高校疫情防控应急档案管理现状与工作实践思考

文/蔡 杨

本文围绕高校疫情防控应急档案作用、管理现状和存在问题，进行深入思考，并就疫情防控应急档案管理机构、制度的建立、宣传、数字化建设、人才储备、资料收集与建立等方面提出了相应建议

为深入贯彻落实党中央、国务院关于疫情防控指示精神和决策部署，夯实联防联控和“四方”工作责任，全面打赢疫情防控阻击战。高校要全面做好疫情防控各项措施，确保防得严、跟得上、打得赢。在全国疫情防控工作取得重大胜利后，高校要真实准确记录疫情防控历程，强化疫情防控档案管理和使用，总结经验做法，为持续做好高校疫情防控等突发公共事件处置提供数据支撑和决策依据。

一、高校疫情防控应急档案管理的作用

疫情防控应急档案十分重要，必须强化管理，其重要作用在于：

1.客观真实反映疫情防控历程。做好高校疫情防控应急档案管理工作，是记录疫情防控最原始的资料，能够客观真实完整反映疫情防控历程，对做好今后疫情防控应急管理工作具有重要的意义。特别是疫情防控进入常态化后，如何总结抗疫前期好做法和工作经验，持续做好疫情防控各项工作，引导和提高教职工及学生疫情防控知识，持续稳定大家对疫情防控应急的心理应激，不断提升广大师生战胜新冠肺炎疫情的决心和信心。

2.提供数据支撑和决策依据。疫情防控应急工作具有突发性、区域性、复杂性等特点，档案管理部门收集、整理、归档好疫情防控各种档案资料，可以快速准确、真实可靠地为单位和人员提供相关信息，对进一步做好疫情防控各项决策有着重要的作用。特别是疫情防控进入常态化后，档案部门根据已有资料，可以对完善应急预案提供决策依据。

3.宣讲防疫知识营造浓厚氛围。虽然我国疫情防控取得了全世界瞩目的胜利，但是局部地区仍然存在暴发风险，加之世界各国疫情不断反复，因此要持续做好常态化疫情防控工作。为此，这需要各行各业加大宣传教育力度，创新现有工作模式、协调推进多项工作任务、建立过硬的宣传工作队伍等举措，全面贯彻执行党和国家疫情防控政策，高校要积极宣传疫情防控基本知识，利用档案资料宣传解读好相关政策，为疫情防控工作营造良好的舆论和社会氛围。

二、疫情防控应急工作存在的主要问题

众所周知，疫情防控应急工作，是在一个特定时期的一项特殊工作，工作中存在的问题在所难免，而对于涉及这个方面的档案工作也势必遇到新的情况、新的问题，诸如：

1.疫情防控档案资料整理缺少相关标准。疫情防控档案资料不同于普通的档案资料，普通档案资料可以按照发文机关、时间顺序、紧急程度、工作内容等进行收集、分类、归档，保存时限也很明确，而疫情防控工作包括了预防救治、物资报账、交通运输、市场防控、新闻宣传、执法维稳等工作，常常相互交织，一些文件可能包含了多项工作内容和要求，这就给档案资料整理带来了一定困难，加之目前没有明确疫情防控档案资料整理的相关标准，保存期限也不明确。

2.收集疫情防控档案资料缺乏相关要求。疫情期间或疫情结束后，各部门、各处室均会总结、汇报、情况说明等形式将材料提交高校疫情防控办公室，其他专项图片、视频、照片等资料由各部门、各科室自行保存，这样会导致珍贵资料乱扔、乱放，容易出现遗失现象。

3.档案管理人员对疫情防控工作不熟悉。档案管理人员对疫情防控应急档案管理认识不足，在应急档案管理工作中往往重视档案资料保护，忽视疫情防控应急档案的开发与利用。实践中很多情况下，档案管理人员认为只要保存好档案资料就算圆满完成任务，这种认识和想法，一旦再次突发疫情，需要对历史档案资料分析时，很难应付疫情防控需要。

4.档案管理人员对疫情应急敏感度不强。疫情防控应急事件的发生往往具有不可预测性，档案管理人员不注重收集突发疫情等防控资料，如突发相关群体应急事件时，由于历史档案资料不全，难以第一时间提供相关档案资料，不能及时查询高校历年来对各种疫情应急预算、投入费用、采取的系列措施，导致突发应急事件处置不够及时高效。

三、做好疫情防控应急档案工作的研究与思考

针对上述问题，特进行以下研究与思考：

1.健全高校疫情防控档案管理相关机制。具体应该强化以下五点：

一是完善机构。在原有高校疫情防控工作领导小组的基础上，将档案管理人员纳入组成人员，积极参与高校疫情防控工作，熟悉疫情防控任务和措施。

二是提高认识。组织档案管理人员认真学习疫情防控相关知识和政策要求，明确疫情防控档案管理工作对处理突发应急事件的作用，不断提高档案管理人员的认识水平。

三是健全制度。积极对接上级疫情防控领导小组和档案管理部门，将疫情防控档案纳入高校专项档案管理，明确疫情防控和档案管理相关要求，结合实际完善《高校档案管理制度》，确保有章可循。

四是明晰职责。进一步明确疫情防控相关部门档案整理职责，定期收集档案资料，确保收集及时、不出现遗失现象。

五是制定标准。结合高校工作实际，制定不同类别疫情防控资料收集、整理、归档标准，并明确各类资料的保存时限。

2.强化内外兼顾的疫情防控应急档案宣传意识。主要应该抓好以下两点：

一是加大宣传力度，强化协同配合。加强高校各部门对疫情防控和应急档案的宣传，在疫情防控应急过程中，各个疫情防控参与部门要同向发力、同频共振，共同做好疫情防控知识的宣传工作，使相关人员明确疫情防控档案资料对应对突发应急事件的积极作用，同时明确资料收集相关要求，确保及时、高效、完善地收集整理好疫情防控各项资料。

二是加强综合宣传。档案管理人员要充分挖掘疫情防控档案价值，总结好做法好经验，利用高校网站、公众号、微信群等全方位、多角度宣传普及防控知识，不断做深做实疫情防控宣传工作，进一步提高高校教职员工及大学生疫情防控意识。

3.提升疫情防控档案人员综合素质。主要在于：

一是注重开发利用。高校要明确档案管理部门和相关人员，对各类突发疫情防控档案资料开发和利用，特别是非典和新冠病毒肺炎期间的各类档案资料，积极储备人才，建立专业的疫情防控应急团队，提高高校疫情防控应急响应速度和能力。

二是提升防控知识。高校需要组织档案管理人员认真学习疫情防控各项制度措施，提升防控知识水平，并按照疫情防控档案管理相关标准，在日常工作中注重收集整理，切实做好高校疫情防控档案管理工作水平。

4.持续推进疫情防控档案信息化水平。重要之点在于：

一是及时转化。疫情防控初期，各类档案资料多为纸质档案，查找利用率不高，疫情平稳后，要及时将纸质档案转化为电子档案，提升利用率。

二是建立数据库。疫情防控档案资料种类繁多，要按照预防救治、物资报账、交通运输、市场防控、新闻宣传、执法维稳等进行分类列目，建立完整的数据库。

三是加强后期维护。疫情防控永远在路上，时刻都不能松懈，要及时提醒相关部门定期上传相关档案资料，确保资料的完善性、时效性。

5.规范疫情防控应急资料收集范围与途径。为此：

一要确定收集范围。结合疫情防控、物资报账、交通运输、新闻报道等工作要求，明确各项工作档案资料收集范围，特别要做好相关文件、会议精神等资料的收集。

二要做好移交工作。疫情防控应急档案建立工作要形成多渠道、多部门交叉、内容丰富的收集，档案管理部门积极做好资料保存、移交等工作。

三要及时整理归档。在疫情防控中及阶段性疫情防控结束后，要及时对接相关部门，做好疫情防控档案资料的收集、整理和归档等工作。

四要稳步推进落实。归档前高校档案管理部门应制定归档整理方案，确保疫情防控资料整理有计划、有部署、有落实。

客观现实表明，疫情作为突发事件，需要应急处理，而整个疫情防控应急工作，无不关乎到人的生命至上。我们党和国家，高瞻远瞩，雷厉风行，秉持人的生命至上理念，在抗击新冠病毒方面一枝独秀，堪称世界典范。我们在应对疫情防控工作中应该做得更好，而其中相关的档案工作亦应做得更好。只有这样，我们才能变被动为主动，加大疫情应急防控档案开发与利用的力度，为后续的疫情防控工作提供有力的支撑。在疫情突发以及防控这样一个特殊事件中，全国各行各业的档案工作理应如此做好，高校档案工作亦应如此做好。