浅析人才流动背景下干部人事档案管理面临的困境与对策

刘辉

摘 要：人才流动成了当下社会的主流趋势。在人才大规模流动的社会背景下，如何分析干部人事档案管理工作所面临的困境，破除阻碍，开辟新时代档案管理工作新局面，是我们档案工作者所面对的一个重要课题。只有正视困境，积极寻找破局的对策，才能进一步推动干部人事档案管理工作向前发展。

关键词：档案管理;干部人事;人才流动;困境;对策

2016年习近平总书记就深化人才发展体制机制改革作出重要指示，“把《关于深化人才发展体制机制改革的意见》落到实处，加快构建具有全球竞争力的人才制度体系，聚天下英才而用之。要着力破除体制机制障碍，向用人主体放权，为人才松绑，让人才创新创造活力充分迸发，使各方面人才各得其所、尽展其长。”全国各地纷纷响应，很多城市争先恐后制定人才引进政策，吸引更多人才落户创业，引发了一场“人才大战”“抢人大战”。人才的频繁流动，成为时代的大趋势，也使干部人事档案管理工作面临一些影响和困境。我们应正视困境，积极寻找破局对策，推动干部人事档案管理工作向前发展。

1 当前干部人事档案管理工作面临的困境

1.1 档案内容重复，信息失真

现今高精尖行业飞速发展，相关行业领域的人才流动概率也是近十年的高峰。一些地方在打开落户绿色通道的同时，也出现了人才不规范流动的情况，主要指的是为了大力度引进特殊人才和高级人才，相关省市出台了极具针对性的政策，确保了原单位不允许放行档案和不能正常走人事调动程序流程的情况下也能够及时处理，允许人才在提供一部分必要证明的情况下重新建立新的干部人事档案。这一情况带来的直接后果就是人事档案重建、重复的情况大大增加，给档案管理工作带来了极大的麻烦。与此同时，一此些档案管理部门对档案的鉴定和整理工作不够重视，使得大部分纸质档案与备案材料存在出入。对于已经收档入库的档案，工作人员一定要做好清点核查工作，确保档案的完整性和真实性，否则极易出现履历、学历造假、档案资料页丢失等恶性情况，对档案所对应的人来说也会造成极大的困扰。

1.2 档案管理无序，更新缓慢

从上个世纪到如今，档案存储主要载体一直是纸质媒介。对于档案管理部门而言，都面临着一个共同的问题：随着时间的推移，累积的档案资料越来越多，如何做好大规模的档案管理工作。

档案生成是一个漫长的、动态的、单一的过程，在此过程中存在着频繁大量的档案管理者的人事变动。每当人员更替时，就必然存在工作交接的过程。时间越久，交接的次数越多，档案管理无序的可能性就越大。甚至一些不重视档案管理工作的单位，人员变动时根本不会交接档案相关工作，这就使得当有查询档案的需求时才发现，档案并没有按规章制度整理并有序存储，面对浩如烟海的档案材料，想要精确找到某一类目的信息需花費大量时间，有的即使找到了想要的档案，却发现没有随着人员变动而及时更新，档案也就失去了原本的查证意义。

在人才流动频繁的大背景下，有可能人才已经离开本单位很长时间，或者在本单位报到述职很长时间，他的档案尚没有核实或者更新，影响了档案的真实、准确和完整。

1.3 档案滞留严重，流转混乱

档案留置情况是人才快速流动所带来的必然结果。一方面，存在着在流动过程中，人才的调转和辞职手续不完备，原用人单位出于各种原因考虑，没有及时处置这些人的档案，导致了档案滞留的情况。另一方面，相比于传统的国有企事业单位，民营单位在档案流转方面确实有不成熟、不熟练的情况，导致人才流动时档案流转出现缺失、重复、无因中止等障碍，这使得档案管理工作运行不畅，造成阻碍。

1.4 档案工作者不专业，不熟练

档案工作看似简单单一，实际上是一门需要深入研究、仔细钻研的专业技术工作。1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》中明确提出：“对档案学及其他辅助科目，应该加强研究工作，以提高科学水平。”档案学研究的基本任务是：全面总结中国社会主义档案事业的建设经验，批判继承中国档案学遗产和借鉴外国档案学的有益知识，在马列主义、毛泽东思想指导下，建设具有中国特色的档案学。

而实际工作中，部分档案工作者存在专业知识不扎实、专业素质不过硬、专业能力不过关的情况，其是原因是多方面的。一是档案工作者不够重视，没有学深悟透档案管理工作的重大意义。二是档案工作者沟通交流的渠道不畅，很少或极难与同行之间进行专业交流。三是档案工作者中有部分人员身兼数职，工作重心在其他紧急的事务上，很难抽出时间完成繁琐细碎的档案管理工作，使得档案工作一拖再拖，终究堆成小山。

2 破解干部人事档案管理工作面临困境的对策

2.1 依法管档

《中华人民共和国档案法》第二章明确规定了档案机构及其职责，即“县级以上地方档案主管部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡镇人民政府应当指定人员负责管理本机关的档案，并对所属单位、基层群众性自治组织等的档案工作实行监督和指导。”

这就是说，相关企事业单位和其他社会组织，应当依照档案法建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度，从机制体制上保障档案工作，使得档案工作有法可依，有法必依，并在法律法规的前提下接受上级档案部门的指导，确保档案工作符合法定规范。

2.2 明确分工

用人单位应以本单位档案管理工作实施细则为基础，建立档案管理工作领导小组，规范领导层级，明确责任分工，做到一岗一责，守岗守责。领导小组应组织协调有力，能够及时研究解决工作中遇到的实际困难和问题，切实推动本单位档案管理工作按照法定程序进行，同时兼顾档案的管理、更新、调动、流转等工作。

此外，在明确分工的同时，应注意做好档案的保密工作。干部人事档案作为一个自然人一生的缩影，存在很多涉密或不宜公开的内容，是不能流入公共视野的。如何结合国家保密规定，切实做好安全保密工作，需要认真研究。应采用安全保密部门认可的技术及设备加强管理，确保档案信息安全。

2.3 建立人事档案信息数据库

随着时代的变迁，大数据时代来临，很多材料逐渐演变为电子材料，存储在网络系统内。对于传统的档案存储模式而言，有诸多缺点：一方面是数量庞大，不好检索，如有查询等需求，无法快速获得想要的信息;另一方面是数量巨大，占用空间多，储存难度大。

为了缓解这些问题，干部人事档案信息数据库的建立是非常必要的。建立干部人事档案信息数据库，将传统纸质档案中的文字、图表、声像转化为电子资料储存，可大简化档案的存储、管理、搜索程序，提高检索利用效率，减少对纸质档案的损害。此外，干部人事档案信息数据库可以异地联通，极大地方便用人单位的工作需求，使得查阅档案不再是一件繁杂的事情。人事档案信息数据库相比于传统的纸质档案，能够构建具有声像文件的档案管理平台，恰好为新时代档案工作所需求的正规化、信息化提供基础。立体的声像影音档案与纸质档案的结合，全方位无死角地反映了一个自然人的信息，使得档案从“2D”变成了“3D”，为用人单位提供很大的便利。

2.4 加强培训

2.4.1 提高档案工作人员的政治意识。档案工作者应对自己在从业过程中扮演的角色有明确的定位，不能仅仅将其看作是普通的工作，而是要上升到对党和国家事业负责的高度，严把政治关口，精神绝不放松，对自己的岗位和经手的档案负终身责任。

2.4.2 提高档案工作人员的责任意识。明确岗位职责，保证在岗期间能够恪尽职守，不辱使命，确保做好档案工作的交接、保存、管理、利用等项工作，尽到应尽的责任。

2.4.3 提高档案工作人员的专业技能。定期举办档案工作的交流会、座谈会，邀请上级档案部门的专家和业务能手来讲课，内容可涵盖人力资源档案管理法规、档案信息化建设、档案保护技术、公共关系学等相关科目，让档案工作人员有机会和上级部门和兄弟单位的人员进行沟通交流，取长补短。

参考文献：

[1]王薇.人才流动背景下人事档案管理的完善对策[J].理论实践.

[2]苏琦.人才流动给人事档案管理带来的新的问题和对策[J].人事管理.

（作者单位：陕西省西安高新区人力资源和社会保障局）