浅析事业单位档案管理评价体系构建

文/山东省临沂市沂水县四十里堡镇人民政府 周京秋

一、事业单位档案管理评价体系的作用和意义

事业单位档案管理评价体系，是指事业单位对档案管理工作所涉及的各个相关评价指标进行确定，并通过一定的方式和方法，对这些指标的运行情况进行分析的过程。从根本上来说，事业单位档案管理评价体系是分析事业单位档案管理状况的重要工具，通过事业单位档案管理评价体系，既可以分析事业单位档案管理的总体情况，又可以对事业单位档案管理中某一方面存在的不足进行查找。这对于事业单位档案管理的改进而言，是非常有必要的，只有在充分发现档案管理问题的基础上，才能采取针对性的措施进行解决。

二、事业单位档案管理评价体系构建的原则

事业单位档案管理评价体系构建的原则主要包括四个，即真实性原则、完整性原则、动态性原则和实用性原则。

（一）真实性原则。事业单位档案管理评价体系构建的真实性原则指的是评价的指标数据要真实、可靠。事业单位档案管理评价体系构建过程中离不开指标数据，选取的指标数据不仅仅要如实反映考核对象的情况，而且数据的来源也要十分清楚，这样才能保证对评价对象进行正确的评价。

（二）完整性原则。事业单位档案管理评价体系构建的完整性原则指的是评价的指标数据要完整。事业单位档案管理评价体系是一个多层次、多方位、多内容的体系，它由各类不同的指标数据组成，而无论哪一类指标数据，都会对事业单位档案管理评价结果产生一定的影响，因此，在指标数据的选取上一定要涵盖各个方面，避免由于指标数据选取的片面性，导致档案管理的评价结果不够客观公正。

（三）动态性原则。事业单位档案管理评价体系构建的动态性原则指的是各项档案管理指标数据的选取，不仅仅要能够静态地反映考核对象的发展情况，而且还要动态地考察其发展的潜力，选取的指标数据要具有动态性，可以衡量同一指标在不同时段的变动情况，这样各项档案管理指标数据的选取才有实际意义，因为从根本上来说，事业单位档案管理就是不断变化的，比如管理方式，按照传统的档案管理，是不会考虑计算机网络应用这一指标的，但是对于今天的事业单位档案管理而言，计算机网络在档案管理中的应用情况，就是一个必不可少的评价指标。

（四）实用性原则。事业单位档案管理评价体系构建的实用性原则指的是各项档案管理指标数据的选取，既要具有可行性，又要具有可操作性。首先，各类指标要最大可能地简化，方法要简便，在指标的选取过程中要体现出重点。其次，在指标确定的过程中，要充分考虑指标数据获取的可能性，对于一部分无法获取或者数据不易确定的指标，应尽量避免使用。最后，对于选取使用的各项指标数据，必须保证其标准化和规范化。

三、事业单位档案管理评价指标体系的构建

事业单位档案管理评价是一个复杂的过程，在这个过程中涉及多项指标，因此，事业单位档案管理评价属于多指标的综合评价，对于这样的评价，需要建立相关的指标体系，并通过综合指标评价体系，实现对事业单位档案管理多层次、全方位的评价。从根本上来说，事业单位档案管理评价指标体系的建立是以事业单位档案管理现状为核心而构建的，所以构建事业单位档案管理评价指标体系应当以单位档案管理现状为基础，并做到目标明确、针对性强且具有可操作性。

（一）评价对象和评价目标的确定。事业单位档案管理评价的对象是事业单位档案管理的现状，既可以是档案管理的人员状况、各种档案管理设备情况、各类档案管理业务建设情况，也可以是档案管理体制情况和档案管理制度建设情况。评价的目的是评判他们对事业单位发展的作用，并运用评价的结果，提出有效的改进措施，使得档案管理更能促进事业单位的发展。

事业单位档案管理评价指标体系，则包含了所有事业单位档案管理评价的对象，当然按照事业单位档案管理评价体系构建的四项原则，还要对这些对象进行筛选和重新确定，根据实际最终确定事业单位档案管理评价对象。

（二）基于“人、机、法、料、环”方法构建评价指标体系。从实际情况来看，事业单位档案管理评价所涉及的指标是比较多的，并且这些指标对事业单位档案管理都或多或少的产生了一定的影响，需要筛选和重新确定。本文对事业单位档案管理评价指标的确定，参照了“人、机、法、料、环”方法，评价指标体系也以这种方法为基础进行了构建。

在事业单位档案管理过程中，虽然管理的理念有很多，但是，参照企业合规性管理评价指标体系的构建，主要还是“人、机、法、料、环”这些基本要素。通过研究发现，这五大基本要素相互制约，但是又具有各自不同的特点。针对事业单位档案管理的现状，根据这五大基本要素进行深入的分析，就能够找出事业单位档案管理存在不足和问题的根源，进而为有效解决问题奠定基础。

（三）指标因子的确定。从根本上来说，事业单位档案管理评价指标体系应是多层次的，根据我国事业单位档案管理的实际，一般可以分为三层。即目标层、准则层和指标层。“人、机、法、料、环”则分别对应为档案管理人员构成情况、档案管理设备与设施情况、档案管理业务建设情况、档案管理体制情况、档案管理制度建设情况。1.档案管理人员构成情况。从一定程度上来说，档案管理人员是档案管理的基础，也是档案管理的具体执行者，档案管理人员管理水平和技能的高低直接影响事业单位档案管理结果。参照企业合规性管理评价指标体系，档案管理人员构成对应“人”这一基本要素。2.档案管理的设备与设施情况。档案管理设备与设施为事业单位档案管理提供了必要的平台，在事业单位档案管理中有着非常重要的作用。一定程度上来说，档案管理设备与设施这一指标，决定了事业单位档案管理能否顺利进行。参照企业合规性管理评价指标体系，事业单位档案管理设备与设施对应“机”这一基本要素。3.档案管理业务建设情况。从根本上来看，档案管理业务建设是事业单位档案管理的重要环节和具体内容，档案管理业务建设的优劣直接反映了事业单位档案管理的效果。参照企业合规性管理评价指标体系，档案管理业务建设情况对应“法”这一基本要素。4.档案管理体制。档案管理体制是事业单位档案管理的基础，参照企业合规性管理评价指标体系，档案管理体制对应“料”这一基本要素。5.档案管理制度建设情况。档案管理制度建设是事业单位档案管理工作如何开展的重要依据。参照企业合规性管理评价指标体系，对应“环”这一基本要素。

（四）事业单位档案管理评价指标体系的确立。根据基于“人、机、法、料、环”方法对事业单位档案管理评价指标因子的确定，在事业单位档案管理评价指标体系构建相关原则的基础上，通过以上分析，我国事业单位档案管理评价指标体系构建如下图所示。

事业单位档案管理评价指标体系图

从以上指标体系图中可以看出，我国事业单位档案管理评价指标体系共分为三层，其中准则层和指标层是对档案管理产生重要影响的具体指标因子。这些指标因子组成的体系基本上涵盖了我国事业单位档案管理的各个方面，同时每项指标因子对指标体系的影响也是比较显著的，并且指标因子具有动态性。所以说，这一事业单位档案管理评价指标体系的构建符合了真实性、完整性、动态性和实用性的要求。

四、结语

总之，档案管理评价体系对于事业单位的档案管理乃至整体管理都发挥着重要的作用，因此对于事业单位来说，构建起科学的、可行的档案管理评价体系是非常有必要的。值得注意的是，在事业单位档案管理评价体系构建过程中，一定要根据档案管理评价体系构建的原则，根据事业单位档案管理的实际情况进行构建，只有这样，构建起来的档案管理评价体系才能发挥实际效用，才能真正促进事业单位的档案管理水平乃至整体管理水平的提升。