试述文书归档“六步法”

丁敬霞

摘  要：文书归档六步法是笔者结合档案整理经验总结出来的，便于新从事檔案工作人员借鉴的一种简明易懂、便于操作的整档方法。本文围绕具体整理步骤，详述了6个环节的整理方法，总结了具体操作中的12个小技巧，简称整档六步法，以供同行借鉴、参考。

关键词：文书档案;整理;六步法;档案分类;管理技术

Abstract： The six-step method of document filing is a concise， easy-to-understand and easy-to-operate method that the author has summarized based on the experience of file management， which is convenient for new archival staff to learn from. This article revolves around the specific sorting steps， detailed the sorting methods of the 6 links， and summarizes 12 small skills in the specific operations， referred to as the six-step method for the whole file， for reference and reference by the peers.

Keywords： Document archives; Organization; Six steps; Archive classification; Management technique

笔者结合近年来积累的整档经验，以归档文件整理规则（DA/T22-2015）、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）（以下简称“8号令”）为依据，对机关现有归档文件整理步骤、流程和环节进行了整合，归纳总结了“整档六步法”，使档案整理好记忆、便操作。

1 整档六步法简述

“整档六步法”主要适用于机关文书档案的整理。其主要步骤为：收、三分、修排号、扫装、目录、盒，六步11个字。

在使用六步法整理档案时，应按照顺序进行，以有效避免档案整理过程中返工、漏项、重复等现象。

2 整理操作及技巧应用

2.1 收。收集工作开展之前应重温本单位保存在“全宗卷”中的《归档范围与保管期限表》，明确本单位文件材料归档范围和不归档范围。如未制定上述文件则可以参照8号令开展收集。

技巧1：巧记不归档范围。根据8号令所述的“文件材料归档和不归档范围”所列近80项内容来看，一般情况下需要归档的有51项，占到了70%。因此通过记住不归档的29项内容则可以倒推应归档范围。

技巧2：牢记收集原则——齐全与完整。完整是对单份文件而言，即要把一份文件或资料的正件与附件，正式文件、底稿和公文处理单等必备要素收集齐全，不可缺件少页。

技巧3：常用两种收集方法。一是全面收集。收集范围应涵盖与单位有业务关系、隶属关系的上级、本级、同级、下级的文件材料，单位领导和各部门及个人存放的文件材料;同时注重各类载体材料的收集。二是重点收集。确保重点机构、人员、文件内容以及账外文件的齐全。[1]

2.2 三分

“三分”即分年度、分类别、分保管期限。其中分类别即将文件按其机构或问题进行分类。具体应根据本单位保存在“全宗卷”中的《分类方案》进行。

2.2.1 分年度。根据文件的形成时间来划分年度。技巧4：文件有多个时间特征。一份文件往往有多个时间特征。归档时，应按照《归档文件整理规则》要求的“文件形成日期”为准。

技巧5：跨年度形成的文件。跨年度一般以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表及法规性文件等涉及不同年度的文件，统一按照文件签发日期判定其所属年度。跨年度的请示与批复，放到批复年度;没有批复的，归入请示年度;跨年度规划，归入规划针对的第一年度;跨年度总结，归入总结针对的最后一个年度;跨年度会议文件，归入会议闭幕年度;跨年度办结的文件材料归入办结年度。

技巧6：组合文件的日期。组合文件就是由多个文件组件的结果。在整理档案时，通常以排在前面“件”的形成日期为准，如正本与定稿为一件时，以正本形成日期为准，来文与复文为一件时，以复文形成日期为准。

技巧7：文件无标注日期。这种情况常见于内部文件，需要分析文件内容、制成材料、格式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断。当形成年度无法考证时，年度为归档年度，并在附注项加以说明。

2.2.2 分类别。这里的“分类别”是根据单位的《分类方案》进行机构划分或者问题划分。规模较小或公文办理程序不适于此项分类的单位可以忽略此步骤。

技巧8：多部门形成的归档文件，将文件按其形成或承办机构分类的方法称之为机构分类法;多个部门共同形成或共同承办的文件材料，归入文件主办部门。

2.2.3 分保管期限。根据《保管期表》将上述已分好类别的文件划分为永久、定期，其中定期可再划分为定期30年和定期10年。

2.3 修排号

“修排号”即修整、排列和编号。“修整”是对不符合档案管理要求的文件进行修整;“排列”是在分类方案最低一级类目内，按事由结合时间等要求对文件进行排列;“编号”在这里的意思是指盖归档章、填写章内项目，通过给文件编号，用以固定文件材料在文书档案中的位置。

2.3.1 修整。在档案整理过程中，为保证档案长期保存和方便利用，一般要对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。

技巧9：修整“三验”。一验破损，对有破损的档案应按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）予以修复。二验大小，即对大于A4规格的档案材料要进行折叠。三验牢靠，即对文件材料的质量进行检查，如果文件上有易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品应予以去除;字迹模糊或易退变的，应予以复制。

2.3.2 排列。排列分类外、类内、件内三步。类外排列指将完成“三分”经过“修整”后的应归档文件材料，按照保管期限的不同，依照党群类、行政类、业务类和人劳类的顺序排列;类内排列要求归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列;同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列;会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列;件内排列，也就组件。

技巧10：件内文件的排序。发文排序即正文、发文签、定稿;收文的排序即收文签、收文。排序时要注意正本在前，定稿在后;正文在前，附件在后;原件在前，复印件在后;转发文在前，被转发文在后;汉文本在前，少数民族文字文本在后;中文本在前，外文本在后。

2.3.3 编号。这里的编号包含了两个步骤：盖归档章和填写章内项目。编号注意盖章的位置和填写项目，“归档文件应在首页上端的空白处盖归档章并填写相关内容”;填写项目包括全宗号、年度、保管期限、件号、机构/问题、页数等。

2.4 扫装

“扫装”即“扫描”和“装订”。对没有电子版的应归档文件进行扫描，完成“自然件”或“组合件”的装订。

2.4.1 扫描。扫描应遵照《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）来进行。如档案室可接收原生电子文件且可以由系统生成归档章样式或以条形码等形式在归档文件上进行标识。使用高拍仪开展档案数字化工作时应注意，拍摄精度不应低于800万像素，且被拍摄档案的影像必须充满取景框。

2.4.2 装订。归档文件一般以件为单位装订，并做到牢固、安全、简便，不损页、不倒页、不压字，装订后文件应保持平整。

技巧11：档案装订的“七不能用”。用于档案装订的材料不应包含可能损害归档文件的物质。不可使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等。

2.5 目录。

“目录”，即形成规范的归档文件目录。可以输入档案整理系统打印，或根据《归档文件整理规则》对目录式样的要求自制表格。

归档文件目录建议由系统生成或使用电子表格编制。目录应采用A4幅面，页面应横向设置，具体包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注9项内容。

序号为归档顺序号;档号相当于归档文件的“身份证号”，具有唯一性。其结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—机构（问题）代码—件号。

技巧12：档号编制位数的443。在档号编制过程中，应熟记443位数编制法。第1个“4”指全宗号的位数应为4位，如“Z001”。第2个“4”指件号的位数用4位数字标识，不足4位的，前面用“0”补充。“3”指机构（问题）代码的位数。应采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识。因为保管期限标识为“Y”“D30”或“D10”，因此归档文件的档号总位数（含符号）应为23位或25位。

文号是发文字号，无文号的不用标识;责任者一般用全称或通用简称。联合发文应将所有责任者照实著录，中间用空格，责任者过多或有三个以上责任者时，立档单位及文号所代表的机关必须著录后加等字。个人责任者著录时应在姓名后著录职务、职称或者其他职责，并外加“（）”。题名即文件标题，文件无标题，或者标题不能揭示主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

日期指文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20200321;密级应按文件实际标注情况填写，没有密级的不标识;页数是每一件归档文件页面总数，有图文的页面为一页，同归档章内填写项目一致;备注为注释文件需要说明的情况。

2.6 盒

“盒”，即装盒并规范填写档案盒上应填项目。盒面填写，总共要填四项内容，长、短脊背，封面、备考表。目前采用的主要有盖章、粘贴和全盒打印等方法。備考表的填写应完整，其中盒内文件情况说明，一般应填写本盒文件的件数、页数、缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 装盒应按件号依次进行，绝对不能把不同年度、不同保管期限、不同类别的文件混装在一个盒内。装盒以九成满为佳。如文件过少，在搬运、保管的过程中，极容易发生空扁、变形;如文件过满，易发生文件破损，盒带断裂情况。装盒完毕，结合《分类方案》依次排列上架，侧立排放即可。

参考文献：

[1]管先海，巩磊，亓晓华.解读文件级档案整理八大操作流程[J].档案管理，2013（03）：41-43.

（作者单位：濮阳市范县档案馆 来稿日期：2021-06-20）