影响高校档案信息化建设的因素及策略探究

文/吉林省广播电视大学四平分校 曹淑坤

我国政府在2008年颁布了高校档案的相关法律，针对高校档案管理制定出11个分类，体现出政府对于高校档案的重视和关注。高校档案管理建设的运行途径就是以互联网为核心，从传统档案处理过渡到档案信息化时代，为档案的记录提供了极大的方便。不再通过传统繁琐的档案管理手段查阅档案，需要应用时均可及时地对所需信息进行调取查阅，在某种程度上减少了查档时间，提升了档案资源的利用率。因此，信息化水平的高低也成为高校间衡量档案管理现代化的重要依据，而现代化档案管理中高校档案管理队伍存在着许多问题，导致高校档案信息化建设在运行的过程中，出现极大的阻碍，以下就针对影响高校档案信息化管理出现的因素以及策略进行分析探讨。

一、高校档案信息化建设的必要性

（一）社会发展的需要。随着社会不断发展，传统的档案建设工作模式已经满足不了现代档案资源需求。在新时代信息化社会下，信息化档案管理的新模式已逐步普及到高校各部门的档案管理工作中，其中包括日常办公信息化、教学管理信息化、人事管理信息化以及科研管理信息化等等方面，详细结构见表1。由表可以看出，随着信息化社会发展的需要，高校档案信息化建设势在必行。

表1 档案信息化普及范围及业务应用

（二）提高高校档案管理工作效率的需要。信息化的普及已经深入各行各业，高校档案管理迎来翻天覆地的变化。与传统档案纸张记录管理方式相比，信息化档案管理提高了档案管理工作人员的归档、存档速度，提升了档案人员的办事效率。档案管理的方式采用信息化档案记录，可以减轻档案管理工作人员的工作负担，让档案管理工作有效进行。

（三）档案工作服务范围增长的需要。传统的档案管理工作，存在档案管理范围较小的缺点，只能对本校的相关档案进行档案查询、归档，有着极大的局限性。在信息化档案建设工作中，档案管理者可以通过互联网对高校档案进行管理，让档案管理工作的范围进一步扩展，可以确保资料的完整性和准确性，为社会的发展提供助力。

二、新时代高校档案信息化发展的重要途径

在信息化时代，高校档案信息化想要有良好的发展，必须从三个层次开展相关的工作。这三个层次分别为基础管理、中层管理和高层次管理，这三个层次的组成是我国高校实施信息化管理的重要任务与目标。要通过每层任务的完成，实现信息化时代档案建设工作的实质运行。

（一）基础管理。在我国高校档案建设阶段，针对不同的管理层次有着不同的管理目标，基础的管理层次，在于对学校师资基本信息的管理，中间蕴含信息很多，比如：教师基本信息、职位信息、学历信息、考核信息等等。虽然在传统的模式中有相应的管理建设的结构与框架，但在新时代的信息化档案建设中，还需要进行更深程度的处理以及优化：1.信息化档案管理在与学校的各个系统进行数据互换的过程中，可以通过一站式服务对学校的各个系统进行相应的数据处理工作，减少系统数据的处理工作，提升档案数据的利用效率；2.信息化档案管理可以通过互联网和国家以及其他省级的相关系统进行信息采集工作，扩展档案资源池，拥有更多丰富的资源数据，拓展信息化档案管理的应用途径。

（二）中层管理。中层管理是高校实行信息化档案管理的第二个阶段，主要在于对学校教师的数据进行初级的统计以及分析。对教师在学校进行的事务从各个视角进行统计以及分析，分为用户视角和时间视角，其中包括的方面有很多。在具体实施过程中，可以对某位教师的上课情况以及调课情况进行详细查询，同时可以对教师在上课时的课堂名称以及教师收入情况进行详细查阅。

（三）高层次管理。高层次管理主要指对教师进行的管理，也是对教师队伍的建设工作进行更深层次的分析。通过运用互联网技术对我国高校教师队伍的数据进行深入挖掘，发现教师管理的过程中已经出现的问题，或者对可能出现的问题进行预测，提出相关的解决策略。通过大数据进行分析，建立管理体系模型，结合近几年学校升学率情况以及教师离职情况、学校学生的数量以及国家相关的要求进行对比，预测出未来高校需要加强哪方面人才队伍的建设，来促进学校的管理水平飞速提升。

三、影响档案信息化建设的因素

在档案信息化建设的过程中，出现很多影响档案信息化建设的因素，其中主要包括两个方面：一是外在因素，二是内在因素。外在因素是表现为在实行信息化档案建设过程中，对于政策法律以及人员素质的依托性较大；内在因素主要表现在档案信息化建设时期，设备过于老化、思维观念老旧。

（一）外在因素。在实行档案信息化管理的建设中，外在因素的发生主要存在三个方面：1.对具有实体的存档，通过手机、相机等一些可以拍照的设备，对实体进行图片生成，再进行档案收集工作，最终通过互联网对档案进行数据收集存档、归档；2.通过档案管理的过程中出现的资源进行归纳管理，由于电子档案管理的涉及面很广，相关的管理人员不仅要对档案资源进行归档，同时要对档案资源进行补充和完善；3.档案管理建设不仅要对档案进行管理、保存，还应该对这些档案进行开发和利用，使档案资源的服务更加人性化、便利化，为社会提高更多的价值。

（二）内在因素。信息化档案管理在运行的过程中，阻碍信息化档案管理的内在因素主要体现在三个方面：1.档案资源利用的安全性。随着信息化时代的到来，信息泄露给档案的安全性带来的极大的威胁；2.档案信息化管理体系的局限性。在档案信息化建设的过程中，部分高校对档案信息化管理还处在初步阶段，并没有完善的管理体系，导致档案信息化管理出现严重的局限性；3.信息化档案管理专业人才缺乏。档案信息化管理需要专业性人才，不仅要对资源进行归纳，还要对技术、法律等方面进行全面掌握，这样才可以使信息化档案管理的效率达到最大化。

四、提高信息化档案管理的策略

（一）加强档案信息化管理队伍的专业性。档案信息化管理建设需要人工与技术的配合才能完成，加强档案管理人员的专业性是必需的。在思想上要让档案管理人员更新档案管理观念，积极学习和运用革新的档案管理技术，创建高效先进的档案管理模式。定期开展行业专家对档案信息化管理人员进行培训，组织相关的研讨会等等，创建良好的学习氛围，完善专业知识，提高专业水平，推行目标管理、治理监督等管理制度。

（二）加强档案资源的数字化建设。信息化档案管理可以通过互联网和国家以及其他省级的相关系统进行信息采集工作，极大地扩展档案资源，拥有更为丰富复杂的资源数据，所以必须提高信息化档案管理的应用途径。在实际操作档案资源的过程中，对学校师生的基本情况进行记录，信息化档案管理在与学校的各个系统进行数据互换的过程中，通过一站式服务对学校的各个系统进行相应的数据处理工作，减少系统数据的处理工作，提高档案数据的利用效率。

（三）加强档案资源数据库建设。对档案管理人员采集的数据与整理好的电子版档案，可利用这些数据建立相关的资源数据库，提升数据资源的专业性和查阅的便捷性，提升利用效率。高校还可以针对学校部分专业或重点项目，建立专门的资源数据库，进一步优化档案信息资源服务。

五、结语

随着科技的迅速发展，互联网技术逐渐融入我国高校办公系统，信息技术已成为高校档案管理工作的重要途径，信息化水平的高低，成为衡量档案管理现代化的重要标准。当前高校档案管理工作还是存在着许多问题，加强高校档案信息化管理，针对不同的管理层次设定不同的管理目标，提升档案资源的利用率，优化和改进档案资源服务品质，势在必行。