对新修订《档案法》部分章节的认识和思考

文/白志清

新修订的《档案法》自2021年1月1日起正式实施了。通过对新修订《档案法》的认真学习，结合笔者多年从事档案工作遇到的实际情况，就新修订《档案法》中档案信息化建设和监督检查两个章节的内容，谈一些认识和思考

一、关于档案信息化建设

新修订的《档案法》专门新增了这一章节，这足以说明档案信息化建设是摆在各级档案部门和广大档案工作者面前的一项迫在眉睫的重要任务。同时也说明档案信息化建设已经成为了制约档案事业健康发展的一个瓶颈问题。因为当今社会信息技术的发展和创新日新月异、突飞猛进。各行各业利用信息技术的步伐都在加快，以数字化、网络化、智能化为特征的信息化建设浪潮蓬勃兴起。为推动信息化建设进程，2016年，中办、国办印发了《国家信息化发展战略纲要》，这是我们各行各业加快信息化建设，以信息化驱动现代化必须遵循的重要依据。就档案信息化来讲，它是国家信息化、地区信息化、行业信息化和机关单位信息化的重要组成部分，是档案管理走向现代化的核心。

新修订的《档案法》在这一章节，主要从各级人民政府、档案馆和各机关企事业单位开展档案信息化工作的职责、档案信息化系统与办公自动化等系统的相互衔接、电子档案的法定要求、规范管理和法律效力、推进传统载体档案数字化、电子档案的移交、接收、安全检测和备份、数字档案馆建设和档案信息资源共享利用平台建设等七个方面提出了具体的要求。

（一）档案信息化建设的现状和问题

1.认识不足，重视不够，缺少整体规划，难以相互衔接。就西部地区来说，一是许多地方、部门和单位的领导对这项工作重要性、紧迫性认识不足，重视不够。他们认为只要把档案保存下来就行，没有必要花费那么大的人力、财力去搞档案信息化。这种思想认识，既与《档案法》的相关要求存在很大的差距，也是在工作中出现不重视支持档案信息化建设的原因。二是在一些即便开展档案信息化建设工作的部门和单位，由于缺少档案信息化建设的整体规划，也出现了有软硬件设施、缺信息资源，有信息资源、缺管理系统等各种参差不齐的现象，难以做到各个系统的相互衔接、整体推进，严重影响了档案信息化建设整体功能和服务水平的有效发挥。

2.经费投入少，软硬件难以满足需求。许多地方和单位由于受重视程度和当地经济发展水平的影响，在档案信息化建设上经费投入少，没有足够的经济支持，造成了软硬件设施配备不到位，满足不了工作需要，影响了档案信息化建设的发展。

3.缺乏档案信息化建设专业人才。档案信息化建设是档案部门在信息时代遇到的一项新的工作，而这项工作与传统的档案工作又有很大的差别，不仅需要档案业务知识，而且需要计算机信息网络方面的知识。现实状况是档案部门缺乏这方面的专业人才，仅铜川全市档案系统而言，具有这方面专业知识的本科人才寥寥无几，严重制约了档案信息化建设的发展。

4.数字档案馆室建设推进力度小，进展步伐缓慢。在这方面，西部地区远远落后于东部地区，这与当地政府、档案主管部门以及档案馆和各个机关单位的重视程度有关。缺乏积极主动作为的意识，缺乏强硬有力的推进措施，造成了起步晚、进展缓慢的状况。就陕西全省而言，仅有西安市档案馆一家通过了国家档案局的示范数字档案馆测试，其他各地市和部门有的正在抓紧开展，有的还因其他因素没有大的进展。究其原因，除了重视程度不够以外，还与当地的财力支持有关。

5.档案信息安全意识薄弱，存在信息安全隐患。首先档案信息在利用、携带、传递过程中虽然有方便快捷、存储体积小的优点，但是在这些过程中都存在有信息泄露的安全隐患。其次因为档案信息对存储的环境、软硬件设施的要求比较高，存储环境不符合要求，软硬件设施质量不过关，都会造成档案信息出现不安全的问题。就目前开展了档案信息化工作的部门和单位来说，主管领导和相关人员的信息安全意识还比较薄弱，相关的制度建立还不完善，在人防、技防、物防上面的投入还不到位，很多关键部位不符合要求，比如对局域网的安全要求、机房的通风、电源安全要求等方面都存在安全隐患。

（二）推进档案信息化建设的相应措施

1.提高站位，加大宣传，争取支持，统筹规划好档案信息化建设工作。一是各级领导干部，特别是档案主管部门的领导和广大档案工作者要提高政治站位，充分认识加快档案信息化建设的重要性和必要性，增强做好档案信息化工作的紧迫感和责任心。二是档案主管部门要利用各种新兴媒体和形式加大对《档案法》和档案信息化建设重要性的宣传，使领导干部和广大群众知道开展档案信息化建设是一项利国惠民的好事情，增强做好档案信息化建设工作的积极性和主动性。三是各级人民政府要将档案信息化建设纳入本级政府的信息化发展顶层设计和总体规划之中，统一部署、同步设计、同步实施、一体推进，减少重复建设，提高和发挥好档案信息化建设的效益。四是在档案信息化建设过程中，要统筹做好与办公自动化系统、各专业行业业务系统的相互衔接，使档案信息化的整体效益得到更大更好的发挥。

2.加大经费投入，为档案信息化建设科学化、规范化提供保证。要实现档案信息化，就需要相应的软硬件管理系统支持，如果没有经费的支持保证，那么档案信息化就无从淡起。所以各级政府和部门、单位一定要将档案信息化建设经费列入年度计划，加大投入力度，满足档案信息化建设需求。在这方面一定要紧密结合自己单位的实际，既要量力而行，保证经费投入能够满足自己单位档案信息化建设的实际需求，又要防止过分追求高大上，造成经费和设施设备等资源浪费的现象。

3.加大对档案人员档案信息化知识技能的学习培训力度，提升他们的能力和水平。档案信息化建设是档案部门和档案人员在新时期面临的一项新任务，仅有档案业务知识是很难胜任的，必须要有相应的计算机信息技术等专业知识和能力才行。因此，各部门、单位一方面要注重补充一批具有信息化、网络化等专业知识的本科毕业生，来提升档案干部队伍中具有这方面专业知识的人员数量；另一方面就是加大对现有人员档案信息化专业知识的培训和学习，在提高知识水平的同时，还要给他们创造拓展视野、提高实际操作水平和能力的参观学习机会。通过多渠道、多形式的培训学习，尽快使他们能够适应和胜任工作需求，推动档案信息化建设工作的开展。

4.创新思路，借智借力，推动数字档案馆（室）建设进程。档案信息化建设的基础是数字档案馆（室）建设，而数字档案馆（室）建设涉及电子档案管理系统、办公自动化系统和业务系统等多方面，如何协调开展，相互衔接，仅靠档案部门一家是难以实现的，所以，各级档案部门、机关和单位一是要解放思想、开拓思路，积极与同级网信部门、电子政务中心、大数据云平台机构以及社会上的信息化专业公司多联系、多沟通，及时了解和掌握档案信息化发展的新动态；二是要借智借力，通过不同的形式，积极与他们开展合作，充分发挥各自优势，共同推进数字档案馆（室）建设。

5.建立健全档案信息安全防范措施，确保档案信息安全。一是各级政府、部门和单位的领导和相关人员要增强档案信息安全的防范意识，要建立健全确保档案信息安全的相关规章制度，将责任落实到人，抓好制度落实到位。二是要定期开展相关设施设备的安全检查工作，防止档案信息在传输、利用、保存等过程中出现问题。三是严格按照国家档案局要求，认真做好档案数据的异质异地备份工作，确保档案数据的安全存放。

二、关于档案监督检查

新修订的《档案法》专门新增加这一章节，说明档案监督检查工作非常重要。这既是增强各级档案主管部门和人员主动开展档案执法监督检查意识的需要，也是加大档案执法监督检查力度，推进档案依法治理体系建设的需要，同时也是贯彻有法必依、执法必严，走向依法治理的需要。

新修订的《档案法》在这一章节，主要从监督检查职责和监督检查事项、监督检查方式及配合义务、单位档案安全存在隐患的报告和处理、档案主管部门责令整改消除隐患、档案违法行为的举报和处理、正确行使监督检查职权等6个方面提出了具体的要求。

（一）开展档案监督检查的现状和存在问题

1.档案法律意识淡薄，对档案监督检查工作重视程度不够，存在执法不到位的现象。一是各级领导、各部门和单位主要领导认为档案工作的好坏对当地和本部门本单位的整体影响不大，存在说起来重要，忙起来不要的现象，造成本部门本单位档案工作不能依法开展。二是档案主管部门自身也存在认识上的错误，觉得档案部门是弱势部门，对其他重点要害部门进行监督检查怕得罪领导、影响关系，存在得过且过的现象。三是基层单位对档案工作重要性的认识不足，觉得档案工作就是有时间了就做，没时间了就推，别的单位能推，我们单位也能推，影响了本单位档案工作的依法开展。

2.执法队伍建设重视不够，存在人员少、能力不强的问题。各级档案主管部门每年新增的执法人员寥寥无几，远远满足不了开展档案执法检查的需要。特别是市县一级，情况更差，不仅人员少，基本上市上4-5人，县上2-3人，而且很难有培训提高能力的机会，这种现象严重地影响了档案监督检查工作。

3.执法力度不强，存在重形式、轻结果的执法疲软现象。这种情况一是表现在监督检查的次数上少，市县档案主管部门每年开展执法检查也就是1-2次，如果没有省市的统一安排，有些区县可能一年都不开展一次。二是在执法检查中存在重形式走过程现象，对发现的档案违法行为仅仅是发出整改通知书，对后期的整改结果督促过问的少，力度不大，效果不明显。

4.主动作为不够，存在监督检查程序方法不规范现象。一是各级档案主管部门基本上是按照上级要求或者按照以往工作惯例去开展档案执法检查工作，很少有结合当地档案发展存在的实际问题来进行档案执法检查活动的。二是各级档案主管部门在开展档案执法检查的过程中，存在程序简单、记录不完善、没有执法记录仪等不规范行为，在一定程度上也影响了执法的权威性、公正性。

（二）做好档案监督检查工作的途径和办法

1.加大档案法律法规宣传，增强做好档案监督检查工作的责任意识。各级政府和档案主管部门要高度重视对新修订《档案法》等相关法律法规的学习和宣传，多渠道地提高各级领导干部和人民群众的档案意识，努力为开展依法治档，推进档案治理体系建设创造良好的氛围。一是要结合普法宣传规划，制定好《档案法》等法律法规的学习、宣传、培训计划，要利用“6·9”国际档案日、“12·4”宪法宣传日等重要时间节点，开展形式多样的档案法律法规学习、宣传、培训活动。二是要将《档案法》的学习、宣传纳入到各级党校（行政学院）对领导干部的培训内容之中，增强各级领导干部的档案意识，提高他们依法抓好档案工作的责任意识。三是各级档案主管部门领导一定要增强依法履职的意识和胆量。要积极主动作为，通过不定期地开展档案监督检查工作，督促基层部门和单位重视和做好档案工作。

2.重视人才队伍建设，提升档案监督检查工作的能力和水平。各级档案主管部门一是要高度重视对执法队伍的建设，要积极主动和法制部门联系，做好档案执法人员的选定和培训工作，努力壮大档案执法人员队伍，提升档案执法人员素质和水平。二是要督促档案执法人员认真学习档案监督检查工作的相关知识，明白法定的职权和程序，规范执法行为，胜任执法工作需求，展现档案执法检查的责任担当。

3.加大执法力度，做到有法必依、执法必严，坚决捍卫法律尊严。各级档案主管部门一定要认真履行好法律赋予的执法职能，要敢于拿起法律武器，与一切违反《档案法》的人和事作斗争。要改变传统观念，不是一年开展一两次就行了，而是要将档案监督检查工作作为一项贯穿档案工作始终的日常性工作，不定期地安排开展好这项工作。要克服重形式、轻结果的现象，坚决抓好整改落实和处罚的每一个环节，确保执法工作的严肃性。

4.积极担当作为，努力运用和发挥好档案监督检查工作法律作用。各级档案主管部门，特别是主要领导干部，首先要提高政治站位，高度认识开展档案监督检查工作是依法治档工作的需要，是推动和保证新时期档案事业健康发展的有力武器，要在日常工作中做好安排部署，抓好督促落实。其次要紧密结合实际工作，积极作为、勇于担当，主动把这个法律武器运用好，并且在档案监督检查工作中，自觉做到科学、公正、严格、高效，努力把这个法律武器的作用发挥好。

总之，新修订的《档案法》是我们各级档案部门和广大档案工作者做好档案工作、推动档案事业发展的法宝。我们一定要认真细致地学习好新修订的《档案法》，理解和吃透好相应的条款要求，提高自身从事各项档案工作的能力和水平。要勇于探索、善于总结、敢于担当、勤于履职，运用好法律赋予我们的职责和权力，为推动档案工作和档案事业依法健康发展贡献自己的智慧和力量。