外，档案工作水平与质量的提高还与信息化人才有着直接关系，但因教学条件、周边环境等因素影响，许多信息化人才更愿意留在交通便利，发展较好的城市中心，再加上民族地区高校缺少人才培养意识，没有向档案工作者灌输信息化思想，导致档案工作效果不尽如人意。

3.档案服务模式单一