石油企业人事档案管理工作的现状及创新

褚巍崴

摘要：近几年来，国内石油企业由于人事档案管理工作问题，人才周转困难，从而走向落没，所以石油企业深切的感受到人事档案管理有多么的重要。本文主要讨论这一背景下石油企业人事档案管理建设的现状及创新，以期为石油企业档案管理和服务工作的改革发展提供参考。

关键词：石油企业;人事档案;现状;创新

我国石油企业在信息化发展和改革方面已有大量尝试，人事档案管理建设取得了一定的成效。新修订的《档案法》指明了石油企业管理的责任，但据调研发现，现阶段我国石油企业在管理方面发展不均衡，服务创新相对滞后，不同的档案分类管理由于受服务观念、技术手段等因素的影響，还存在一些问题和不足，制约了石油企业人事档案管理建设的深入发展。

1、石油企业人事档案管理工作的现状

1.1工作人员能力不足

我国石油企业的人事档案管理能力偏弱，档案管理人员存在“重保管轻利用”的旧观念，人事档案管理服务意识不足，且很多人也未认识到档案资源的重要性，只重视人事档案管理传统模式等。在我国的一些地方石油企业中，多数档案人员对法律、人文、信息化等知识精通的较少，也阻碍了档案信息资源的开发利用。究其原因，此外，石油企业较多的档案管理人员没有专业的技术知识，对人事档案的收集管理工作一窍不通，经常出现人事档案遗失和归档错误的情况，对人事档案管理工作的开展造成不利影响。档案工作人员的服务能力与意识出现缺失，对档案服务的社会功能定位认识不足，阻碍了档案信息资源的开发利用，不利于人事档案管理的发展。

1.2人事档案管理发展中的技术手段有待提高

传统人事档案管理进程中，档案信息技术服务水平并不高，一是数字化发展的进程不均衡，二是利用电子计算机检索的服务系统有待完善，档案查询利用功能有待进一步优化。在各级城建石油企业调研中了解到有石油企业在日常提供档案利用中以电话咨询为主，对利用者提供档案查询、复制、取件等传统服务;再如，档案利用检索网站、检索工具没有及时更新，石油企业检索目录不健全，电子档案信息内容建设不足，造成网上档案原文查阅局限较大。由于经费投入不足，尤其是数字化、信息化设备采购不足，质量验收环节等方面存在安全风险;查询调取的档案也多为纸质档案，不方便提供利用。就目前国内石油企业信息化改革的技术应用来看，面向公众服务的档案资源深度开发和利用的新型技术应用尚未普及。新档案法提倡要积极推进电子档案管理信息系统建设，需要调整信息技术服务水平。

1.3人事档案管理范围和方式创新不足

我国石油企业以往就承担了服务职能，但其服务范围较窄、服务形式单一，石油企业在档案利用服务方面有一定制约。在服务范围方面，由于受到石油企业管理内容制约，收集范围限制等因素影响，其服务内容和对象有一定局限性。在传统档案服务工作模式下，缺乏档案企业之间的业务联系与交流合作等。在档案借阅与登记查询方面，需要开具介绍信，查阅手续较为繁琐。一些石油企业，对于其归档资料来看，提供利用的信息数量和类型都很受限，且实体档案管理难度大，难以满足石油企业员工需求。因此，石油企业需要积极拓展面向社会的管理范围，重视管理创新，由此真正有效地推动人事档案管理事业发展。

2、石油企业人事档案管理建设的创新措施

2.1提高档案管理人员整体素质与创新能力

围绕石油企业人事档案管理工作的创新对档案机构主体责任的要求，档案人员应做好为满足石油企业员工日益增长的物质文化需求提供管理，努力提升服务意识和创新能力。档案工作者要意识到信息化建设是当前档案服务工作的重点，要具有熟练的信息处理能力，通过创新提升档案的潜在价值。新时期，档案利用服务要向社会化服务模式推进，改变由为石油企业服务转向为石油企业员工服务为主。开展“请进来”活动，邀请相关领域专家、学者作学术报告、开办讲座等;同时开办“走出去”活动，多为利用服务岗位的工作人员提供外出学习的机会，还通过形式灵活多样的继续教育，将业务培训与岗位人员自主学习相结合，不断提升和完善业务综合素质。

2.2加强与人事档案管理相匹配的技术创新

结合石油企业人事档案管理工作的创新，一方面要进一步推进传统载体档案数字化，加速石油企业数字化转型升级;另一方面要充分运用信息化、网络化的技术手段，根据用户需求，整合档案信息资源，加强电子文件的收集归档，开发人事档案管理管理系统。可通过加强以计算机网络平台和电子数据库为主要内容的信息化建设，建立健全档案检索体系，完善档案数字化应用技术相匹配的各个项目。例如，中国石油正开展MIS系统优化建设工作，将档案信息资源集中起来，定期进行系统升级，重点解决扫描影像的全生命周期的安全管理，尝试建立每个影像文件的元数据库，及时发现问题，配合影像备份策略，为用户提供支持全文影像信息的调阅体验。这一项目支持多种搜索途径，借助信息技术和智能手段，提升档案信息资源的共享水平。

2.3完善人事档案管理方式和扩大服务范围

在完善档案服务方式方面，将档案信息资源共享平台建设进行深层次开发，提升服务质量。实现数据共享的工作目标，优化了档案服务工作流程。在扩大服务范围方面，通过加强档案机构间的业务联系，借助大众传播媒介等，传播档案文化、扩大档案影响，有针对性的开发档案信息资源，联系公众所能接触到的各种数字化环境（微博、微信等形式）进行创新，提高用户对档案信息接收与利用的能力。满足各类用户档案服务多元化需求，提高利用效率。人事档案管理中心能够通过理论和实操经验上将对石油企业的各个业务板块打通，避免形成信息孤岛，更有利于人事档案的管理。从2018年至2021年开展第二次人事档案普查工作，形成了图表、声像、电子及实物等不同形式和载体的地名档案。石油企业扩大服务范围，加强沟通联络，满足企业内部单位的利用需求。为适应信息时代所带来的变革，不断推进档案服务工作向前发展。

结语

总体而言，石油企业人事档案管理工作的现状及创新研究有助于我国人事档案管理发展事业的基本方向和内容，为档案管理规范化提供了条件。对于石油企业而言，其一直走在人事档案管理改革的前列，今后在人事档案管理发展和改革中可根据《档案法》的指导对人事档案管理管理与创新进一步优化，并在档案服务意识与能力、技术手段、服务范围与方式创新方面加大投入，这样才能逐步将石油企业的人事档案管理工作角色从“信息保管者”向“信息开发者”过渡，从而为石油企业人事档案管理的建设与发展创造更大空间。

参考文献：

[1]苏燕.石油企业人事档案管理工作现状及其创新思考[J].劳动保障世界，2019（23）：67.

[2]葛玉芬.石油企业人事档案管理工作现状及其创新[J].中国管理信息化，2017，20（06）：160-161.

[3]梁园.石油企业人事档案管理工作现状及其创新思考[J].企业改革与管理，2016（08）：71.