医院文书档案管理中存在的问题及对策

马衣拉·阿力木

（新疆维吾尔自治区维吾尔医医院，新疆 乌鲁木齐 830000）

文书档案工作是医院运营工作中的重要环节之一，是医院众多评审项目中不可或缺的重要项目，文书档案工作的质量可以反映医院日常运营水平和管理能力[1]。近年来，互联网技术和信息技术日新月异，医院文书档案的数量飞速增长，对文书档案管理提出了新挑战，同时，也带来了新机遇[2]。传统的文书档案管理模式已较难应对庞大的工作量，需要实施有效的改进措施来提升文书档案管理的现代化程度，提高文书档案的可利用率[3]。本研究对医院文书档案管理中存在的问题并对其进行了分析，提出了相应对策，现将研究成效报道如下。

一、资料及方法

1.一般资料

本研究共纳入文书档案160份，以2020年为时间节点开始实行质量改进方案。分组以质量改进方案实施前后顺序为原则，将改进前的80份文书档案纳入对照组，改进后的80份纳入观察组。对照组包括技术文件档案35份；办公室文书档案20份；重大事件文书25份。观察组中技术文件档案34份；办公室文书档案21份；重大事件文书25份。两组资料类型对比结果展现出了十分良好的均衡性（P＞0.05）。

2.方法

对照组实施传统文书档案管理方法。观察组实施质量改进方案，具体措施如下：第一，提升档案室工作人员专业能力，加大人才培养力度：院方管理层需要定期组织档案室工作人员进行专业能力技能培训，提升档案室的工作效率。通过开展技能知识竞赛、知识技能讲座、档案管理技能交流会等方式将现行的先进文书档案管理办法教授给工作人员。提高工作人员的处理文书能力，提升文书的保存效果。在招聘文书档案管理人员时，应尽量招聘相关专业的优秀人才，可以发挥人才效能，提高团队的专业水平。第二，引进信息化文书管理系统，建设现代化档案室：如今信息化技术在医院管理诸多领域都发挥了重要作用，院方应对运营成本、医院档案室档案量、档案内容复杂程度等进行全面考量，引进信息化文书管理系统。建立完善的档案数据库，利用大数据等互联网技术，建立完善的档案管理平台。将纸质文书档案以扫描的方式录入系统，以数据形式存至云端，实现双重备份，避免产生数据丢失。通过系统中的钩稽关系，设置档案录入报警机制，减少档案录入的出错率。出于对运营成本的考虑，可采取第三方托管的模式来降低运营成本。第三，设置合理奖惩制度，增加员工工作积极性：院方应从过往的文书管理工作中总结经验，对工作人员的工作内容予以明确，加强制约。优化档案室工作流程，让工作人员可以各司其职，互相配合，提高工作效率、管理质量和团队凝聚力。设置合理的奖惩制度，设置完善的绩效考核指标，对工作能力强的员工给予合理奖励，提高其工作积极性，提升档案管理的质量。第四，加大档案室建设力度，提高对文书档案的重视程度：管理层应加大档案室的建设力度，聘用专业能力强的员工担任文书管理工作。加大人才激励力度，通过薪资激励、表彰优秀员工等方式提升档案室员工的工作积极性。引进专业的现代化文书管理系统，利用现代化技术提升文书管理效果，提升文书整理、提交、归档的速度。

3.指标判定

3.1 文书档案管理效果：比较两组的文书档案整理、提交、归档速度。

3.2 不良档案发生率：记录文书档案发生损毁、记录不全、记录有误的例数，计算不良档案发生率。

4.统计学方法

将计数数据（%）输入到统计学软件（SPSS22.0版本）中，用X2检验，若P<0.05，则具有统计学意义。

二、结果

1.文书档案管理效果比较

观察组的文书档案整理时间、提交时间、归档时间明显跟短，差异具有统计学价值（P<0.05），见表1。

表1 文书档案提交时间比较[±s]

表1 文书档案提交时间比较[±s]

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2.不良文书档案发生率比较

观察组的不良文书档案发生率明显更低，差异具有统计学价值（P<0.05），见表2。

表2 不良文书档案发生率比较[n，（%）]

三、讨论

文书档案管理作为医院质量管理中的关键组成部分，需要对其有足够的重视。随着医院信息化建设进度的不断推进，为文书档案工作提出了更高的要求[3]。在医院档案管理工作中尚存诸多问题，需要借助先进的信息化技术来提升医院文书档案管理工作的效率和质量。

在实际文书管理工作中存在的问题如下：第一，档案室工作人员文书档案提交速度缓慢：档案室工作人员人手较为不足，面对烦琐的文书处理工作容易出现失误[4]。在移交文书档案时，容易发生档案遗失、登记不全的情况[5-6]。文书档案管理工作较为枯燥重复，工作人员在处理档案的过程中极易产生懈怠感，导致其工作积极性不高，容易发生文书档案整理、提交归档速度慢的情况。第二，管理层缺乏对档案室的重视，档案室现代化建设程度不足：在信息化的大背景下，档案室需要处理的文书档案量日渐增多[7-8]。但受院方缺乏对档案管理工作的重视和出于对运营程度的考虑，档案室的现代化程度尚且不足。没有利用信息化技术形成资源池，档案再利用率不足。通过实施质量改进可以有效提升文书档案管理工作的效率。院方管理层需要定期组织档案室工作人员进行专业能力技能培训，以此提升档案室的工作效率。通过开展技能知识竞赛、知识技能讲座、档案管理技能交流会等方式将现行的先进文书档案管理办法教授给工作人员。提高工作人员的处理文书能力，提升文书的保存效果。通过优化档案室工作人员的专业素质可以发挥人才效能，提高文档案管理工作的效率，提高档案室员工的工作积极性。如今信息化技术在医院管理诸多领域都发挥了重要作用，院方应对运营成本、医院档案室档案量、档案内容复杂程度等进行全面考量，引进信息化文书管理系统。利用信息化技术可以减轻工作人员的工作难度。建立完善的档案数据库，利用大数据等互联网技术，建立完善的档案管理平台。将纸质文书档案以扫描的方式录入系统，以数据形式存至云端，实现双重备份，避免产生数据丢失。通过系统中的钩稽关系，设置档案录入报警机制，减少档案录入的出错率。出于对运营成本的考虑，可采取第三方托管的模式来降低运营成本。通过设置合理奖惩制度对工作人员的工作内容予以明确，加强制约。优化档案室工作流程，让工作人员可以各司其职，互相配合，提高工作效率、管理质量和团队凝聚力[9]。设置合理的奖惩制度，设置完善的绩效考核指标，对工作能力强的员工给予合理奖励，提高其工作积极性，提升档案管理的质量。管理层应加大档案室的建设力度，聘用专业能力强的员工担任文书管理工作。加大人才激励力度，通过薪资激励、表彰优秀员工等方式提升档案室员工的工作积极性。引进专业的现代化文书管理系统，利用现代化技术提升文书管理效果，提升文书整理、提交、归档的速度。本研究结果表明，在实施质量改进工作后文书档案的不良档案发生率明显降低，文书整理速度、提交速度、归档速度明显提升（P<0.05）。文书档案管理作为医院管理中的重要环节，诸多学者对如何提升医院文书档案管理工作效率提出了相关见解。闹尔吉曼[10]曾浅谈了医院文书档案管理的数字化建设策略，报告中提到提升档案室员工专业能力，提高管理层对文书档案的重视程度，加大档案室建设可以有效提升文书管理的质量。此结论和本研究类似。

综上所述，对医院文书档案管理工作实施质量改进可以有效提高档案室工作人员的工作效率，提升工作人员专业素质，提高档案保存质量，值得进一步应用。