信息化档案管理安全防范存在的问题与对策

摘 要：档案信息化的发展，使档案管理工作发生了根本性的变化。随着经济社会和网络信息技术的发展，信息化档案管理安全面临一些隐患，需要引起我们足够的重视，采取有效的防范措施，排除所面临的隐患，确保档案安全。

关键词：信息化;档案管理;安全;问题;对策

档案信息化的发展，使档案管理工作发生了根本性的变化。随着经济社会和网络信息技术的发展，信息化档案管理安全面临一些隐患，需要引起我们的足够重视，采取有效的防范措施，排除所面临的隐患，确保档案安全，更好地促进档案管理的信息化、网络化和现代化。本文试对这一问题进行初步的探讨，供参考。

1 信息化档案管理安全防范的重要性

实现信息化档案管理是档案管理工作发展的必然趋势。信息化档案管理能让档案管理更加高效安全，節省人力、物力和财力。信息化档案管理所占存储空间远远小于纸质档案的管理，提升档案管理中心的工作效率。但是因为信息社会的不断发展，使得在信息化档案管理中也出现了一定的安全隐患。信息化档案管理更容易受到网络木马病毒、非法访问和黑客攻击，其安全受到严重威胁。所以，档案管理机构只有加强对信息化档案管理的安全防范措施，让档案管理工作人员牢固树立安全意识，做好安全防范工作，才能让档案资料免受外界的攻击，防止档案资料的遗失、泄露及损坏。只有加强管理，才能促进信息化档案管理的工作顺利开展。

2 信息化档案管理存在的主要安全隐患

2.1 档案可能遭受网络病毒及黑客攻击

信息化档案管理在网络中有可能受到病毒和黑客的攻击，从而给信息安全带来了严重威胁。一些正在运行的网络系统存在安全风险，容易受到病毒和黑客攻击，造成档案资料的遗失和泄露，也让不法分子利用档案牟利，造成严重后果。

2.2 档案管理中心工作人员素质较低

我国一些单位档案管理人员素质比较低，而且专业知识水平也不足，学历水平达不到要求，档案管理工作效率和质量较低。而外聘的工作人员也并不了解档案管理中心的具体情况，加上外聘人员自身的管理经验也不足，所学到的理论知识不能与实际操作相结合，导致信息化档案管理较难。

2.3 信息化档案管理的模式过于混乱

信息化档案管理正在处于发展阶段，许多档案管理并没有统一的管理模式和标准，造成了各类档案并没有进行统一的分类，分类编号也没有编好，著录的兼容性也比较低，导致了档案管理工作效率低，电子档案也不能得到统一管理和有效共享。还有，各个地方的差异性也比较大，造成了档案管理过程中的办公室自动化软件不兼容，信息技术设备的功能水平不一，很难实现共享。

2.4 信息化档案传输过程中的安全问题

在信息化的档案管理中，计算机系统的不一致使得档案管理也有着不一样的管理方式。而有些档案信息随着时间的推移，也会增加数据的占比，构成形态也变得各式各样，以及档案管理工作人员在电子档案保存时的格式不统一，加上档案信息的来源比较广，而档案管理不同软件所生成的电子档案格式也不一定相同，从而增加了档案的安全风险。而网络又有开放性特点，因此在对电子档案的管理过程中要注意计算机系统的不足和漏洞，才能有效避免网络病毒和黑客的非法攻击，否则会导致档案信息管理系统遭到破坏，使信息泄漏。但是当前的信息安全技术的发展还存在着不足，不能很好地保证信息化档案管理的安全。加上我国的一些信息化管理设备仍依赖于进口设备，安全隐患更大。

2.5 信息化档案管理给档案真实性带来威胁

档案管理工作人员在实施档案资料录入或者是图像处理的过程中，有可能会因为工作过程的不严谨，导致对工作不经意间的疏忽，从而造成档案信息的修改及损坏，无法保证档案的原始性和真实性，严重的话还可能会造成档案信息数据的丢失。

3 消除信息化档案管理安全隐患的对策措施

3.1 健全信息化档案管理安全保障系统

应建立健全信息化档案管理的安全保障系统，加强档案信息管理程序，聘请专业人才管理信息化档案，确保其安全。档案管理系统应采用正版的杀毒软件，才能在工作时避免木马病毒的攻击。制定符合实际且具有约束力的信息化档案管理制度，落实到档案管理的每个环节中。还应建立起档案管理责任体制，在工作中如果谁出了错就要负起相应的责任，互相监督。建立起安全的档案信息保障系统，才能推进信息化档案管理服务和工作的进一步提升，让档案管理工作开展得更加顺利。可在档案管理工作中让工作人员进行互相监督，以防发生细节上的错误而未及时发现，对档案信息化管理造成极大损失。档案管理机构的领导可以制定赏罚分明的政策，在工作过程中没有发生过错误的，可以进行奖励;而对于出错的员工，进行指正，让其在管理工作中更加小心仔细，让安全保障系统更加安全可靠。

3.2 培养和引进优秀人才

档案管理中心应培养和引进高素质的优秀人才。从内部来说，应对原来的工作人员加强训练和培养。如对一些专业知识不太熟悉的老员工，定期进行培训，让员工对新的工作融会贯通，才能及时止损。应定期考核员工的专业管理水平，考核不合格的督促改进，让员工时刻保持警惕，对档案管理工作水平的提升更加上心，提高员工的档案管理专业水平和综合素养。对外部，要引进有管理经验专业技术的高素质人才，打造一支强有力的信息化档案管理复合型人才，让其既充分了解档案管理的传统模式和方法，还掌握网络信息技术下的信息化档案管理业务，成为理论知识和实际操作相结合的高质量档案管理人才。

3.3 建立全国统一的信息化管理标准

在全国建立起统一的信息化管理标准，才能对现有档案管理存在的弊端进行有效的整合，让信息化档案管理更加标准。国家应依据有关法律法规和行政机关的力量，制定实施有效的标准化档案信息化管理业务流程，让档案管理工作人员严格按照标准来开展工作，打破档案标准不统一的局面。各单位在开展档案管理工作时，工作人员应保持严谨的工作态度，严格按照档案管理标准来进行操作，对档案进行划分归类，档案编号和目录都要按照标准化的管理模式来进行编制，这样在进行信息化档案管理工作时才会更加便捷和高效。

3.4 健全档案信息化管理的制度

应制定科学而又健全的档案信息化管理制度，使这项工作有章可循。制定科学健全的信息化管理制度，不仅能让我国信息化档案管理能顺利实施，还能让我国档案管理信息更加安全，在网络系统中的运行也会更加稳定。当然，各单位在开展这项工作时，都应结合本单位的实际情况，制定适合自己的档案管理规章制度，不断更新和完善档案管理系统，确保档案安全，防止出现档案遗失、无效、篡改、泄露、损毁等不良情况。同时也要提高管理人员的计算机操作和职业道德水平，解决在实际操作过程中存在的隐患问题，确保档案管理安全。

3.5 跟上国际信息化档案管理安全技术发展步伐

随着网络信息技术的发展，西方一些发达国家在档案管理中已经运用到了许多保护技术，如：密码技术、鉴别技术以及软件保护技术等。这些技术也让他们的档案管理变得更加安全。我们应该借鉴他们的经验和技术，采用西方发达国家的保护技术，结合我国档案管理中的优秀部分，物尽其用，提高我国的信息化档案管理的安全保障措施，促进信息化档案管理安全防范技术的发展。

随着信息化社会的不断发展，过去的信息化档案管理安全防范工作已经不适应当今社会发展的要求。我们应强化新型信息化管理安全防范技术的研发、引进及应用，更好地保证信息化档案管理的安全，使其更好地发挥作用，促进档案管理现代化的健康发展。

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作者简介：王健，长春市工人运动研究所副研究馆员。