关于机关事业单位档案管理数字化技术应用的分析

乔松

摘要：在信息技术快速发展的背景下，数字化技术开始被应用在机关事业单位的档案管理中，取得了比较好的效果。机关事业单位中档案信息是整个单位发展的历史，其中包含着非常多的信息，信息量比较大，并且相对比较繁杂，管理工作成为了非常重要的一项内容。因此，为了能够更好的对这些档案信息实施管理，需要在准确分析数字化管理技术应用过程中存在的不足基础上，制定出有效应用数字化技术，提升档案管理工作质量和效率的对策。以此保证能够通过全新的管理思路，实现对档案信息的有效管理。

关键词：机关事业单位;档案管理;数字化技术

一、机关事业单位档案管理数字化技术应用现状

（一）认知存在不足

在全新的互联网背景下，数字化已经成为社会发展重要趋势。但是根据当前机关事业单位开展的档案管理工作来说，大部分单位对于数字化技术的应用意识较差，没有真正认识到数字化技术的实际作用，在引进技术、应用技术和完善技术等方面的工作落实情况不佳，造成无法真正发挥出数字化技术的实际作用[1]。同时，一些单位并没有真正树立正确的数字化管理理念，管理者以及领导人员都认为当前实施的管理方法能够继续采用，造成数字化技术没有及时的进行更新和完善，无法起积极的作用。

（二）应用不够熟练

由于数字化技术是新时代不断发展的产物，其有着明显的专业性特点，与信息技术等有着直接的联系，因此，在应用过程中多多少少会遇到一些问题，需要面临比较多的技术问题。根据当前各个单位应用数字化技术的实际情况分析，在技术应用安全方面还存在一定的不足，无法保证档案管理工作的安全性，存在着档案信息遗失、外泄等风险。同时，在数字化技术不断发展的过程中，各种各样全新的技术开始出现，如数字签名、数字水印等技术。而部分单位在实际应用这些技术的过程中，体现出了非常明显的不熟练问题，加上相关的配套机制不够完善，影响了技术应用的效率和质量[2]。

（三）缺少配套设施

作为保证机关事业单位能够跟随时代发展脚步、完善管理体制的一种重要组成部分，只有在完善配套设施的支持下，才能够保证数字化技术真正发挥出自身的作用，为档案管理工作更加有序的开展提供支持。但是一些单位由于自身重视程度不足，没有及时的补充和完善配套设施，造成技术应用没有发挥的空间。同时，一些单位中的数字化档案管理环境较为落后，系统、软件等没有及时更新，影响档案管理工作的有序开展。

二、机关事业单位档案管理数字化技术有效应用措施

（一）树立正确认知

在实际的数字化技术应用过程中，想要确保其真正被应用在档案管理中，并且发挥出应有的作用，就需要从思想意识上开始改变，树立正确的认知，正确看待数字化技术的优势，为更好的开展档案管理工作提供支持。首先，机关事业单位在开展档案管理工作的过程中，需要树立正确的意识，明确数字化技术应用优势的基础上，制定正确的管理目标，有序的开展档案管理工作，提升档案管理工作质量的同时，注重档案管理系统发挥出服务单位、服务社会的真正作用。其次，为了保证档案管理工作能够满足社会发展需求，需要完善对应的机制，选择适合的数字化技术应用模式，明确数字化技术的发展方向[3]。最后，管理者需要对数字化技术的应用给予充分重视，加大建设投入，做好软件以及硬件的管理和开发工作，为更加有效的开展数字化档案管理提供技术支持。

（二）完善管理系统

为了保证数字化技术能够与机关事业单位现有的档案管理工作实现高度配合，通过发挥出数字化技术的优势，提升檔案管理工作的质量和效率，当前需要积极的建立和完善相关管理系统，实现系统之间的有效衔接，为更好的应用数字化技术提供支持。首先，需要对现有的安全系统进行完善，依据单位内部档案管理工作的特点，建立对应的完善安全管理制度，引进全新的安全系统软件，如杀毒软件等。从技术和制度两个方面为管理工作的安全开展提供支持。其次，对于一些全新引进的技术，需要制定针对性的应用管理原则，遵循前端控制原则和文档一体化管理相关原则，将业务、文件管理、档案保存系统之间的通路打通，实现对档案的全生命期管理。以此保证能够真正满足档案从采集到保存对于系统的需求，保证档案完整性的同时，能够有效避免档案遗失、档案泄露等问题出现。

（三）加强设施建设

数字化档案管理工作的有序开展，离不开基础设施和系统的支持，从硬件的角度分析，基础设施是非常重要的一个环节，需要将其作为重点建设内容。首先，针对机关事业单位中现有的数字化技术水平，需要在专业机构的评估下进行确定，并且结合当前数字化技术的发展情况，结合机关事业单位的能力，在政府的支持下，及时的对设备等进行更新。保证设备能够满足全新技术的使用要求，为更好的开展数字化管理工作提供支持[4]。其次，在电子档案系统上线后，针对以往留下的直至档案，需要按照轻重缓急及时的进行处理，落实档案信息的数字化转变，为后续档案管理工作更加有序的开展提供支持。

结语：

随着数字化技术的快速发展和广泛应用，其在机关事业单位档案管理工作中的应用，受到了社会的高度重视，成为了机关事业单位管理工作中非常重要的一项任务。因此，为了能够更好的将数字化技术应用在管理工作中，起到辅助和加强档案管理的作用，需要通过树立正确认识、完善管理系统、加强设施建设等多种途径，为数字化技术的有效应用提供保障。以此保证能够通过科学合理的应用数字化技术，提升档案管理工作的质量和效率，为机关事业单位档案管理工作获得更好的成果提供一定支持。

参考文献：

[1] 吴婷. 机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J]. 现代企业文化，2021（7）：41-42.

[2] 李戎. 浅析机关事业单位干部人事档案管理数字化转型[J]. 办公室业务，2021（10）：166-167.

[3] 李卫华. 机关事业单位档案管理数字化技术应用探究[J]. 行政事业资产与财务，2020（11）：32-33.

[4] 沈帆. 从档案管理走向档案数据管理——机关事业单位数字化档案管理工作策略探究[J]. 卷宗，2019，9（31）：116，118.