人才高度流动背景下企业人事档案管理面临的挑战与应对

殷铖

摘  要：人才流动作为一种人力资源的优化整合与配置方式，在激发市场经济活力的同时也为企业人事档案管理工作带来了诸多挑战。由于人事档案是企业实施人力资源管理计划的重要载体，所以应通过不断推进人事档案管理工作实现“四化”，即“信息化、社会化、诚信化、目标化”，来促进我国人才市场的有序流动，保障人才战略的顺利实施。

关键词：人才流动;企业;人事档案;档案管理;真实性

Abstract： As a way of optimizing， integrating and distributing human resources， the flow of talents not only stimulates the vitality of the market economy， but also brings many challenges to the management of corporate personnel files. Since personnel files are an important carrier for enterprises to implement human resource management plans， the 'Four modernizations'， that is， 'informatization， socialization， credibility， and targetization'， should be realized through continuous promotion of personnel file management to promote the development of my country's talent market. Orderly flow to ensure the smooth implementation of the talent strategy.

Keywords： Talent flow; Enterprise; Personnel archive; Archive management; Authenticity

社会主义市场经济体制下，人才的高度流动已成为一种整体态势。中央近年来强调要构建“国内国际双循环”相互促进的新发展格局，而人才的循环则是推动国内市场大循环的关键。[1]因此，我国通过不断完善人才流动市场机制来促使人力资源要素的顺畅流动。然而，人才高度流动对于企业的人事档案管理工作提出了诸多挑战，进而影响着企业人力资源管理的效率。

1 人才高度流动给企业人事档案管理带来的挑战

1.1 人员高度流动导致档案移交频繁。人事档案是记录个人主要经历、政治面貌、品德作风等相关情况的综合性文件材料，在各项工作中往往起着凭证、依据和参考的作用。由于人事档案相对于个人具有“身份证”的象征，“档随人走”也就成为人事关系变动应该遵循的重要原则。因此，人才的高度流动伴随的将是档案管理中频繁复杂的移交转接工作，这给倾向于追求安全稳定的档案管理工作者无疑增加了工作量与工作难度。在我国，一部分符合条件的国有企业具有人事档案管理的权限，往往由具体的人事部门来负责，但是在国有企业内部、国有企业与外部组织之间尚未形成比较统一的档案移交制度与规范，这就增加了档案转接过程的无序和混乱现象。在大多数没有人事档案管理权限的普通企业，它们则会委托第三方代理机构如人才市场来代为保管，因此人才流动中的档案移交工作就涉及原企业、原档案管理机构、现企业、现档案管理机构等多个主体，如若没有严密规范的档案移交制度，则会在很大程度上增加人事档案管理工作的难度，频繁的档案移交手续和环节也在一定程度上增加了档案管理工作的易错率，这对企业人事档案管理制度、人事档案管理工作者的职业素养以及人事档案管理信息化水平都提出了挑战。

1.2 柔性用人机制助长“人档分离”现象。根据一般情况而言，“档随人走”应该是用人单位和个人普遍遵守的原则，但是由于21世纪人才资源的重要性，以人才要素为目标的“抢人大战”也正在激烈上演。与此同时，企业在招聘时则会更加注重应聘者现期的工作技能和资质，而对于其“人事档案”的移交与审核则成为“可选项”。在一些新生的民营与外资企业当中，往往欠缺必要的人事档案管理意识，在招揽人才时自然就易降低这一方面的要求。另外，个别省市在大力推进人才流动市场机制改革时，也会通过为一些特殊情况人员开启“绿色通道”，[2]即在档案未能正常移交的情况下可办理入职等手续，来进一步减少人才流动的梗阻。但是从法理上讲，这种操作并不十分符合国家相关法律法规。上述这些都体现出市场中柔性化的用人机制，它在方便人才流动的过程中也助长了“人档分离”现象的发生。对于个人来讲，这种柔性用人机制为其避免档案转接麻烦和“弃档跳槽”也提供了机会，加之，部分人的人事档案管理意识比较淡薄，也就会支持这种“只求其人但不求其档”的用人机制。于是，“人档分离”现象就变得愈加突出，成为人事档案管理中面临的普遍难题。

1.3 档案重建滋生档案诚信缺失问题。当个人因各方面原因如档案遗失、档案存有不良记录、原企业卡档等无法进行档案移交时，现人事档案管理部门则会选择为其重建档案来便于后续管理。档案重建的初衷应该是主要针对档案遗失的情形，而且也仅是就部分允许重新建档的材料而言的。但实际当中，一些企业会擅自承诺可为员工重建人事档案，这显然与我国人事制度中“一人一档”的规定并不相符，“一人多档”对整体的人事档案管理工作造成混乱局面。更为重要的是，档案重建背后易滋生档案诚信问题。一方面，材料补办过程中很大程度上受到个人主观因素的影响，因此难免存有选择性提供有利信息而隐瞒负面信息的自利心理，甚至存有扭曲事实提供虚假信息的侥幸做法，近年來网络所曝光的学历造假、冒名顶替等现象值得我们关注。另一方面，由于人事档案涉及不同时期不同主体对个人的特定评价，所以企业在为员工重建档案时缺乏严格审核的意识与仔细考究其真实性的标准。

1.4 档案不完善阻碍人才发展战略实施。人事档案是企业实施人才发展战略的重要依据，然而由于各种原因却难以保证档案的完整无缺。首先，在人才高度流动中易出现“人档分离”和档案缺失现象，这就使现企业并不具备关于员工完善的人事档案材料，人与档案的管理并没有达到统一。其次，由于部分企业缺乏人事档案管理工作的大局意识，对于员工人事档案材料并未进行及时查漏、更新与完善，与企业整体的人力资源管理工作相脱节。人事档案的不完整容易影响到企业人才发展战略的实施，这不仅使员工个人失去宝贵的人才培养与发展机会，也将对企业整体的人才发展战略实施造成阻碍。

2 未来企业人事档案管理工作的优化向度

2.1 建立规范的档案移交制度，引入档案“信息化”管理。为有效应对人才高度流动带来的档案移交工作，企业首先需要完善人事档案管理制度，逐步建立起统一规范的档案移交制度，从移交前的档案整理到移交中的档案清单确认，再到移交后的完成确认，将档案移交的流程清晰化，形成严密的档案移交闭合环，每一环节的进行都必须依据相关标准。其次，提高企业人事档案管理工作的信息化水平，建立起与纸质档案相互补充的“电子档案”，通过将人事档案材料信息按照统一格式录入电子信息数据库，以提高信息录档的效率与档案保管的质量，同时也便于员工档案移交时与其他企业之间的档案信息共享。再次，企业应该逐步加大对人事档案管理工作中的资金投入与技术支持，不断提升档案管理工作的信息化水平，同时注重对信息数据库的隐私安全保护，防止个人重要信息被不法分子所盗取。[3]最后，企业应注重对人事档案管理工作者进行定期培训，提升其信息化工作技能，强化其职业素养，当涉及违背人事档案管理制度的事项时，能够坚守底线，以保障人事档案管理工作的严肃性和准确性。

2.2 切实树立档案管理的意识，促进档案“社会化”管理。为促进人才市场的良性流动，各企业都应该树立起正确的“用人观”和“留人观”。企业采用柔性化的用人机制有利于减少人才流动梗阻，但是在这一过程中也应该树立必要的人事档案管理意识，企业可以适当放宽档案移交的时限，但必须保证档案的最终移交，以实现“人档合一”，便于后续工作中的人事管理。关于留人，企业也不应该靠不符合规范的“卡档”操作来实现，而应在依法解除人事关系的基础上实现档案的正常移交。另外，我国尚未形成统一的人事档案管理机构，不同性质、类别企业负责档案管理的机构有所差别，这不利于畅通人才流动的渠道，也不利于实现档案的标准化管理。因此，在以后可通过建立社会化的人事档案管理机构，实行统一人事代理和专业化标准管理，促进“单位人”向“社会人”的转变，由“要我建档”到“我要建档”，使档案管理成为具有普遍社会意义的重要事项。2.3 严格把关档案材料真实性，保证档案“诚信化”管理。真实性是人事档案管理制度所体现的首要原则，也是人事档案在人力资源管理中得以利用的重要前提，因此必须通过各方面的制度安排和工作来保障其材料的真实性。从制度方面来讲，国家、企业及人事档案管理部门应该针对档案造假问题建立起严密的防范制度，坚决杜绝并严厉打击各类档案造假问题，通过各种惩罚措施来提高档案造假的成本。从工作方面来讲，各人事档案管理主体如企业、人才市场等应该切实遵守关于档案造假的防范规定，尤其在为流动人才办理档案重建手续的过程中要严格审核其是否满足重新建档的条件，并严格把关材料的真实性。最为关键的是，人事档案管理人员应该恪守职业道德，对于任何人提出的关于档案造假的要求明确表示反对，同时不以非法形式与其他企业共享人才档案材料信息。大部分档案造假行为都源于个人自身的法律意识不强，因此对于个人应该从各方面向其普及档案造假的相关法律规定和造假成本，使其意识到档案造假的严重性并从根本上减少此类行为。

2.4 及时更新与完善人事档案，实现档案“目标化”管理。企业人事档案管理工作要坚持目标导向，与企业整体的人才发展战略保持一致，并服务于其顺利实施。尤其针对不同时期企业引进的流动人才，人事档案管理部门应该建立起完善的档案数据库，并按要求接收其所有的档案材料，实现人与档案的统一管理。档案正常接收以后要注重对其进行及时的更新与完善，将工作过程中形成的各类相关材料如工作表现、绩效考核、纪律遵守等都完整补充到人事档案信息数据库中，以便于在企业人才晋升和提拔当中提供充足的参考依据。由于人事档案的完善与否关乎到企业人力资源管理的水平与个人未来发展目标的实现，所以企业和个人也应该发挥对人事档案管理工作的监督作用，针对档案材料记录错误、记录不完善、更新滞后等问题应该高度重视，并督促人事档案管理部门高质量工作。

参考文献：

[1]林盼.“国内大循环”的关键是人才的循环[N].社会科学报，2020-10-01（004）.

[2]王海云.人才流动给人事档案管理带来的新问题与对策研究[J].科技创新导报，2020，17（20）：182-183+186.

[3]赵林夕，常飞，贾劲颂，崔洁，谷一凡，陆炫宇.数字经济时代企业档案信息化转型的目標与策略[J].档案与建设，2020（09）：44-46.

（作者单位：中国石化销售股份有限公司山东石油分公司 来稿日期：2021-06-18）